Komunikasi yang baik bukan lagi semata dengan jari-jari, walau teknologi sudah maju. Berbicara dengan tatap muka, ekspresi wajah, dan bahasa tubuh tentu lebih memanusiakan diri.
be well,
Dwika-ExecuTrain
Berbicara dengan Hati, Bukan Jari
Oleh: Sonny Wibisono *
"Matikan komputermu. Matikan juga ponselmu. Dan perhatikan manusia di sekelilingmu. " -- Eric Schmidt, CEO Google
ADIL jengkel betul dengan istrinya. Sepanjang liburan akhir pekan keduanya sepakat memilih beristirahat di rumah. Lima hari bekerja membuat mereka ingin melemaskan otot-otot. Sekaligus tentu saja mempererat tali cinta diantara mereka berdua. Maklum, mereka belum lagi genap dua tahun menikah. Buah hati yang menjadi dambaan mereka tak kunjung datang. Mungkin Yang Di Atas belum memberikan mereka kepercayaan. Begitu keduanya menghibur diri.
Tapi akhir pekan yang seharusnya indah justeru berubah menyebalkan. Seharian Anita, sang istri, hanya berada di kamar. Mungkin saja letih. Dia ingin istirahat penuh. Namun yang membuatnya jengkel, Anita terus menggenggam gadget kesayangannya. Anita kadang tertawa sendiri. Sampai kadang dia tak ingin jauh dari colokan listriknya. Gadget kesayangannya itu sering kehilangan tenaga, sehingga terpaksa harus dicharge.
Adil geleng-geleng kepala. Namun Anita cuek bebek. Katanya, dia sedang asyik mengobrol dengan teman yang lama tak dijumpainya. Bertemu di jejaring sosial facebook, mereka kemudian bertukar nomor PIN. Lalu itulah yang terjadi, mereka mengobrol ngalor-ngidul sesuka hati. Adil pun memilih untuk keluar rumah dan mengobrol dengan tetangga.
Ponsel cerdas itu menjadi booming di dunia, termasuk Indonesia. Apalagi setelah beberapa tokoh dunia dan seleb memakainya juga. Kelebihan menggunakan gadget ini dibandingkan dengan ponsel biasa memang beragam, misalnya saja layanan push mail, menerima dan membalas email yang masuk pada saat itu juga. Atau mengambil foto dan mengirimkannya ke handai taulan di luar negeri dalam sekejap. Lalu ada pula fasilitas chatting, browsing, hingga fasilitas online berbagai situs jejaring sosial. Kedekatan seseorang di dunia maya seakan-akan tidak lagi terpisahkan oleh ruang dan waktu. Tak aneh bila kemudian muncul istilah, ‘mendekatkan yang jauh, menjauhkan yang dekat.’
Namun memakai gadget ini bukan tak ada kekurangannya sama sekali. Contohnya, ya itu, interaksi antara Adil dan Anita menjadi tak nyaman. Ketika seseorang berasyik masyuk dengan dirinya dan dunianya sendiri, serta tidak memperdulikan lingkungan sekitar, apalagi menjadikannya sebagai ketergantungan yang sangat, maka menurut anak zaman sekarang dikatakan terkena 'gejala autis'. Tapi bukankah merujuk peribahasa, ’man behind the gun’, bahwa baik-buruknya penggunaan teknologi tergantung si pemakainya? Betul. Bila pemakainya memakai dengan bijak, tentu tak masalah. Sebaliknya pun demikian.
Tapi nyatanya memang, menurut penelitian, ketergantungan akan gadget menyebabkan seseorang menjadi tak fokus. Bahkan para uskup senior di Liverpool, Inggris menantang umatnya untuk berpuasa teknologi selama 40 hari. Mereka mendorong masing-masing orang untuk memangkas penggunaan karbon dengan tidak memakai sejumlah gadget. Tingkat ketergantungan pemakai gadget memang sungguh luar biasa. Hingga muncul istilah, ’it is heaven for business owners, but hell for employees’.
Gadget dibuat dengan tujuan membantu si pemakainya. Untuk menjadikan urusan berjalan dengan efektif dan efisien. Ambil satu contoh, misalnya saja ketika diadakan rapat penting. Saat dalam rapat membutuhkan komunikasi rahasia di antara peserta rapat, tentu saja cara yang cerdas dengan menggunakan gadget yang tersedia.
Tetapi pada kenyataannya, yang kerap kita jumpai, teknologi yang awalnya dirancang untuk membantu kehidupan manusia, malah justeru membuat kita semakin menjauh satu dengan lainnya. Menjauh dari orang-orang yang kita kasihi, dan menjauh pula dari Tuhan yang sesungguhnya dekat dengan kita.
Dengarlah apa yang dikatakan Eric Schmidt, CEO Google, dalam pidatonya di University of Pennsylvania, Amerika Serikat, pada 18 Mei 2009 lalu dihadapan enam ribu wisudawan. Schmidt berujar, “Matikan komputermu. Matikan juga ponselmu. Dan perhatikan manusia di sekelilingmu.” Schmidt mengatakan demikian setelah melihat banyaknya kaum muda yang hanya terpaku pada dunia virtual di internet. Seakan tak peduli untuk berelasi dengan orang lain.
Itulah yang dirasakan Adil sekarang. Ia merasa jauh sekali dari istrinya. Adil sesungguhnya tak menuntut lebih dari Anita. Adil hanya ingin Anita menghentikan sekali saja pada saat mereka berada di rumah. Apalagi disaat-saat mereka sedang berdua atau liburan. Baginya komunikasi yang baik bukan lagi semata dengan jari-jari, walau teknologi sudah maju. Berbicara dengan tatap muka, ekspresi wajah, dan bahasa tubuh tentu lebih memanusiakan diri.
Kita seharusnya memang dapat berhenti sejenak dari kegaduhan dunia virtual dan kembali pada ‘habitatnya’ sebagai makhluk sosial.
*) Sonny Wibisono
Tampilkan postingan dengan label Business. Tampilkan semua postingan
Tampilkan postingan dengan label Business. Tampilkan semua postingan
Selasa, 04 Januari 2011
Senin, 03 Januari 2011
Ciptakan harapan
Cobalah Anda berfikir positif tentang uang. Ciptakan harapan untuk mendapatkan uang sehingga hidup Anda akan semakin bergairah. Cobalah!
be well,
Dwika-ExecuTrain
Hasil Riset Tentang Uang: Menggembirakan atau Menyakitkan?
Oleh: Agung Praptapa *
Judul sebuah artikel di Harvard Business Review edisi Maret 2010 menggelitik saya untuk segera membacanya. Tulisan yang berjudul "The Mere Thought of Money Makes You Fell Less Pain" tersebut mengungkapkan hasil penelitian Kathleen D. Vohs, seorang professor bidang Marketing di University of Minnesota, Amerika Serikat. Kathleen melakukan riset dengan metode eksperimen yaitu dengan meminta satu kelompok peserta (misalnya Kelompok 1) untuk menghitung uang dan satu kelompok peserta lainnya (misalnya Kelompok 2) untuk menghitung potongan kertas. Setelah mereka selesai menghitung, peserta pada masing-masing kelompok dibagi dua lagi, misalnya kelompok A dan B, sehinga di kelompok 1 terdapat kelompok 1A dan 1B, sedangkan di kelompok 2 terdapat kelompok 2A dan 2B. Peserta dari kelompok 1 setelah selesai menghitung uang, sebagian dari mereka (kelompok 1A) diminta untuk segera memasukkan tangan mereka ke air panas, sedangkan sebagian lainnya dari peserta kelompok 1 (yaitu kelompok 1B) diminta untuk bermain computer game. Demikian pula untuk peserta di kelompok 2. Setelah mereka selesai menghitung potongan kertas, sebagian dari mereka (yaitu kelompok 2A) diminta untuk segera memasukkan tangan mereka ke air panas, dan sebagian lagi (kelompok 2B) diminta untuk bermain computer game.
Memasukkan tangan ke air panas tentunya menimbulkan rasa sakit, dan rasa sakit tersebut kemudian diukur oleh si peneliti. Peserta yang memasukkan ke air panas yang berasal dari kelompok yang menghitung uang ternyata memiliki tingkat kesakitan yang lebih rendah dibanding dengan kelompok yang menghitung potongan kertas. Peserta yang diminta untuk bermain computer game pada prinsipnya akan diukur tingkat kegembiraannya. Hasil penelitian tersebut menunjukkan bahwa tingkat kegembiraan peserta yang berasal dari kelompok yang menghitung uang lebih tinggi dari pada yang menghitung potongan kertas. Penelitian tersebut kemudian menyimpulkan bahwa memikirkan uang akan menimbulkan efek rasa sakit yang lebih kecil dan efek kegembiraan yang lebih besar.
Penelitian tentang efek memikirkan uang tersebut kemudian saya hubungkan dengan kejadian-kejadian dalam kehidupan sehari-hari. Beberapa orang yang saya kenal nampak segar semasa memiliki jabatan atau saat bisnisnya maju. Namun saat turun jabatan kemudian mereka nampak kusut, loyo, dan kurang bergairah. Saat ditanya kenapa loyo jawabannya kurang lebih diseputar kondisi keuangannya yang sudah tidak seperti dulu lagi. Asumsi saya, saat masih memegang jabatan mereka memiliki harapan yang lebih tinggi untuk mendapatkan uang sehingga meningkatkan gairah hidupnya. Untuk lebih to the point mungkin bisa saya katakan di sini bahwa saat memiliki jabatan mereka lebih memiliki akses yang lebih besar terhadap uang, meskipun belum tentu mereka bisa menggunakan uang tersebut untuk kepentingan pribadi. Nampaknya, harapan yang tinggi untuk mendapatkan uang dan akses yang tinggi terhadap uang lebih membuat mereka memiliki tingkat kegembiraan yang lebih tinggi. Ini konsisten dengan hasil penelitian Kathleen Vohs.
Teman-teman bisnis yang sedang bagus bisnisnya tentunya memiliki harapan yang lebih tinggi untuk mendapatkan uang. Hal ini nampaknya juga memberikan efek meningkatkan gairah hidupnya. Bagaimana dengan yang bisnisnya sedang redup? Bisnis redup keuanganpun ikut meredup, dan ternyata inipun ikut meredupkan gairah hidup. Bagaimana kalau mereka punya uang banyak tetapi dari hasil hutang? Mereka mungkin memegang uang banyak tetapi itu bukan uang miliknya! Kalau melihat metode penelitian yang digunakan Vohs, kita bisa katakan bahwa meskipun uang yang ada di tangan mereka bukanlah uang miliknya, tetapi tetap memberikan rasa kegembiraan yang lebih dari pada mereka tidak memegang uang. Mereka tidak sekuatir bila mereka tidak memegang uang.
Beberapa sanggahan kemudian muncul. Gairah hidup tidak hanya dipengaruhi oleh uang tetapi banyak faktor lain. Rasa sakitpun bukan karena faktor uang yang menjadi faktor utama.Putus cinta mungkin lebih menyakitkan dari pada kehilangan uang. Sanggahan tersebut pada prinsipnya tidak salah, namun konteks yang sedang dibahas adalah bagaimana efek uang dalam mengurangi rasa sakit dan meningkatkan kegembiraan. Jadi bisa saja terdapat faktor non uang yang akan lebih dominan dalam mengurangi rasa sakit dan meningkatkan kegembiraan.
Kathleen Vohs juga mendapatkan sanggahan sejenis. Vohs menjawab sanggahan tersebut dengan melakukan riset berikutnya. Vohs mencoba menggantikan uang dengan barang berharga setara uang lainnya seperti voucher, credit card, perhiasan, dan lottery. Namun ternyata hasilnya berbeda dengan saat penelitian dilakukan dengan menggunakan uang. Vohs kemudian menjelaskan lebih lanjut bahwa walaupun sama-sama mendapatkan uang, seseorang akan lebih bergembira mendapatkan uang dalam bentuk tunai dari pada bila uang tersebut dikirim langsung ke rekening bank.
Penelitian Vohs memang lebih banyak dilakukan di Amerika serikat dengan peserta penelitian (research participants) orang-orang Amerika pula. Untuk itulah maka tidak mengherankan apabila orang kemudian menyangsikan apakah hasil penelitian tersebut akan relevan bila diterapkan pada orang selain orang Amerika? Sebagai periset sejati Vohs pun kemudian melakukan penelitian yang sama di China. Hasilnya? Ternyata hasilnya tidak berbeda.
Uang ternyata sumber kekuatan, meskipun beberapa orang mungkin berfikir sebaliknya, yaitu uang justru sumber permasalahan. Ini masalah cara pandang seseorang tentang uang. Kalau kita berfikir positif tentang uang maka uang akan memberikan efek positif. Sebaliknya, kalau kita berfikir negatif tentang uang maka uang akan memberikan efek negatif pula.
Anda ingin merasa lebih kuat? Ingin merasa lebih sehat? Merasa tidak sakit? Banyak formula untuk mewujudkannya, namun formula untuk hari ini adalah cobalah berfikir positif tentang uang. Ciptakan harapan untuk mendapatkan uang sehingga hidup Anda akan semakin bergairah. Cobalah!
*) Agung Praptapa
be well,
Dwika-ExecuTrain
Hasil Riset Tentang Uang: Menggembirakan atau Menyakitkan?
Oleh: Agung Praptapa *
Judul sebuah artikel di Harvard Business Review edisi Maret 2010 menggelitik saya untuk segera membacanya. Tulisan yang berjudul "The Mere Thought of Money Makes You Fell Less Pain" tersebut mengungkapkan hasil penelitian Kathleen D. Vohs, seorang professor bidang Marketing di University of Minnesota, Amerika Serikat. Kathleen melakukan riset dengan metode eksperimen yaitu dengan meminta satu kelompok peserta (misalnya Kelompok 1) untuk menghitung uang dan satu kelompok peserta lainnya (misalnya Kelompok 2) untuk menghitung potongan kertas. Setelah mereka selesai menghitung, peserta pada masing-masing kelompok dibagi dua lagi, misalnya kelompok A dan B, sehinga di kelompok 1 terdapat kelompok 1A dan 1B, sedangkan di kelompok 2 terdapat kelompok 2A dan 2B. Peserta dari kelompok 1 setelah selesai menghitung uang, sebagian dari mereka (kelompok 1A) diminta untuk segera memasukkan tangan mereka ke air panas, sedangkan sebagian lainnya dari peserta kelompok 1 (yaitu kelompok 1B) diminta untuk bermain computer game. Demikian pula untuk peserta di kelompok 2. Setelah mereka selesai menghitung potongan kertas, sebagian dari mereka (yaitu kelompok 2A) diminta untuk segera memasukkan tangan mereka ke air panas, dan sebagian lagi (kelompok 2B) diminta untuk bermain computer game.
Memasukkan tangan ke air panas tentunya menimbulkan rasa sakit, dan rasa sakit tersebut kemudian diukur oleh si peneliti. Peserta yang memasukkan ke air panas yang berasal dari kelompok yang menghitung uang ternyata memiliki tingkat kesakitan yang lebih rendah dibanding dengan kelompok yang menghitung potongan kertas. Peserta yang diminta untuk bermain computer game pada prinsipnya akan diukur tingkat kegembiraannya. Hasil penelitian tersebut menunjukkan bahwa tingkat kegembiraan peserta yang berasal dari kelompok yang menghitung uang lebih tinggi dari pada yang menghitung potongan kertas. Penelitian tersebut kemudian menyimpulkan bahwa memikirkan uang akan menimbulkan efek rasa sakit yang lebih kecil dan efek kegembiraan yang lebih besar.
Penelitian tentang efek memikirkan uang tersebut kemudian saya hubungkan dengan kejadian-kejadian dalam kehidupan sehari-hari. Beberapa orang yang saya kenal nampak segar semasa memiliki jabatan atau saat bisnisnya maju. Namun saat turun jabatan kemudian mereka nampak kusut, loyo, dan kurang bergairah. Saat ditanya kenapa loyo jawabannya kurang lebih diseputar kondisi keuangannya yang sudah tidak seperti dulu lagi. Asumsi saya, saat masih memegang jabatan mereka memiliki harapan yang lebih tinggi untuk mendapatkan uang sehingga meningkatkan gairah hidupnya. Untuk lebih to the point mungkin bisa saya katakan di sini bahwa saat memiliki jabatan mereka lebih memiliki akses yang lebih besar terhadap uang, meskipun belum tentu mereka bisa menggunakan uang tersebut untuk kepentingan pribadi. Nampaknya, harapan yang tinggi untuk mendapatkan uang dan akses yang tinggi terhadap uang lebih membuat mereka memiliki tingkat kegembiraan yang lebih tinggi. Ini konsisten dengan hasil penelitian Kathleen Vohs.
Teman-teman bisnis yang sedang bagus bisnisnya tentunya memiliki harapan yang lebih tinggi untuk mendapatkan uang. Hal ini nampaknya juga memberikan efek meningkatkan gairah hidupnya. Bagaimana dengan yang bisnisnya sedang redup? Bisnis redup keuanganpun ikut meredup, dan ternyata inipun ikut meredupkan gairah hidup. Bagaimana kalau mereka punya uang banyak tetapi dari hasil hutang? Mereka mungkin memegang uang banyak tetapi itu bukan uang miliknya! Kalau melihat metode penelitian yang digunakan Vohs, kita bisa katakan bahwa meskipun uang yang ada di tangan mereka bukanlah uang miliknya, tetapi tetap memberikan rasa kegembiraan yang lebih dari pada mereka tidak memegang uang. Mereka tidak sekuatir bila mereka tidak memegang uang.
Beberapa sanggahan kemudian muncul. Gairah hidup tidak hanya dipengaruhi oleh uang tetapi banyak faktor lain. Rasa sakitpun bukan karena faktor uang yang menjadi faktor utama.Putus cinta mungkin lebih menyakitkan dari pada kehilangan uang. Sanggahan tersebut pada prinsipnya tidak salah, namun konteks yang sedang dibahas adalah bagaimana efek uang dalam mengurangi rasa sakit dan meningkatkan kegembiraan. Jadi bisa saja terdapat faktor non uang yang akan lebih dominan dalam mengurangi rasa sakit dan meningkatkan kegembiraan.
Kathleen Vohs juga mendapatkan sanggahan sejenis. Vohs menjawab sanggahan tersebut dengan melakukan riset berikutnya. Vohs mencoba menggantikan uang dengan barang berharga setara uang lainnya seperti voucher, credit card, perhiasan, dan lottery. Namun ternyata hasilnya berbeda dengan saat penelitian dilakukan dengan menggunakan uang. Vohs kemudian menjelaskan lebih lanjut bahwa walaupun sama-sama mendapatkan uang, seseorang akan lebih bergembira mendapatkan uang dalam bentuk tunai dari pada bila uang tersebut dikirim langsung ke rekening bank.
Penelitian Vohs memang lebih banyak dilakukan di Amerika serikat dengan peserta penelitian (research participants) orang-orang Amerika pula. Untuk itulah maka tidak mengherankan apabila orang kemudian menyangsikan apakah hasil penelitian tersebut akan relevan bila diterapkan pada orang selain orang Amerika? Sebagai periset sejati Vohs pun kemudian melakukan penelitian yang sama di China. Hasilnya? Ternyata hasilnya tidak berbeda.
Uang ternyata sumber kekuatan, meskipun beberapa orang mungkin berfikir sebaliknya, yaitu uang justru sumber permasalahan. Ini masalah cara pandang seseorang tentang uang. Kalau kita berfikir positif tentang uang maka uang akan memberikan efek positif. Sebaliknya, kalau kita berfikir negatif tentang uang maka uang akan memberikan efek negatif pula.
Anda ingin merasa lebih kuat? Ingin merasa lebih sehat? Merasa tidak sakit? Banyak formula untuk mewujudkannya, namun formula untuk hari ini adalah cobalah berfikir positif tentang uang. Ciptakan harapan untuk mendapatkan uang sehingga hidup Anda akan semakin bergairah. Cobalah!
*) Agung Praptapa
Selasa, 28 Desember 2010
Lifemeasure in moments
Life is not measure in minutes, but in moments, what I just did with this post is simply about capturing all the precious moments in my life.
be well,
Dwika-ExecuTrain
Lesson Learned from My First SAP Implementation Project
**julian.asia
After spending more than a year of my weekdays in Cilegon, Banten, finally I got my first SAP implementation project finished. Though it doesn’t mean that I can leave Cilegon soon, since I will have another project assignment there, I think it is good for me to stop for a while, to thank God for what went well and reflect on what needs to be improved in next project :)
Proyek ini merupakan proyek pertama saya sebagai konsultan SAP. Kata senior saya, ini merupakan proyek implementasi SAP terbesar dan paling rumit se-Indonesia tahun ini. Alhasil, saat ikut project briefing pertama kalinya, informasi ini menimbulkan efek ganda buat saya. Di satu sisi, ada rasa bangga dan semangat yang meluap-luap untuk belajar banyak hal dan membuat prestasi di proyek ini, tapi di sisi lain, ada juga rasa takut dan khawatir tidak bisa menyelesaikannya dengan baik.
Namun, ketika semuanya dijalani, ternyata saya bisa juga. Memang kita sebaiknya tidak perlu takut dalam menghadapi tantangan. Just perform, seperti kata Billy Boen dalam buku Young On Top.
Ingin rasanya menceritakan semua pengalaman saya di proyek ini. Sebab, setiap momen yang saya lalui begitu banyak memberikan pelajaran dan kenangan yang sayang sekali untuk dilupakan. Tapi untuk kali ini sebaiknya saya ambil beberapa saja yang menurut saya paling penting dan saya susun menjadi sebuah daftar lesson learned. Semoga bisa berguna juga buat siapapun, khususnya yang ingin jadi konsultan SAP :)
Lesson #1 – Have a Goal
“Control your own destiny or someone else will”, kata Sean Covey. Having a goal is truly a need, bahkan dalam lingkup yang kecil, seperti dalam sebuah proyek. Goal memberi kita arah dan kita benar-benar membutuhkannya.
Banyak uncertainty yang terjadi dalam proyek ini. Misalnya, tiba-tiba saja salah seorang konsultan senior pergi karena masa kontraknya sudah habis, atau team lead kita memutuskan untuk resign, atau tiba-tiba kita diminta masuk saat weekend, dan sebagainya. Sebagian besar keputusan-keputusan mendadak tersebut tidak kita harapkan. Reaksi yang umumnya muncul adalah kecewa, marah, atau ngedumel di belakang. Tapi itu tidak menyelesaikan masalah.
Karena itu, sejak awal saya sudah putuskan untuk punya goal. Goal saya adalah belajar sebanyak mungkin tentang modul PP/QM dan integrasinya dengan modul-modul lainnya :)
Project manager saya sering bilang kalau proyek ini adalah tempat belajar yang paling bagus. Sebab, modul-modul yang diimplementasikan di proyek ini cukup lengkap, bahkan di proyek ini kita mengimplementasikan variant configuration dan mengintegrasikannya dengan modul sales and distribution, production planning, quality management, dan interface–kombinasi yang mungkin hanya satu-satunya di Indonesia. Di sini juga banyak konsultan senior, baik dari IBM maupun dari consulting firm yang lain. Memang benar, ini tempat belajar yang bagus, asalkan kita mau memanfaatkannya ;)
Dengan goal itu di pikiran saya, saya jadi tidak mudah mengeluh pada keadaan yang berubah-ubah dengan cepat. Sebab, dalam kondisi apapun, saya masih tetap bisa melangkah ke depan untuk mencapai goal pribadi saya.
Lesson #2 – Manage the Scope
Sebuah proyek pasti punya batasan atau scope. Keberhasilan suatu proyek umumnya ditentukan oleh deliverables yang dihasilkan dalam batasan tersebut dengan penggunaan resource seoptimal mungkin. Masalah akan timbul saat batasan proyek tersebut kurang definitif, sehingga parameter keberhasilan proyek sulit diukur.
Problem seputar scope ini sempat saya alami di proyek, baik dalam skala makro maupun mikro. Ada sejumlah batasan yang masih blur saat saya pertama kali terlibat di proyek ini. Tak heran, hal ini sering menimbulkan dispute antara konsultan dengan business process owner (BPO) atau project team member dari pihak user. Akibat paling buruk dari project scoping yang kurang baik adalah terlalu banyaknya resource yang dihabiskan untuk menyelesaikan semua deliverables. Apalagi kalau sampai mengalami project bleeding. Untungnya, di proyek ini masalah tersebut masih manageable, sehingga bisa diatasi, meskipun kita para konsultan cukup kewalahan dibuatnya :D
Menurut saya, managing scope sama dengan managing expectation. Karena itu, aturan yang berlaku ialah seperti yang pernah dikatakan teman saya dari McKinsey & Company, “Promise less, deliver more“. Buat scope seminimal mungkin, sehingga kita masih punya ruang untuk improvement. Tentu saja semuanya harus definitif ;)
Lesson #3 – Make Proper Documentations
Saat kuliah, membuat dokumentasi adalah pekerjaan paling tidak populer sedunia. Dalam sebuah software engineering team, biasanya yang kelihatan paling keren adalah programmer atau developer. Dialah “the one who creates real thing”, kata Jason Fried di Getting Real.
Kenyataannya, di proyek SAP tidak selalu demikian. Proper documentation sama pentingnya dengan proper design, proper configuration, dan proper code :) Karena itulah, SAP menyediakan SAP Solution Manager. Semua tahapan aktivitas dalam proyek harus terdokumentasi dengan baik, sesuai dengan standar yang ditentukan oleh project manager.
Dalam sebuah proyek yang dinamikanya sangat tinggi, seperti di proyek ini, di mana perubahan requirement sangat sering terjadi dan hampir tidak terkontrol, maka dokumentasi yang baik memegang peranan sangat penting. Setiap hasil tes, meeting, diskusi, atau apapun yang di dalamnya ada pengambilan keputusan, sebaiknya selalu didokumentasikan dan setiap pihak yang terkait harus memberikan acknowledgement terhadap hasil yang telah dicapai tersebut. Hal ini penting sebagai bahan acuan apabila ada perubahan yang harus dilakukan terhadap program aplikasi atau sistem yang sedang dibangun.
Selain dokumentasi proyek, sebaiknya setiap konsultan juga punya dokumentasi pribadi tentang apa saja yang sudah dikerjakannya di proyek ini. Team lead saya adalah orang yang paling sering menyarankan ini. Menurutnya, setelah tiga atau empat tahun, kita akan benar-benar lupa dengan apa yang sekarang mati-matian kita kerjakan. “It’s a big loss“, katanya. Business process design, konfigurasi, dan screenshots, adalah beberapa hal yang harus didokumentasikan. Saya paling suka menyimpannya dalam slide presentasi, seperti yang team lead saya lakukan. Selain untuk pribadi, dokumentasi ini juga bisa berguna saat proses hand over, sehingga kita mudah mencari pengganti apabila kita harus meninggalkan proyek untuk urusan lain.
Me and My Team Lead
Me and My Team Lead
Lesson #4 – Soft-skills Matter
Kalau ditanya apa yang paling penting di dunia kerja, saya akan bilang, “Soft skills“. Bukan berarti kemampuan teknis atau pengetahuan fungsional bisnis tidak penting, tapi kalau kita punya soft skills yang baik, kedua hal itu bisa kita raih dengan cepat. Ini juga berlaku buat konsultan SAP, terutama functional consultant. Begitulah yang saya alami di proyek ini.
Karena saya juga functional consultant, jadi saya cukup tahu bagaimana soft skills itu menjadi begitu penting. Sebab, saya tidak melulu bekerja di depan laptop. Sesekali saya harus berdiskusi, bertanya banyak hal, mengadakan meeting dengan user atau team member lainnya, mengatur pembagian kerja, melakukan presentasi, membawakan training, dan menjawab berbagai pertanyaan dari user. Porsinya bisa sampai 30% dari waktu kerja saya. Semakin tinggi posisi kita di proyek, angka ini bisa lebih besar.
Kalau diurutkan, soft skills yang paling berguna selama saya menjalankan proyek tersebut antara lain: communication skill, interpersonal skill, analytical skill, dan teamwork skill. Detail tentang keempat soft skills tersebut akan saya bahas di tulisan lain, ya :)
Lesson #5 – Strive for Work-Life Balance
Ini yang paling sulit. Di proyek saya sekarang ini, hampir saja saya tidak punya apa yang di IBM sering disebut work-life balance. Mulai dari jam kerja yang tidak normal karena selalu pulang malam, instruksi untuk masuk saat weekend, troubleshooting menggunakan remote connection saat kita libur atau cuti, dan sebagainya. Saya sempat berpikir kalau hidup saya mungkin hanya untuk proyek ini. Tapi untungnya tidak :)
Karena menurut saya tidak ada gunanya memprotes atau mengharapkan project management mengubah kebijakannya, maka saya putuskan untuk membuat work-life balance versi saya sendiri. “Enjoy any of your free time, when you have it“, kata team lead saya. Maka kami pun melakukannya.
IBM Futsal Team in Cilegon
IBM Fustal Team in Cilegon
Teman saya yang hobi fitness, tetap melakukan rutinitasnya di sela-sela bekerja. Semua orang tahu jadwal fitness-nya, sehingga berusaha menyelesaikan semua pekerjaan yang berhubungan dengannya di luar jadwal fitness-nya itu. Teman saya yang hobi fotografi pergi ke Pantai Anyer untuk berburu sunset saat sedang tidak ada pekerjaan. Teman saya yang lain pergi hiking pada hari Jumat sebelum berangkat ke kantor, sementara yang lain berenang di kolam renang di belakang rumahnya. Setiap hari Rabu kami main futsal sama-sama. Sebagian kadang tidur siang saat waktu istirahat karena rumahnya dekat lokasi proyek. Kadang kami mengadakan barbeque party, karaoke, atau main Winning Eleven dan Countre-Strike sama-sama :)
Banyak hal yang bisa kita lakukan untuk membuat hidup kita jadi lebih seimbang. Memang tidak sampai pada tingkat ideal, tapi paling tidak hal itu cukup untuk melepas lelah, menjaga kebugaran, menghindari stress, dan sebagainya. Memang ini lebih mudah buat yang belum berkeluarga.
Buat saya, proyek ini cukup menyenangkan karena banyak teman-teman sebaya. Teman saya dari consulting firm yang lain pernah bilang kalau proyek seperti ini jarang. Katanya, dulu dia sering jadi yang paling muda di proyek karena rekan kerjanya umumnya berusia 30-40 tahun ;)
Well, that’s all. As my friend said, “Life is not measure in minutes, but in moments”, what I just did with this post is simply about capturing all the precious moments in my life. Finally, I would like to say that I like my job :)
be well,
Dwika-ExecuTrain
Lesson Learned from My First SAP Implementation Project
**julian.asia
After spending more than a year of my weekdays in Cilegon, Banten, finally I got my first SAP implementation project finished. Though it doesn’t mean that I can leave Cilegon soon, since I will have another project assignment there, I think it is good for me to stop for a while, to thank God for what went well and reflect on what needs to be improved in next project :)
Proyek ini merupakan proyek pertama saya sebagai konsultan SAP. Kata senior saya, ini merupakan proyek implementasi SAP terbesar dan paling rumit se-Indonesia tahun ini. Alhasil, saat ikut project briefing pertama kalinya, informasi ini menimbulkan efek ganda buat saya. Di satu sisi, ada rasa bangga dan semangat yang meluap-luap untuk belajar banyak hal dan membuat prestasi di proyek ini, tapi di sisi lain, ada juga rasa takut dan khawatir tidak bisa menyelesaikannya dengan baik.
Namun, ketika semuanya dijalani, ternyata saya bisa juga. Memang kita sebaiknya tidak perlu takut dalam menghadapi tantangan. Just perform, seperti kata Billy Boen dalam buku Young On Top.
Ingin rasanya menceritakan semua pengalaman saya di proyek ini. Sebab, setiap momen yang saya lalui begitu banyak memberikan pelajaran dan kenangan yang sayang sekali untuk dilupakan. Tapi untuk kali ini sebaiknya saya ambil beberapa saja yang menurut saya paling penting dan saya susun menjadi sebuah daftar lesson learned. Semoga bisa berguna juga buat siapapun, khususnya yang ingin jadi konsultan SAP :)
Lesson #1 – Have a Goal
“Control your own destiny or someone else will”, kata Sean Covey. Having a goal is truly a need, bahkan dalam lingkup yang kecil, seperti dalam sebuah proyek. Goal memberi kita arah dan kita benar-benar membutuhkannya.
Banyak uncertainty yang terjadi dalam proyek ini. Misalnya, tiba-tiba saja salah seorang konsultan senior pergi karena masa kontraknya sudah habis, atau team lead kita memutuskan untuk resign, atau tiba-tiba kita diminta masuk saat weekend, dan sebagainya. Sebagian besar keputusan-keputusan mendadak tersebut tidak kita harapkan. Reaksi yang umumnya muncul adalah kecewa, marah, atau ngedumel di belakang. Tapi itu tidak menyelesaikan masalah.
Karena itu, sejak awal saya sudah putuskan untuk punya goal. Goal saya adalah belajar sebanyak mungkin tentang modul PP/QM dan integrasinya dengan modul-modul lainnya :)
Project manager saya sering bilang kalau proyek ini adalah tempat belajar yang paling bagus. Sebab, modul-modul yang diimplementasikan di proyek ini cukup lengkap, bahkan di proyek ini kita mengimplementasikan variant configuration dan mengintegrasikannya dengan modul sales and distribution, production planning, quality management, dan interface–kombinasi yang mungkin hanya satu-satunya di Indonesia. Di sini juga banyak konsultan senior, baik dari IBM maupun dari consulting firm yang lain. Memang benar, ini tempat belajar yang bagus, asalkan kita mau memanfaatkannya ;)
Dengan goal itu di pikiran saya, saya jadi tidak mudah mengeluh pada keadaan yang berubah-ubah dengan cepat. Sebab, dalam kondisi apapun, saya masih tetap bisa melangkah ke depan untuk mencapai goal pribadi saya.
Lesson #2 – Manage the Scope
Sebuah proyek pasti punya batasan atau scope. Keberhasilan suatu proyek umumnya ditentukan oleh deliverables yang dihasilkan dalam batasan tersebut dengan penggunaan resource seoptimal mungkin. Masalah akan timbul saat batasan proyek tersebut kurang definitif, sehingga parameter keberhasilan proyek sulit diukur.
Problem seputar scope ini sempat saya alami di proyek, baik dalam skala makro maupun mikro. Ada sejumlah batasan yang masih blur saat saya pertama kali terlibat di proyek ini. Tak heran, hal ini sering menimbulkan dispute antara konsultan dengan business process owner (BPO) atau project team member dari pihak user. Akibat paling buruk dari project scoping yang kurang baik adalah terlalu banyaknya resource yang dihabiskan untuk menyelesaikan semua deliverables. Apalagi kalau sampai mengalami project bleeding. Untungnya, di proyek ini masalah tersebut masih manageable, sehingga bisa diatasi, meskipun kita para konsultan cukup kewalahan dibuatnya :D
Menurut saya, managing scope sama dengan managing expectation. Karena itu, aturan yang berlaku ialah seperti yang pernah dikatakan teman saya dari McKinsey & Company, “Promise less, deliver more“. Buat scope seminimal mungkin, sehingga kita masih punya ruang untuk improvement. Tentu saja semuanya harus definitif ;)
Lesson #3 – Make Proper Documentations
Saat kuliah, membuat dokumentasi adalah pekerjaan paling tidak populer sedunia. Dalam sebuah software engineering team, biasanya yang kelihatan paling keren adalah programmer atau developer. Dialah “the one who creates real thing”, kata Jason Fried di Getting Real.
Kenyataannya, di proyek SAP tidak selalu demikian. Proper documentation sama pentingnya dengan proper design, proper configuration, dan proper code :) Karena itulah, SAP menyediakan SAP Solution Manager. Semua tahapan aktivitas dalam proyek harus terdokumentasi dengan baik, sesuai dengan standar yang ditentukan oleh project manager.
Dalam sebuah proyek yang dinamikanya sangat tinggi, seperti di proyek ini, di mana perubahan requirement sangat sering terjadi dan hampir tidak terkontrol, maka dokumentasi yang baik memegang peranan sangat penting. Setiap hasil tes, meeting, diskusi, atau apapun yang di dalamnya ada pengambilan keputusan, sebaiknya selalu didokumentasikan dan setiap pihak yang terkait harus memberikan acknowledgement terhadap hasil yang telah dicapai tersebut. Hal ini penting sebagai bahan acuan apabila ada perubahan yang harus dilakukan terhadap program aplikasi atau sistem yang sedang dibangun.
Selain dokumentasi proyek, sebaiknya setiap konsultan juga punya dokumentasi pribadi tentang apa saja yang sudah dikerjakannya di proyek ini. Team lead saya adalah orang yang paling sering menyarankan ini. Menurutnya, setelah tiga atau empat tahun, kita akan benar-benar lupa dengan apa yang sekarang mati-matian kita kerjakan. “It’s a big loss“, katanya. Business process design, konfigurasi, dan screenshots, adalah beberapa hal yang harus didokumentasikan. Saya paling suka menyimpannya dalam slide presentasi, seperti yang team lead saya lakukan. Selain untuk pribadi, dokumentasi ini juga bisa berguna saat proses hand over, sehingga kita mudah mencari pengganti apabila kita harus meninggalkan proyek untuk urusan lain.
Me and My Team Lead
Me and My Team Lead
Lesson #4 – Soft-skills Matter
Kalau ditanya apa yang paling penting di dunia kerja, saya akan bilang, “Soft skills“. Bukan berarti kemampuan teknis atau pengetahuan fungsional bisnis tidak penting, tapi kalau kita punya soft skills yang baik, kedua hal itu bisa kita raih dengan cepat. Ini juga berlaku buat konsultan SAP, terutama functional consultant. Begitulah yang saya alami di proyek ini.
Karena saya juga functional consultant, jadi saya cukup tahu bagaimana soft skills itu menjadi begitu penting. Sebab, saya tidak melulu bekerja di depan laptop. Sesekali saya harus berdiskusi, bertanya banyak hal, mengadakan meeting dengan user atau team member lainnya, mengatur pembagian kerja, melakukan presentasi, membawakan training, dan menjawab berbagai pertanyaan dari user. Porsinya bisa sampai 30% dari waktu kerja saya. Semakin tinggi posisi kita di proyek, angka ini bisa lebih besar.
Kalau diurutkan, soft skills yang paling berguna selama saya menjalankan proyek tersebut antara lain: communication skill, interpersonal skill, analytical skill, dan teamwork skill. Detail tentang keempat soft skills tersebut akan saya bahas di tulisan lain, ya :)
Lesson #5 – Strive for Work-Life Balance
Ini yang paling sulit. Di proyek saya sekarang ini, hampir saja saya tidak punya apa yang di IBM sering disebut work-life balance. Mulai dari jam kerja yang tidak normal karena selalu pulang malam, instruksi untuk masuk saat weekend, troubleshooting menggunakan remote connection saat kita libur atau cuti, dan sebagainya. Saya sempat berpikir kalau hidup saya mungkin hanya untuk proyek ini. Tapi untungnya tidak :)
Karena menurut saya tidak ada gunanya memprotes atau mengharapkan project management mengubah kebijakannya, maka saya putuskan untuk membuat work-life balance versi saya sendiri. “Enjoy any of your free time, when you have it“, kata team lead saya. Maka kami pun melakukannya.
IBM Futsal Team in Cilegon
IBM Fustal Team in Cilegon
Teman saya yang hobi fitness, tetap melakukan rutinitasnya di sela-sela bekerja. Semua orang tahu jadwal fitness-nya, sehingga berusaha menyelesaikan semua pekerjaan yang berhubungan dengannya di luar jadwal fitness-nya itu. Teman saya yang hobi fotografi pergi ke Pantai Anyer untuk berburu sunset saat sedang tidak ada pekerjaan. Teman saya yang lain pergi hiking pada hari Jumat sebelum berangkat ke kantor, sementara yang lain berenang di kolam renang di belakang rumahnya. Setiap hari Rabu kami main futsal sama-sama. Sebagian kadang tidur siang saat waktu istirahat karena rumahnya dekat lokasi proyek. Kadang kami mengadakan barbeque party, karaoke, atau main Winning Eleven dan Countre-Strike sama-sama :)
Banyak hal yang bisa kita lakukan untuk membuat hidup kita jadi lebih seimbang. Memang tidak sampai pada tingkat ideal, tapi paling tidak hal itu cukup untuk melepas lelah, menjaga kebugaran, menghindari stress, dan sebagainya. Memang ini lebih mudah buat yang belum berkeluarga.
Buat saya, proyek ini cukup menyenangkan karena banyak teman-teman sebaya. Teman saya dari consulting firm yang lain pernah bilang kalau proyek seperti ini jarang. Katanya, dulu dia sering jadi yang paling muda di proyek karena rekan kerjanya umumnya berusia 30-40 tahun ;)
Well, that’s all. As my friend said, “Life is not measure in minutes, but in moments”, what I just did with this post is simply about capturing all the precious moments in my life. Finally, I would like to say that I like my job :)
Interpersonal Skill
KOMUNIKASI YANG EFEKTIF INTERPERSONAL: Pendengar (penerima pesan) menginterpretasikan dan menangkap berita (ide) yang disampaikan tepat seperti apa yang dimaksud oleh pembicara (pengirim pesan). Sumber Kesalahan dan gangguan dalam Komunikasi : Orang / Individu, Timing / Waktu, Proses Encoding / Decoding informasi.
be well,
Dwika-ExecuTrain
Materi Interpersonal Skill
by bhenzcorp
PERILAKU ORGANISASI
DEFINISI PERILAKU ORGANISASI
Adalah suatu studi yang menyangkut asfek-asfek tingkah laku manusia dalam suatu organisasi, atau kelompok tertentu. Studi tersebut mencakup pembahasan tentang aspek yang ditimbulkan dari pengaruh organisasi terhadap manusia yang bekerja di dalamnya; juga aspek yang ditimbulkan dari pengaruh manusia terhadap organisasi dimana mereka berada. Tujuannya memperlancar upaya pencapaian tujuan organisasi.
PERILAKU ORGANISASI & PSIKOLOGI INDUSTRI
Keduanya berfokus pada penjelasan tentang perilaku manusia dalam organisasi. Psikologi Industri berangkat dari psikologi, sementara Perilaku Organisasi bersifat multidisiplin.
PERILAKU ORGANISASI & TEORI ORGANISASI
Perilaku organisasi mempelajari perilaku individu / kelompok dalam organisasi dan aplikasinya (analisis Mikro). Teori organisasi mempelajari struktur, proses dan performansi organisasi (analisis Makro)
Perbedaan : pada unit analisis dan objek kajian.
PERILAKU ORGANISASI & MSDM
Perilaku organisasi dianggap lebih mendasar (teoritis; berdasar pada konsep). Manajemen sumber daya manusia lebih terapan dengan fokus pada teknik pengelolaan sumber daya manusia.
Perbedaan : pendekatan yang digunakan
PENDEKATAN STUDI PERILAKU
Pendekatan COGNITIF : Edward Tolman, Berdasarkan pemahaman seseorang terhadap informasi
Pendekatan BEHAVIORISTIC : I.P. Pavlov dan J.B. Watson, Berdasarkan Response yang muncul apabila diberi stimulus tertentu
Pendekatan Social Learning : A. Bandura, Berdasarkan penggabungan pendekatan Cognitif dan behavioristic
LINGKUP PERILAKU ORGANISASI
MODEL 3 LEVEL (S.P. ROBIN)
Mempelajari perilaku manusia dalam organisasi melalui tiga tingkatan analisis.
1. Tingkatan Individu : karakteristik bawaan individu dalam organisasi.
2. Tingkatan Kelompok : dinamika perilaku kelompok dan faktor-faktor determinannya
3. Tingkatan Organisasi : faktor-faktor organizational yang mempengaruhi perilaku.
PERSEPSI
Adalah suatu proses dimana seseorang melakukan pemilihan, penerimaan, pengorganisasian, dan penginterpretasian atas informasi yang diterimanya dari lingkungan. Merupakan suatu proses kognitif yang dialami oleh setiap orang dalam memahami informasi tentang lingkungannya.
FAKTOR YANG MEMPENGARUHI PERSEPSI
1.
Karakteristik yang Mempersepsikan (Characteristics of the perceiver)
2.
Karakteristik yang dipersepsikan (Characteristics of the perceived)
3.
Kontek Situasi ( Situation Context)
KARAKTERISTIK PERCEIVER (ORANG)
Kebutuhan (Needs), Pengalaman (Experience), Norma-norma (Values), Sikap (Attitudes), Kepribadian (Personality)
KONTEK SITUASI (SITUATION CONTEXT)
PHISICAL SETTING
- Illusi
CULTURAL & SOCIAL SETTING
- Norms
- Taboos
ORGANIZATIONAL SETTING
- Power distance
- Empowerment
KARAKTERISTIK YANG DIPERSEPSIKAN
Penampakan ( Appearance), Perilaku (Behavior)
PROSES PEMILIHAN DATA PERSEPTUAL
FAKTOR EKSTERNAL :
- Intensitas – Pengulangan
- Ukuran – Gerakan
- Kekontrasan - Novelty / Familiarity
FAKTOR INTERNAL
- Proses belajar
- Motivasi
- Kepribadian
PROSES PENGORGANISASIAN DATA PERSEPTUAL
Figure – Ground
Pengelompokan Perceptual :
- Kesatuan (Closure)
- Kesinambungan (Continuity)
- Kedekatan (Proximity)
- Kesamaan (Similarity)
DISTORSI DALAM PERSEPSI
Stereotip : menggeneralisasi persepsi atas dasar informasi umum.
Efek Halo : kecenderungan hanya menggunakan satu informasi saja untuk mempersepsikan sesuatu.
Seleksi : hanya memperhatikan informasi-informasi tertentu.
Proyeksi : menggunakan atribut pribadi (self concept) sebagai dasar persepsi.
Harapan : menggunakan harapan pribadi sebagai dasar persepsi
PERSEPSI SOSIAL
Adalah persepsi seseorang terhadap orang lain. Pola Persepsi Sosial :
- Type A : Individual to Individual
- Type B : Individual to Grouping
- Type C : Grouping to Individual
- Type D : Grouping to Grouping
ATRIBUSI
Merupakan elemen persepsi sosial
Adalah suatu proses bagaimana seseorang mencari kejelasan sebab-akibat dari perilaku orang lain. Proses atribusi sangat menentukan perilaku
BIAS ATRIBUSI
Point of View : Kesalahan mempersepsikan perilaku orang lain karena perspektif yang digunakan keliru.
Effectiveness of The Behavior : Kesalahan mempersepsikan perilaku orang lain akibat salah mendefinisikan tujuan dari perilaku.
HUBUNGAN ATRIBUSI – SIKAP
Proses Atribusi akan menentukan sikap (attitude)
Komponen Attitudes :
COGNITIF AFFECTIVE BEHAVIOR
Beliefs, Favorable Human
knowledge or unfavorable Actions
understanding Feeling
IMPLIKASI PERSEPSI TERHADAP SIKAP KERJA
Disiplin Kerja
(Rules x Punishment) + (Norms x Knowledge) = Consistency
Kepuasan Kerja
(Job x Reward) + (Knowledge x Bas.Needs x Expectation) = Equity
Komitmen pada perusahaan
Promotion Mechanisms + Ach.Need = Fairness
PENANGANAN PERSEPSI
Mempertinggi tingkat mawas diri, Mengupayakan kelengkapan informasi, Empati, Menghindari segala macam distorsi
KEPRIBADIAN
DEFINISI KEPRIBADIAN
Suatu organisasi psikofisik yang dinamis dalam diri individu, yang menentukan tingkah laku yang khas (unik) dari orang tersebut (G.W.ALPORT). Sesuatu yang memungkinkan kita meramalkan apa yang akan dilakukan oleh seseorang dalam situasi tertentu ( R.B.CATTEL). Cara yang khas dari individu dalam merespon masalah-masalah hidup (A. ADLER)
STRUKTUR KEPRIBADIAN
SIGMUND FREUD :
1. ID, berfungsi sebagai sumber energi kepribadian, berorientasi pada “Pleasure Priciple”.
2. EGO, beroperasi berdasarkan kenyataan ( Reality Principle)
3. SUPEREGO, Erat kaitannya dengan moralitas (Conscience)
PEMBENTUK KEPRIBADIAN
1. BAWAAN :Lombroso ;A Born Criminal
Gen / Kromosom, Kelenjar Endokrin, Keadaan Fisik waktu lahir
2. LINGKUNGAN : John Locke ; JB Watson
Pengalaman, Keluarga, Kebudayaan
TEORI KEPRIBADIAN TYPE THEORIES
FISIOLOGIS : A. Sanguinis
B. Melancholis
C. Phlegmatic
FISIK : A. Atletis — Mesomorph
B. Pyknis — Endomorph Sheldon Kretschner
C. Asthenis — Ectomorph
D. Displastis
PSIKOLOGIS : Introvert – Extrovert – Ambivert
( Jung )
DEVELOPMENTAL & ROLE THEORIES
Individual Development, Family Development, Career Development
INDIVIDUAL DEVELOPMENT
Biosocial Need Development :
* Fantasy-Friendships
* Exploration-Self Concept
* Career-Family
FAMILY DEVELOPMENT
Dependent Child, Transition to Adulthood, Single Adult, Married Adult, Parent of Young Child, Parent of Adolescent, Parent of Grown Children, Grandparent
CAREER DEVELOPMENT
Umur Schein
20 Entry into Work Wold
30 Early Career
35 Mid Career
40 Mid Career Crisis
60 Late Career
70 Retirement
ATRIBUT KEPRIBADIAN
Locus of Control, Sensitifitas Terhadap Stress, Orientasi pada Prestasi, Authoritarianism (Otoriter),
Machiavellianism, Self Esteem (Harga diri), Self Monitoring, Risk Taking
Orientasi Pemecahan Masalah.
PROFIL KEPRIBADIAN TYPE A
Selalu bergerak, Berjalan dengan cepat, Makan dengan cepat, Bicara dengan cepat, Tidak sabar, Melakukan dua hal sekaligus, Agresif, Kompetitif, Merasa terburu-buru, Tak bisa istirahat tenang
PROFIL KEPRIBADIAN TYPE B
Sabar, Tidak Menyombongkan diri, Tidak dijajah oleh waktu, Bermain demi kesenangan, Bisa istirahat dengan tenang, Tidak tergesa-gesa,
PENGUKURAN KEPRIBADIAN
Kuesioner, Wawancara, Metoda Proyektif, Tes Situasional, Studi Kasus
KEPRIBADIAN & MINAT
Minat : adalah suatu dorongan yang menyebabkan terikatnya perhatian individu pada objek tertentu.
Sifat Minat : 1. Bersifat Pribadi
2. Menimbulkan Efek Diskriminatif
3. Merupakan Sesuatu yang Dipelajari
MEMADUKAN KEPRIBADIAN- PEKERJAAN
Diawali dari Process Rekrutasi /Seleksi, Tahapan berikutnya : Placement & Karir, Teori “ Personality – Job Fit” : John Holland
Tipe Pekerjaan :
1. REALISTIK
2. INVESTIGATIF
3. SOSIAL
4. KONVENSIONAL
5. ENTERPRISING
6. ARTISTIK
PERILAKU ORGANISASI
KOMUNIKASI : Memahami komunikasi & keahlian berkomunikasi
PENGERTIAN KOMUNIKASI
Adalah proses pengiriman ide atau pikiran, dari satu orang kepada orang lain dengan tujuan untuk menciptakan pengertian dalam diri orang yang menerimanya ( C.A.Brown)
Adalah proses penyaluran informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain (K.Davis)
KOMPONEN KOMUNIKASI
PENGIRIM / PENERIMA, PESAN, PENGKODEAN / PENAFSIRAN KODE, SALURAN, UMPAN BALIK/ UMPAN DEPAN, GANGGUAN, KONTEKS,
KOMUNIKASI YANG EFEKTIF
Pendengar (penerima pesan) menginterpretasikan dan menangkap berita (ide) yang disampaikan tepat seperti apa yang dimaksud oleh pembicara (pengirim pesan). Sumber Kesalahan dalam Komunikasi :
Orang / Individu, Timing / Waktu, Proses Encoding / Decoding
PENTINGNYA KOMUNIKASI YANG EFEKTIF
Komunikasi adalah proses dimana fungsi-fungsi Management (Planning, Organizing, Actuiting, Leading, Controlling) dilaksanakan.
Komunikasi adalah sarana /media untuk mengaktualisasikan segala pengetahuan dan keterampilan seorang manager.
Komunikasi adalah kegiatan dimana manajer mencurahkan sebagian besar dari waktunya.
THE MANAGER’S ROLE (BY HENRY MINTZBERG)
Interpersonal Figurehead, Leader, Liaison, Informational Monitor, Disseminator, Spokesperson, Decision Making Entrepreneur, Disturbance handler, Resource Allocator, Negotiator,
JENIS KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
KOMUNIKASI FORMAL, Komunikasi yang berjalan secara formal melalui kerangka Struktur Organisasi.
KOMUNIKASI INFORMAL, Komunikasi yang berjalan melalui “jalur tersembunyi” dalam organisasi.
KOMUNIKASI FORMAL
Komunikasi Superior-Subordinate (Atasan-Bawahan), Komunikasi Subordinate- Superior (Bawahan-Atasan), Komunikasi antara orang-orang yang setingkat : Interaktif
MEDIA KOMUNIKASI MANAGER- SUBORDINATE
ORAL COMMUNICATION ( Komunikasi Lisan), WRITTEN COMMUNICATION (Komunikasi Tertulis), NON-VERBAL COMMUNICATION (Komunikasi Non-Verbal),
UPAYA MANAGER UNTUK BERKOMUNIKASI EFEKTIF
Sensitivity to receiver, Awareness of symbolic meaning, Careful timing, Feedback, Face to face communication, Nonverbal cues, Reinforcing words with action, Simple language, Redundancy
MASALAH KOMUNIKASI FORMAL
Terlalu banyaknya jumlah informasi dalam aliran informasi:
1. Overload
2. Distortion & Omission
Lingkungan Kerja yang menimbulkan kesulitan dalam komunikasi.
“Mata Rantai” terlalu panjang.
KOMUNIKASI INFORMAL
Ciri : Penyebarannya cepat sekali, sebab :
Terjadi secara berantai, Tidak dibatasi oleh Struktur Organisasi ,
Bentuk Jaringan :
Single Strand, Gossip (semua), Probability (acak), Cluster (pilih-pilih)
STRATEGI MENGATASI RUMOR
REFUTATION , RETRIEVAL CUE, STORAGE CUE, NO RESPONSE
MENINGKATKAN COMMUNICATION SKILLS
Keterampilan Menyimak, Keterampilan Melakukan Wawancara, Keterampilan Memimpin Rapat, Keterampilan Melakukan Presentasi
MENYIMAK & MASALAHNYA
Merupakan proses mendengar, mengikuti, memahami, mengevaluasi dan menanggapi pesan-pesan yang disampaikan. Sebab Penyimakan yang tidak Efektif :
Lebih Banyak Bicara, Sindrom Hiburan, Mengutamakan Prasangka, Tidak Kritis, “Hard Subject” Phobias, Terpengaruh Gangguan
CARA MENYIMAK YANG EFEKTIF
Berhenti berbicara , Hilangkan Ketegangan, Tunjukkan Perhatian Anda, Singkirkan Hal-hal yang mengganggu Perhatian, Tunjukkan Empathy, Bersikaplah Sabar, Tidak Bersikap Emosional, Ajukan pertanyaan secara kritis
FUNGSI WAWANCARA BAGI SEORANG MANAGER
Pengumpulan Informasi dari bawahan, Penerapan Empowerment dalam Pengambilan Keputusan, Membantu bawahan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi dalam pekerjaan, Pembinaan Disiplin Bawahan, Evaluasi Hasil Pekerjaan, Penilaian calon pegawai
KESALAHAN DALAM WAWANCARA
EFEK HALO, PERTANYAAN YANG MENGARAHKAN, BIAS INDIVIDUAL, DOMINASI PEWAWANCARA
CARA WAWANCARA YANG EFEKTIF,
Active Listening terhadap apa dan bagaimana yang diwawancarai berkomunikasi.
Teliti memperhatikan sinyal /tanda-tanda non verbal.
Selalu ingat akan tujuan wawancara.
Memberikan pertanyaan terstruktur dan tidak terstruktur secara seimbang.
Menghindari kesimpulan yang tergesa-gesa.
MEMBERI FEEDBACK YG EFEKTIF BAGI BAWAHAN
Berikan feedback secara khusus (spesifik).
Feedback pertama kali sebaiknya dilakukan melalui face to face.
Berikan feedback secara terus terang
Berikan feedback pada saat yang tepat (timing)
Feedback berhubungan dengan perilaku bukan “personal”.
Berikan Feedback secara interaktif
Berikan Feedback secara seimbang : verbal-non verbal.
MASALAH RAPAT YANG PALING UMUM
Tidak ada tujuan atau agenda pokok
Tidak ada kesiapan dari peserta rapat.
Rapat sering terlambat dimulai.
Persiapan tempat rapat yang buruk.
Rapat terlalu lama
Rapat didominasi peserta tertentu.
Tidak ada hasil atau tindak lanjut dari rapat
PENYEBAB RAPAT YANG TERLALU LAMA
Kepemimpinan tidak efektif
Banyak interupsi
Membiarkan diskusi bertele-tele dan menyimpang
“DOSA” PEMIMPIN RAPAT
Mendominasi rapat, Persiapan yang buruk, Membiarkan rapat menyimpang, Membenci pertanyaan-pertanyaan, Membiarkan selingan humor yang berlebihan, Melecehkan anggota kelompok, Mentoleransi interupsi,
MEMIMPIN RAPAT YANG EFEKTIF
Mengendalikan keaktifan berbicara yang berlebihan.
Mendesak orang yang pendiam untuk berbicara.
Melindungi anggota baru yang yunior
Mendorong pernyataan gagasan.
Menekan kecenderungan mematikan gagasan.
Meningkatkan jenjang senioritas.
Menutup rapat dengan nada yang positif.
PENGENDALIAN DIRI PEMIMPIN RAPAT
Jangan mendominasi rapat.
Mempersiapkan rapat dengan baik.
Mengendalikan rapat yang menyimpang.
Jangan membenci pertanyaan-pertanyaan.
Jangan biarkan gangguan humor yang berlebihan.
Jangan pernah melecehkan anggota kelompok.
Hindarkan interupsi.
KOMUNIKASI BISNIS
BENTUK KOMUNIKASI BISNIS :
Public Speaking, Presentation Speaking
PENTINGNYA PRESENTASI :
Efisiensi, Efektivitas, Pengaruh
MERENCANAKAN PRESENTASI
MENGKAJI TUJUAN, MENGANALISIS AUDIENCE, MENGORGANISASIKAN PESAN, MERENCANAKAN DUKUNGAN MULTIMEDIA.
MELAKSANAKAN PRESENTASI
MEMBANGUN PERHATIAN PERTAMA YANG MENYENANGKAN
MENYAMPAIKAN PESAN:
Pemilihan Kata, Penggunaan Gaya Bahasa, Menggunakan Kiasan,
PENGGUNAAN KOMUNIKASI NON VERBAL
KOMUNIKASI NON VERBAL DALAM PRESENTASI
SIKAP TUBUH, GERAKAN, GERAK ISYARAT, KONTAK MATA, EKSPRESI WAJAH, PENAMPILAN PRIBADI
PERILAKU ORGANISASI
PENGORGANISASIAN & STRUKTUR ORGANISASI
Pengorganisasian (Organizing) adalah proses pengaturan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang diinginkan dengan memperhatikan lingkungan yang ada. Struktur Organisasi adalah susunan dan hubungan-hubungan antar komponen bagian-bagian dan posisi-posisi dalam suatu perusahaan
DIMENSI ORGANIZING YG MEMPENGARUHI PERILAKU
Formalisasi, Spesialisasi, Standardisasi, Sentralisasi, Hirarki Kekuasaan (Otoritas), Kompleksitas,
Profesionalisme, Konfigurasi
PERSOALAN STRUKTUR ORGANISASI
MERANCANG STRUKTUR ORGANISASI BARU, MELAKUKAN PERUBAHAN TERHADAP STRUKTUR ORGANISASI YANG ADA
KARAKTERISTIK UMUM ORGANISASI YANG BAIK
Appropriate, Adequate, Effective, Efficient
CIRI-CIRI TEKNIS ORGANISASI TIDAK BAIK
Pengambilan keputusan seringkali terlambat ataupun seringkali kurang baik.
Organisasi tidak mampu bereaksi dengan baik terhadap perubahan kondisi lingkungan.
Dalam organisasi seringkali terjadi pertentangan.
FAKTOR PERTIMBANGAN DLM DESIGN ORGANISASI
Environment (Lingkungan), Technology, Tujuan Organisasi, Strategi Organisasi
Work Force (Tenaga Kerja), Size (Ukuran Organisasi),
DIMENSI LINGKUNGAN
Kompleksitas, Dinamisme, Hostility (Keruwetan),
PENGARUH LINGKUNGAN DALAM STR. ORGANISASI
Kompleksitas Struktur Organisasi, Peredam (Buffers), Elemen-elemen Perbatasan (Boundary Spanning), Differensiasi dan Integrasi
PROSES MERANCANG STRUKTUR ORGANISASI
Detailing of work, Division of work, Aggregation of work ( departmentation), Coordination of work (Org. Structure Design), Monitoring & Reorganizing
DEPARTEMENTASI
DEPARTMENTATION BY PURPOSE
By Product, By Customer, By Location
DEPARTMENTATION BY PROCESS
By Business Process, By Management Process,
RENTANG KENDALI (SPAN OF CONTROL)
Sering disebut juga Span of Management, Span of Executive atau Span of Authority. Adalah batas jumlah bawahan langsung yang dapat dipimpin dan dikendalikan secara effektif oleh seorang manager.
PERLUNYA RENTANG KENDALI DLM ORGANISASI
Keterbatasan waktu, Keterbatasan pengetahuan, Keterbatasan kemampuan, Keterbatasan perhatian
Rentang Kendali setiap pemimpin / manager tidak sama (relatif)
FAKTOR YANG MEMBATASI RENTANG KENDALI (1)
Sifat dan terperincinya rencana, Latihan-latihan dalam perusahaan, Posisi Manager dalam perusahaan, Dinamis & Statisnya Organisasi, Efektivitas Komunikasi, Tipe pekerjaan yang dilakukan
FAKTOR YANG MEMBATASI RENTANG KENDALI (2)
Kecakapan & Pengalaman Manager, Span of Personality and Energy, Dedikasi dan Partisipasi bawahan.
HIRARKI ORGANISASI
Hirarki organisasi dipengaruhi oleh besar kecilnya Span of control yang dibuat.
Hirarki Organisasi :
1. Hirarki Pendek ( Flat Organization)
2. Hirarki Panjang ( Tall Organization)
KEUNGGULAN FLAT ORGANIZATION
Tingkatan manager sedikit, biaya-biaya yang terkait dengan jabatan relatif kecil.
Jalur perintah dan tanggung jawab pendek, komunikai lebih efektif, hambatan lebih mudah diatasi.
Hambatan birokrasi dapat dihindari, pekerjaan dapat lebih cepat.
KELEMAHAN FLAT ORGANIZATION
Koordinasi sulit dilakukan, Mengkoordinasi bawahan yang banyak relatif lebih sulit.
Pembinaan dan kontrol kurang efektif.
Spesialisasi tugas kurang mendalam.
KEUNGGULAN TALL ORGANIZATION
Koordinasi lebih mudah dilakukan
Pembinaan dan kontrol lebih efektif
Spesialisasi tugas lebih mendalam.
KELEMAHAN TALL ORGANIZATION
Biaya-biaya yang berkaitan dengan jabatan lebih besar.
Birokrasi semakin panjang.
Jalur perintah dan tanggung jawab lebih panjang.
BENTUK STRUKTUR ORGANISASI
Struktur Fungsional, Struktur Produk, Struktur Matriks
KELEBIHAN STRUKTUR ORGANISASI FUNGSIONAL
Paling sesuai untuk lingkungan yang stabil
Dapat mencapai skala ekonomis pada masing-masing bagian.
Merangsang berkembangnya keterampilan yang bersifat fungsional.
Sesuai untuk organisasi berukuran kecil sampai sedang.
Baik bagi organisasi yang menghasilkan satu atau sejumlah kecil jenis produk.
KEKURANGAN STRUKTUR ORGANISASI FUNGSIONAL
Respon organisasi terhadap perubahan kondisi lingkungan agak lambat.
Pengambilan keputusan menumpuk pada puncak organisasi.
Koordinasi antar bagian / fungsi tidak terlalu baik.
Inovasi terbatas
Pandangan terhadap sasaran organisasi agak terbatas, anggota organisasi cenderung hanya memperhatikan sasaran bagiannya sendiri.
KELEBIHAN STRUKTUR ORGANISASI PRODUK
Paling sesuai untuk lingkungan yang tidak stabil dengan perubahan cepat.
Penanggung jawab produk jelas.
Koordinasi antar fungsi baik.
Mudah beradaptasi dengan tuntutan luar.
Sesuai untuk organisasi berukuran besar.
Baik bagi organisasi yang menghasilkan banyak jenis produk.
KEKURANGAN STRUKTUR ORGANISASI PRODUK
Tidak mampu mencapai efisiensi ekonomis
Koordinasi antar produk sulit
Keahlian teknis hilang karena tidak ada spesialisasi fungsional.
Integrasi ataupun standardisasi antar produk sulit tercapai.
KELEBIHAN STRUKTUR ORGANISASI MATRIKS
Mampu mencapai tingkat koordinasi yang diperlukan untuk menjawab tuntutan “ganda” lingkungan.
Dapat memanfaatkan karyawan secara fleksibel.
Sesuai untuk pengambilan keputusan yang sifatnya rumit serta lingkungan yang tidak stabil.
Sangat sesuai untuk organisasi ukuran sedang.
KEKURANGAN STRUKTUR ORGANISASI MATRIKS
Adanya wewenang ganda menyebabkan munculnya kebingungan.
Menghabiskan banyak waktu untuk koordinasi.
Hanya bisa berjalan jika hubungan bersifat kolegial bukan vertikal.
TAHAPAN PERTUMBUHAN ORGANISASI
Tahapan Bayi, Tahapan Remaja, Tahapan Dewasa
ALASAN PERTUMBUHAN ORGANISASI
Keinginan untuk menjadi lengkap, Mobilitas para eksekutif, Faktor ekonomis, Kemampuan menjaga kelangsungan hidup
EFEKTIVITAS ORGANISASI
Pengertian : Tingkat keberhasilan organisasi dalam usaha untuk mencapai tujuan atau sasarannya.
Pengukuran Efektivitas Organisasi :
Pendekatan Sumber- Proses- Sasaran, Pendekatan Constituency,
KRITERIA PENGUKURAN EFEKTIVITAS ORGANISASI
Adaptabilitas dan fleksibilitas organisasi, Produktivitas, Kepuasan karyawan, Tingkat keuntungan
Keberhasilan dalam mendapatkan sumber, Kebebasan dari rasa tertekan para anggota organisasi, Kontrol terhadap lingkungan, Efisiensi organisasi, Kemampuan organisasi untuk mempertahankan anggotanya, Pertumbuhan organisasi, Kelancaran komunikasi dalam organisasi, Kemampuan mempertahankan eksistensi organisasi
PENDEKATAN CONSTITUENCY
Pemilik Perusahaan : Tingkat Keuntungan
Karyawan : Kepuasan Kerja
Konsumen / Pelanggan : Kepuasan Pelanggan
Pemberi Pinjaman : Kredibilitas Pengembalian
Lingkungan / Komunitas : Sumbangan / kontribusi
Supplier : Kelancaran transaksi / pembayaran
Pemerintah : Kepatuhan terhadap hukum & peraturan.
PENGORGANISASIAN & STRUKTUR ORGANISASI
Pengorganisasian (Organizing) adalah proses pengaturan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang diinginkan dengan memperhatikan lingkungan yang ada. Struktur Organisasi adalah susunan dan hubungan-hubungan antar komponen bagian-bagian dan posisi-posisi dalam suatu perusahaan
PERSOALAN STRUKTUR ORGANISASI
MERANCANG STRUKTUR ORGANISASI BARU, MELAKUKAN PERUBAHAN TERHADAP STRUKTUR ORGANISASI YANG ADA,
CIRI-CIRI TEKNIS ORGANISASI TIDAK BAIK
Pengambilan keputusan seringkali terlambat ataupun seringkali kurang baik. Organisasi tidak mampu bereaksi dengan baik terhadap perubahan kondisi lingkungan. Dalam organisasi seringkali terjadi pertentangan.
FAKTOR PERTIMBANGAN DLM DESIGN ORGANISASI
Environment (Lingkungan), Technology, Tujuan Organisasi, Strategi Organisasi, Work Force (Tenaga Kerja), Size (Ukuran Organisasi)
DIMENSI LINGKUNGAN
Kompleksitas, Dinamisme, Hostility (Keruwetan),
PROSES MERANCANG STRUKTUR ORGANISASI
Detailing of work, Division of work, Aggregation of work ( departmentation), Coordination of work (Org. Structure Design), Monitoring & Reorganizing
DEPARTEMENTASI
DEPARTMENTATION BY PURPOSE:
By Product, By Customer, By Location,
DEPARTMENTATION BY PROCESS
By Business Process, By Management Process,
RENTANG KENDALI (SPAN OF CONTROL)
Sering disebut juga Span of Management, Span of Executive atau Span of Authority. Adalah batas jumlah bawahan langsung yang dapat dipimpin dan dikendalikan secara effektif oleh seorang manager.
PERLUNYA RENTANG KENDALI DLM ORGANISASI
Keterbatasan waktu, Keterbatasan pengetahuan, Keterbatasan kemampuan, Keterbatasan perhatian
Rentang Kendali setiap pemimpin / manager tidak sama (relatif)
FAKTOR YANG MEMBATASI RENTANG KENDALI (1)
Sifat dan terperincinya rencana
Latihan-latihan dalam perusahaan
Posisi Manager dalam perusahaan
Dinamis & Statisnya Organisasi
Efektivitas Komunikasi
Tipe pekerjaan yang dilakukan
FAKTOR YANG MEMBATASI RENTANG KENDALI (2)
Kecakapan & Pengalaman Manager
Span of Personality and Energy
Dedikasi dan Partisipasi bawahan.
HIRARKI ORGANISASI
Hirarki organisasi dipengaruhi oleh besar kecilnya Span of control yang dibuat.
Hirarki Organisasi :
Hirarki Pendek ( Flat Organization)
Hirarki Panjang ( Tall Organization)
KEUNGGULAN FLAT ORGANIZATION
Tingkatan manager sedikit, biaya-biaya yang terkait dengan jabatan relatif kecil.
Jalur perintah dan tanggung jawab pendek, komunikai lebih efektif, hambatan lebih mudah diatasi.
Hambatan birokrasi dapat dihindari, pekerjaan dapat lebih cepat.
KELEMAHAN FLAT ORGANIZATION
Koordinasi sulit dilakukan, Mengkoordinasi bawahan yang banyak relatif lebih sulit.
Pembinaan dan kontrol kurang efektif.
Spesialisasi tugas kurang mendalam.
KEUNGGULAN TALL ORGANIZATION
Koordinasi lebih mudah dilakukan
Pembinaan dan kontrol lebih efektif
Spesialisasi tugas lebih mendalam.
KELEMAHAN TALL ORGANIZATION
Biaya-biaya yang berkaitan dengan jabatan lebih besar.
Birokrasi semakin panjang.
Jalur perintah dan tanggung jawab lebih panjang.
BENTUK STRUKTUR ORGANISASI
Struktur Fungsional
Struktur Produk
Struktur Matriks
KELEBIHAN STRUKTUR ORGANISASI FUNGSIONAL
Paling sesuai untuk lingkungan yang stabil
Dapat mencapai skala ekonomis pada masing-masing bagian.
Merangsang berkembangnya keterampilan yang bersifat fungsional.
Sesuai untuk organisasi berukuran kecil sampai sedang.
Baik bagi organisasi yang menghasilkan satu atau sejumlah kecil jenis produk.
KEKURANGAN STRUKTUR ORGANISASI FUNGSIONAL
Respon organisasi terhadap perubahan kondisi lingkungan agak lambat.
Pengambilan keputusan menumpuk pada puncak organisasi.
Koordinasi antar bagian / fungsi tidak terlalu baik.
Inovasi terbatas
Pandangan terhadap sasaran organisasi agak terbatas, anggota organisasi cenderung hanya memperhatikan sasaran bagiannya sendiri.
KELEBIHAN STRUKTUR ORGANISASI PRODUK
Paling sesuai untuk lingkungan yang tidak stabil dengan perubahan cepat.
Penanggung jawab produk jelas.
Koordinasi antar fungsi baik.
Mudah beradaptasi dengan tuntutan luar.
Sesuai untuk organisasi berukuran besar.
Baik bagi organisasi yang menghasilkan banyak jenis produk.
KEKURANGAN STRUKTUR ORGANISASI PRODUK
Tidak mampu mencapai efisiensi ekonomis
Koordinasi antar produk sulit
Keahlian teknis hilang karena tidak ada spesialisasi fungsional.
Integrasi ataupun standardisasi antar produk sulit tercapai.
KELEBIHAN STRUKTUR ORGANISASI MATRIKS
Mampu mencapai tingkat koordinasi yang diperlukan untuk menjawab tuntutan “ganda” lingkungan.
Dapat memanfaatkan karyawan secara fleksibel.
Sesuai untuk pengambilan keputusan yang sifatnya rumit serta lingkungan yang tidak stabil.
Sangat sesuai untuk organisasi ukuran sedang.
KEKURANGAN STRUKTUR ORGANISASI MATRIKS
Adanya wewenang ganda menyebabkan munculnya kebingungan.
Menghabiskan banyak waktu untuk koordinasi.
Hanya bisa berjalan jika hubungan bersifat kolegial bukan vertikal.
TAHAPAN PERTUMBUHAN ORGANISASI
Tahapan Bayi
Tahapan Remaja
Tahapan Dewasa
ALASAN PERTUMBUHAN ORGANISASI
Keinginan untuk menjadi lengkap
Mobilitas para eksekutif
Faktor ekonomis
Kemampuan menjaga kelangsungan hidup
EFEKTIVITAS ORGANISASI
Pengertian : Tingkat keberhasilan organisasi dalam usaha untuk mencapai tujuan atau sasarannya.
Pengukuran Efektivitas Organisasi :
Pendekatan Sumber- Proses- Sasaran
Pendekatan Constituency
PERILAKU ORGANISASI
KOMITMEN PEKERJA
KOMITMEN
Definisi : (Porter & Steers ;1991)
“Derajat keterikatan relatif pekerja terhadap organisasinya”
Komitmen merupakan output dari pengaruh berbagai faktor perilaku organisasional– (faktor individu, kelompok, organisasi)
EKSPRESI KOMITMEN : SIKAP
Tingkat disiplin kerja
Sikap positif terhadap pekerjaan & rekan /atasan
Rasa bangga
Loyalitas
Kepatuhan terhadap prosedur / peraturan
Adanya rasa memiliki
EKSPRESI KOMITMEN : PERILAKU
Tetap bertahan menjadi anggota organisasi
Tidak mengeluh & berpaling ke organisasi lain bila organisasi mengalami kemunduran.
Memiliki inisiatif & motif berprestasi
Bekerja keras
Bersedia berkorban tenaga & pikiran demi keberhasilan organisasi
PENGARUH KOMITMEN
Productivity : prestasi kerja
Absence : kemangkiran
Turnover : tingkat keluar-masuk pegawai dalam perusahaan.
PROSES TERBENTUKNYA KOMITMEN PEKERJA
Faktor personal
Faktor Organisasional
Faktor Non organisasional
FAKTOR PERSONAL
Kebutuhan atas Pekerjaan
Kontrak Psikologi
Harapan untuk Sukses
Karakteristik Personal
Menentukan Komitmen Awal
FAKTOR ORGANISASI
Pengalaman tugas awal
Peran & Lingkup Pekerjaan
Gaya kepemimpinan & Pengawasan
Konsistensi aturan
Kesempatan Promosi
Keadilan yang dirasakan
FAKTOR NON ORGANISASIONAL
Tersedianya alternatif kerja yang menawarkan insentif atau kepuasan kerja yang lebih.
FAKTOR SIGNIFIKAN YG MEMPENGARUHI KOMITMEN
Kebutuhan seseorang akan prestasi
Sikap groupnya terhadap organisasi
Pendidikan
Ketergantungan organisasional
Persepsi terhadap peran pribadi dalam organisasi
UPAYA MENINGKATKAN KOMITMEN
Memperbesar harapan untuk sukses
Meningkatkan kohesifitas kelompok
Menerapkan sistim Self-Management
Memperbesar kesempatan berpartisipasi
Perbaikan sistim imbalan
Penghargaan atas prestasi
Memberikan pendidikan / pelatihan
MATERI 13 PERILAKU ORGANISASI
MANAJEMEN PERUBAHAN
PERUBAHAN ORGANISASI
Organisasi & Lingkungan
Reaksi organisasi terhadap perubahan lingkungan
Skenario perubahan dalam perusahaan :
No change scenario : reaktif
Sporadic change scenario : tidak terencana
Continuous Scenario : terencana
LINGKUP PERUBAHAN
STRUKTUR
- Perubahan design organisasi
TEKNOLOGI & PROSES
Perubahan teknologi produksi
Perubahan proses bisnis / produksi
ORANG
Perubahan Sikap
Perubahan Perilaku
MANAJEMEN PERUBAHAN
Adalah proses mendiagnosa, menginisialisasi, mengimplementasi dan mengintegrasi perubahan individu, kelompok, atau organisasi dalam rangka menyesuaikan diri dan mengantisipasi perubahan lingkungannya agar tetap tumbuh, berkembang dan menghasilkan keuntungan.
MENGAPA PERUBAHAN HARUS DIKELOLA ?
Force Field Theory (Kurt Lewin) :
“Dalam setiap perubahan selalu terdapat dua kekuatan yang saling berhadapan :
Force for change
Force against change
Keberhasilan sangat ditentukan oleh dua kekuatan ini (Gordon, 1991)
Force Field Analysis
FORCE FIELD ANALYSIS
Identifikasi kekuatan pendorong perubahan
Identifikasi kekuatan penghambat perubahan
Rumuskan tindakan-tindakan untuk mengurangi kekuatan penghambat
Rumuskan tindakan-tindakan untuk memperkuat kekuatan pendorong.
Nilai kelayakan setiap tindakan
Tentukan prioritas
FORCE FOR CHANGE : EXTERNAL FACTORS
Kelangkaan sumber daya
Peraturan Baru
Perubahan Perilaku konsumen.
Perubahan di pasar tenaga kerja
Laju inflasi yang tidak terkendali
Tingkat suku bunga yang tinggi
Persaingan yang meningkat
FORCE FOR CHANGE : INTERNAL FACTORS
Performansi kerja yang jelek
Keinginan pimpinan perusahaan untuk membangun budaya baru.
Penerapan strategi baru: pengembangan bisnis /produk baru
Penerapan struktur organisasi baru
Penerapan sistim reward baru.
Penerapan teknologi baru
FORCE FOR STABILITY
Ketidakpastian akibat perubahan
Rasa tidak aman
Ancaman terhadap kekuasaan
Keengganan untuk melepaskan manfaat saat ini (ekonomi/ sosial)
Hambatan Perilaku
Ketidakjelasan informasi rencana perubahan
CARA MENGATASI FAKTOR PENGHAMBAT
Pendidikan & Komunikasi
Keikutsertaan & Keterlibatan
Keringanan & Tunjangan
Negosiasi & Kesepakatan
Manipulasi & Kooptasi
Paksaan Implisit & Eksplisit
CHANGE AGENTS
Adalah pelaksana perubahan atau yang bertanggung jawab sebagai pemimpin dalam pelaksanaan perubahan.
Bertugas mengamati, menganalisis dan memberi nasihat terhadap masalah perubahan dari semua segi dan mengembangkan solusi
Pihak Internal atau Eksternal
EXTERNAL CHANGE AGENTS
Alasan keahlian/keterampilan khusus yang dibutuhkan.
Kebebasan dari tanggung jawab operasional.
Prestise dan kemudahan membangun kepercayaan.
PROFIL CHANGE AGENTS YANG BAIK
Mengerti struktur, ketergantungan, fungsi dan tujuan organisasi.
Mengerti cara orang memandang sesuatu.
Memiliki kemampuan komunikasi yang baik
Memiliki kemampuan menciptakan iklim
Memiliki kepercayaan diri
Terbuka
MODEL PROSES PERUBAHAN
UNFREEZING : Pencairan Kembali
Keengganan
CHANGING : Perubahan
REFREEZING : Pembekuan kembali
Berubah sementara / kembali ke perilaku tradisional
MENILAI KESIAPAN SISTEM UNTUK BERUBAH
Rumus : C = (AxBxD) > X
C = Perubahan
A = Tingkat ketidakpuasan terhadap status quo
B = Kejelasan keadaan yang dikehendaki
D= Langkah awal praktis menuju keadaan yang dikehendaki
X = Biaya perubahan (energi,emosi,uang,dll)
STRATEGI INISIALISASI PERUBAHAN
Rational ( Cognitif)
Power Legislatif (Behavioral)
Reeducatif (Affective)
(Chin & Benne ; Robert Burns 1993)
STRATEGI INISIALISASI PERUBAHAN
Kepuasan Diri
Identifikasi
Internalisasi
(Kelman, 1993)
PERILAKU UMUM PERUBAHAN YANG SUKSES
Berkomunikasi secara terbuka
Mau bekerjasama
Mau mengambil tanggungjawab
Memiliki visi yang sama
Mampu memecahkan masalah secara efektif
Mendukung upaya manajemen
Mau mencoba yang baru
PERILAKU MANAJER DLM PERUBAHAN YANG SUKSES
Mampu membangun partisipasi bawahan
Mampu memimpin dengan visi kedepan
Dapat berfungsi secara strategik
Mampu menjadi aliran informasi
Mampu mengembangkan potensi bawahan
be well,
Dwika-ExecuTrain
Materi Interpersonal Skill
by bhenzcorp
PERILAKU ORGANISASI
DEFINISI PERILAKU ORGANISASI
Adalah suatu studi yang menyangkut asfek-asfek tingkah laku manusia dalam suatu organisasi, atau kelompok tertentu. Studi tersebut mencakup pembahasan tentang aspek yang ditimbulkan dari pengaruh organisasi terhadap manusia yang bekerja di dalamnya; juga aspek yang ditimbulkan dari pengaruh manusia terhadap organisasi dimana mereka berada. Tujuannya memperlancar upaya pencapaian tujuan organisasi.
PERILAKU ORGANISASI & PSIKOLOGI INDUSTRI
Keduanya berfokus pada penjelasan tentang perilaku manusia dalam organisasi. Psikologi Industri berangkat dari psikologi, sementara Perilaku Organisasi bersifat multidisiplin.
PERILAKU ORGANISASI & TEORI ORGANISASI
Perilaku organisasi mempelajari perilaku individu / kelompok dalam organisasi dan aplikasinya (analisis Mikro). Teori organisasi mempelajari struktur, proses dan performansi organisasi (analisis Makro)
Perbedaan : pada unit analisis dan objek kajian.
PERILAKU ORGANISASI & MSDM
Perilaku organisasi dianggap lebih mendasar (teoritis; berdasar pada konsep). Manajemen sumber daya manusia lebih terapan dengan fokus pada teknik pengelolaan sumber daya manusia.
Perbedaan : pendekatan yang digunakan
PENDEKATAN STUDI PERILAKU
Pendekatan COGNITIF : Edward Tolman, Berdasarkan pemahaman seseorang terhadap informasi
Pendekatan BEHAVIORISTIC : I.P. Pavlov dan J.B. Watson, Berdasarkan Response yang muncul apabila diberi stimulus tertentu
Pendekatan Social Learning : A. Bandura, Berdasarkan penggabungan pendekatan Cognitif dan behavioristic
LINGKUP PERILAKU ORGANISASI
MODEL 3 LEVEL (S.P. ROBIN)
Mempelajari perilaku manusia dalam organisasi melalui tiga tingkatan analisis.
1. Tingkatan Individu : karakteristik bawaan individu dalam organisasi.
2. Tingkatan Kelompok : dinamika perilaku kelompok dan faktor-faktor determinannya
3. Tingkatan Organisasi : faktor-faktor organizational yang mempengaruhi perilaku.
PERSEPSI
Adalah suatu proses dimana seseorang melakukan pemilihan, penerimaan, pengorganisasian, dan penginterpretasian atas informasi yang diterimanya dari lingkungan. Merupakan suatu proses kognitif yang dialami oleh setiap orang dalam memahami informasi tentang lingkungannya.
FAKTOR YANG MEMPENGARUHI PERSEPSI
1.
Karakteristik yang Mempersepsikan (Characteristics of the perceiver)
2.
Karakteristik yang dipersepsikan (Characteristics of the perceived)
3.
Kontek Situasi ( Situation Context)
KARAKTERISTIK PERCEIVER (ORANG)
Kebutuhan (Needs), Pengalaman (Experience), Norma-norma (Values), Sikap (Attitudes), Kepribadian (Personality)
KONTEK SITUASI (SITUATION CONTEXT)
PHISICAL SETTING
- Illusi
CULTURAL & SOCIAL SETTING
- Norms
- Taboos
ORGANIZATIONAL SETTING
- Power distance
- Empowerment
KARAKTERISTIK YANG DIPERSEPSIKAN
Penampakan ( Appearance), Perilaku (Behavior)
PROSES PEMILIHAN DATA PERSEPTUAL
FAKTOR EKSTERNAL :
- Intensitas – Pengulangan
- Ukuran – Gerakan
- Kekontrasan - Novelty / Familiarity
FAKTOR INTERNAL
- Proses belajar
- Motivasi
- Kepribadian
PROSES PENGORGANISASIAN DATA PERSEPTUAL
Figure – Ground
Pengelompokan Perceptual :
- Kesatuan (Closure)
- Kesinambungan (Continuity)
- Kedekatan (Proximity)
- Kesamaan (Similarity)
DISTORSI DALAM PERSEPSI
Stereotip : menggeneralisasi persepsi atas dasar informasi umum.
Efek Halo : kecenderungan hanya menggunakan satu informasi saja untuk mempersepsikan sesuatu.
Seleksi : hanya memperhatikan informasi-informasi tertentu.
Proyeksi : menggunakan atribut pribadi (self concept) sebagai dasar persepsi.
Harapan : menggunakan harapan pribadi sebagai dasar persepsi
PERSEPSI SOSIAL
Adalah persepsi seseorang terhadap orang lain. Pola Persepsi Sosial :
- Type A : Individual to Individual
- Type B : Individual to Grouping
- Type C : Grouping to Individual
- Type D : Grouping to Grouping
ATRIBUSI
Merupakan elemen persepsi sosial
Adalah suatu proses bagaimana seseorang mencari kejelasan sebab-akibat dari perilaku orang lain. Proses atribusi sangat menentukan perilaku
BIAS ATRIBUSI
Point of View : Kesalahan mempersepsikan perilaku orang lain karena perspektif yang digunakan keliru.
Effectiveness of The Behavior : Kesalahan mempersepsikan perilaku orang lain akibat salah mendefinisikan tujuan dari perilaku.
HUBUNGAN ATRIBUSI – SIKAP
Proses Atribusi akan menentukan sikap (attitude)
Komponen Attitudes :
COGNITIF AFFECTIVE BEHAVIOR
Beliefs, Favorable Human
knowledge or unfavorable Actions
understanding Feeling
IMPLIKASI PERSEPSI TERHADAP SIKAP KERJA
Disiplin Kerja
(Rules x Punishment) + (Norms x Knowledge) = Consistency
Kepuasan Kerja
(Job x Reward) + (Knowledge x Bas.Needs x Expectation) = Equity
Komitmen pada perusahaan
Promotion Mechanisms + Ach.Need = Fairness
PENANGANAN PERSEPSI
Mempertinggi tingkat mawas diri, Mengupayakan kelengkapan informasi, Empati, Menghindari segala macam distorsi
KEPRIBADIAN
DEFINISI KEPRIBADIAN
Suatu organisasi psikofisik yang dinamis dalam diri individu, yang menentukan tingkah laku yang khas (unik) dari orang tersebut (G.W.ALPORT). Sesuatu yang memungkinkan kita meramalkan apa yang akan dilakukan oleh seseorang dalam situasi tertentu ( R.B.CATTEL). Cara yang khas dari individu dalam merespon masalah-masalah hidup (A. ADLER)
STRUKTUR KEPRIBADIAN
SIGMUND FREUD :
1. ID, berfungsi sebagai sumber energi kepribadian, berorientasi pada “Pleasure Priciple”.
2. EGO, beroperasi berdasarkan kenyataan ( Reality Principle)
3. SUPEREGO, Erat kaitannya dengan moralitas (Conscience)
PEMBENTUK KEPRIBADIAN
1. BAWAAN :Lombroso ;A Born Criminal
Gen / Kromosom, Kelenjar Endokrin, Keadaan Fisik waktu lahir
2. LINGKUNGAN : John Locke ; JB Watson
Pengalaman, Keluarga, Kebudayaan
TEORI KEPRIBADIAN TYPE THEORIES
FISIOLOGIS : A. Sanguinis
B. Melancholis
C. Phlegmatic
FISIK : A. Atletis — Mesomorph
B. Pyknis — Endomorph Sheldon Kretschner
C. Asthenis — Ectomorph
D. Displastis
PSIKOLOGIS : Introvert – Extrovert – Ambivert
( Jung )
DEVELOPMENTAL & ROLE THEORIES
Individual Development, Family Development, Career Development
INDIVIDUAL DEVELOPMENT
Biosocial Need Development :
* Fantasy-Friendships
* Exploration-Self Concept
* Career-Family
FAMILY DEVELOPMENT
Dependent Child, Transition to Adulthood, Single Adult, Married Adult, Parent of Young Child, Parent of Adolescent, Parent of Grown Children, Grandparent
CAREER DEVELOPMENT
Umur Schein
20 Entry into Work Wold
30 Early Career
35 Mid Career
40 Mid Career Crisis
60 Late Career
70 Retirement
ATRIBUT KEPRIBADIAN
Locus of Control, Sensitifitas Terhadap Stress, Orientasi pada Prestasi, Authoritarianism (Otoriter),
Machiavellianism, Self Esteem (Harga diri), Self Monitoring, Risk Taking
Orientasi Pemecahan Masalah.
PROFIL KEPRIBADIAN TYPE A
Selalu bergerak, Berjalan dengan cepat, Makan dengan cepat, Bicara dengan cepat, Tidak sabar, Melakukan dua hal sekaligus, Agresif, Kompetitif, Merasa terburu-buru, Tak bisa istirahat tenang
PROFIL KEPRIBADIAN TYPE B
Sabar, Tidak Menyombongkan diri, Tidak dijajah oleh waktu, Bermain demi kesenangan, Bisa istirahat dengan tenang, Tidak tergesa-gesa,
PENGUKURAN KEPRIBADIAN
Kuesioner, Wawancara, Metoda Proyektif, Tes Situasional, Studi Kasus
KEPRIBADIAN & MINAT
Minat : adalah suatu dorongan yang menyebabkan terikatnya perhatian individu pada objek tertentu.
Sifat Minat : 1. Bersifat Pribadi
2. Menimbulkan Efek Diskriminatif
3. Merupakan Sesuatu yang Dipelajari
MEMADUKAN KEPRIBADIAN- PEKERJAAN
Diawali dari Process Rekrutasi /Seleksi, Tahapan berikutnya : Placement & Karir, Teori “ Personality – Job Fit” : John Holland
Tipe Pekerjaan :
1. REALISTIK
2. INVESTIGATIF
3. SOSIAL
4. KONVENSIONAL
5. ENTERPRISING
6. ARTISTIK
PERILAKU ORGANISASI
KOMUNIKASI : Memahami komunikasi & keahlian berkomunikasi
PENGERTIAN KOMUNIKASI
Adalah proses pengiriman ide atau pikiran, dari satu orang kepada orang lain dengan tujuan untuk menciptakan pengertian dalam diri orang yang menerimanya ( C.A.Brown)
Adalah proses penyaluran informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain (K.Davis)
KOMPONEN KOMUNIKASI
PENGIRIM / PENERIMA, PESAN, PENGKODEAN / PENAFSIRAN KODE, SALURAN, UMPAN BALIK/ UMPAN DEPAN, GANGGUAN, KONTEKS,
KOMUNIKASI YANG EFEKTIF
Pendengar (penerima pesan) menginterpretasikan dan menangkap berita (ide) yang disampaikan tepat seperti apa yang dimaksud oleh pembicara (pengirim pesan). Sumber Kesalahan dalam Komunikasi :
Orang / Individu, Timing / Waktu, Proses Encoding / Decoding
PENTINGNYA KOMUNIKASI YANG EFEKTIF
Komunikasi adalah proses dimana fungsi-fungsi Management (Planning, Organizing, Actuiting, Leading, Controlling) dilaksanakan.
Komunikasi adalah sarana /media untuk mengaktualisasikan segala pengetahuan dan keterampilan seorang manager.
Komunikasi adalah kegiatan dimana manajer mencurahkan sebagian besar dari waktunya.
THE MANAGER’S ROLE (BY HENRY MINTZBERG)
Interpersonal Figurehead, Leader, Liaison, Informational Monitor, Disseminator, Spokesperson, Decision Making Entrepreneur, Disturbance handler, Resource Allocator, Negotiator,
JENIS KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
KOMUNIKASI FORMAL, Komunikasi yang berjalan secara formal melalui kerangka Struktur Organisasi.
KOMUNIKASI INFORMAL, Komunikasi yang berjalan melalui “jalur tersembunyi” dalam organisasi.
KOMUNIKASI FORMAL
Komunikasi Superior-Subordinate (Atasan-Bawahan), Komunikasi Subordinate- Superior (Bawahan-Atasan), Komunikasi antara orang-orang yang setingkat : Interaktif
MEDIA KOMUNIKASI MANAGER- SUBORDINATE
ORAL COMMUNICATION ( Komunikasi Lisan), WRITTEN COMMUNICATION (Komunikasi Tertulis), NON-VERBAL COMMUNICATION (Komunikasi Non-Verbal),
UPAYA MANAGER UNTUK BERKOMUNIKASI EFEKTIF
Sensitivity to receiver, Awareness of symbolic meaning, Careful timing, Feedback, Face to face communication, Nonverbal cues, Reinforcing words with action, Simple language, Redundancy
MASALAH KOMUNIKASI FORMAL
Terlalu banyaknya jumlah informasi dalam aliran informasi:
1. Overload
2. Distortion & Omission
Lingkungan Kerja yang menimbulkan kesulitan dalam komunikasi.
“Mata Rantai” terlalu panjang.
KOMUNIKASI INFORMAL
Ciri : Penyebarannya cepat sekali, sebab :
Terjadi secara berantai, Tidak dibatasi oleh Struktur Organisasi ,
Bentuk Jaringan :
Single Strand, Gossip (semua), Probability (acak), Cluster (pilih-pilih)
STRATEGI MENGATASI RUMOR
REFUTATION , RETRIEVAL CUE, STORAGE CUE, NO RESPONSE
MENINGKATKAN COMMUNICATION SKILLS
Keterampilan Menyimak, Keterampilan Melakukan Wawancara, Keterampilan Memimpin Rapat, Keterampilan Melakukan Presentasi
MENYIMAK & MASALAHNYA
Merupakan proses mendengar, mengikuti, memahami, mengevaluasi dan menanggapi pesan-pesan yang disampaikan. Sebab Penyimakan yang tidak Efektif :
Lebih Banyak Bicara, Sindrom Hiburan, Mengutamakan Prasangka, Tidak Kritis, “Hard Subject” Phobias, Terpengaruh Gangguan
CARA MENYIMAK YANG EFEKTIF
Berhenti berbicara , Hilangkan Ketegangan, Tunjukkan Perhatian Anda, Singkirkan Hal-hal yang mengganggu Perhatian, Tunjukkan Empathy, Bersikaplah Sabar, Tidak Bersikap Emosional, Ajukan pertanyaan secara kritis
FUNGSI WAWANCARA BAGI SEORANG MANAGER
Pengumpulan Informasi dari bawahan, Penerapan Empowerment dalam Pengambilan Keputusan, Membantu bawahan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi dalam pekerjaan, Pembinaan Disiplin Bawahan, Evaluasi Hasil Pekerjaan, Penilaian calon pegawai
KESALAHAN DALAM WAWANCARA
EFEK HALO, PERTANYAAN YANG MENGARAHKAN, BIAS INDIVIDUAL, DOMINASI PEWAWANCARA
CARA WAWANCARA YANG EFEKTIF,
Active Listening terhadap apa dan bagaimana yang diwawancarai berkomunikasi.
Teliti memperhatikan sinyal /tanda-tanda non verbal.
Selalu ingat akan tujuan wawancara.
Memberikan pertanyaan terstruktur dan tidak terstruktur secara seimbang.
Menghindari kesimpulan yang tergesa-gesa.
MEMBERI FEEDBACK YG EFEKTIF BAGI BAWAHAN
Berikan feedback secara khusus (spesifik).
Feedback pertama kali sebaiknya dilakukan melalui face to face.
Berikan feedback secara terus terang
Berikan feedback pada saat yang tepat (timing)
Feedback berhubungan dengan perilaku bukan “personal”.
Berikan Feedback secara interaktif
Berikan Feedback secara seimbang : verbal-non verbal.
MASALAH RAPAT YANG PALING UMUM
Tidak ada tujuan atau agenda pokok
Tidak ada kesiapan dari peserta rapat.
Rapat sering terlambat dimulai.
Persiapan tempat rapat yang buruk.
Rapat terlalu lama
Rapat didominasi peserta tertentu.
Tidak ada hasil atau tindak lanjut dari rapat
PENYEBAB RAPAT YANG TERLALU LAMA
Kepemimpinan tidak efektif
Banyak interupsi
Membiarkan diskusi bertele-tele dan menyimpang
“DOSA” PEMIMPIN RAPAT
Mendominasi rapat, Persiapan yang buruk, Membiarkan rapat menyimpang, Membenci pertanyaan-pertanyaan, Membiarkan selingan humor yang berlebihan, Melecehkan anggota kelompok, Mentoleransi interupsi,
MEMIMPIN RAPAT YANG EFEKTIF
Mengendalikan keaktifan berbicara yang berlebihan.
Mendesak orang yang pendiam untuk berbicara.
Melindungi anggota baru yang yunior
Mendorong pernyataan gagasan.
Menekan kecenderungan mematikan gagasan.
Meningkatkan jenjang senioritas.
Menutup rapat dengan nada yang positif.
PENGENDALIAN DIRI PEMIMPIN RAPAT
Jangan mendominasi rapat.
Mempersiapkan rapat dengan baik.
Mengendalikan rapat yang menyimpang.
Jangan membenci pertanyaan-pertanyaan.
Jangan biarkan gangguan humor yang berlebihan.
Jangan pernah melecehkan anggota kelompok.
Hindarkan interupsi.
KOMUNIKASI BISNIS
BENTUK KOMUNIKASI BISNIS :
Public Speaking, Presentation Speaking
PENTINGNYA PRESENTASI :
Efisiensi, Efektivitas, Pengaruh
MERENCANAKAN PRESENTASI
MENGKAJI TUJUAN, MENGANALISIS AUDIENCE, MENGORGANISASIKAN PESAN, MERENCANAKAN DUKUNGAN MULTIMEDIA.
MELAKSANAKAN PRESENTASI
MEMBANGUN PERHATIAN PERTAMA YANG MENYENANGKAN
MENYAMPAIKAN PESAN:
Pemilihan Kata, Penggunaan Gaya Bahasa, Menggunakan Kiasan,
PENGGUNAAN KOMUNIKASI NON VERBAL
KOMUNIKASI NON VERBAL DALAM PRESENTASI
SIKAP TUBUH, GERAKAN, GERAK ISYARAT, KONTAK MATA, EKSPRESI WAJAH, PENAMPILAN PRIBADI
PERILAKU ORGANISASI
PENGORGANISASIAN & STRUKTUR ORGANISASI
Pengorganisasian (Organizing) adalah proses pengaturan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang diinginkan dengan memperhatikan lingkungan yang ada. Struktur Organisasi adalah susunan dan hubungan-hubungan antar komponen bagian-bagian dan posisi-posisi dalam suatu perusahaan
DIMENSI ORGANIZING YG MEMPENGARUHI PERILAKU
Formalisasi, Spesialisasi, Standardisasi, Sentralisasi, Hirarki Kekuasaan (Otoritas), Kompleksitas,
Profesionalisme, Konfigurasi
PERSOALAN STRUKTUR ORGANISASI
MERANCANG STRUKTUR ORGANISASI BARU, MELAKUKAN PERUBAHAN TERHADAP STRUKTUR ORGANISASI YANG ADA
KARAKTERISTIK UMUM ORGANISASI YANG BAIK
Appropriate, Adequate, Effective, Efficient
CIRI-CIRI TEKNIS ORGANISASI TIDAK BAIK
Pengambilan keputusan seringkali terlambat ataupun seringkali kurang baik.
Organisasi tidak mampu bereaksi dengan baik terhadap perubahan kondisi lingkungan.
Dalam organisasi seringkali terjadi pertentangan.
FAKTOR PERTIMBANGAN DLM DESIGN ORGANISASI
Environment (Lingkungan), Technology, Tujuan Organisasi, Strategi Organisasi
Work Force (Tenaga Kerja), Size (Ukuran Organisasi),
DIMENSI LINGKUNGAN
Kompleksitas, Dinamisme, Hostility (Keruwetan),
PENGARUH LINGKUNGAN DALAM STR. ORGANISASI
Kompleksitas Struktur Organisasi, Peredam (Buffers), Elemen-elemen Perbatasan (Boundary Spanning), Differensiasi dan Integrasi
PROSES MERANCANG STRUKTUR ORGANISASI
Detailing of work, Division of work, Aggregation of work ( departmentation), Coordination of work (Org. Structure Design), Monitoring & Reorganizing
DEPARTEMENTASI
DEPARTMENTATION BY PURPOSE
By Product, By Customer, By Location
DEPARTMENTATION BY PROCESS
By Business Process, By Management Process,
RENTANG KENDALI (SPAN OF CONTROL)
Sering disebut juga Span of Management, Span of Executive atau Span of Authority. Adalah batas jumlah bawahan langsung yang dapat dipimpin dan dikendalikan secara effektif oleh seorang manager.
PERLUNYA RENTANG KENDALI DLM ORGANISASI
Keterbatasan waktu, Keterbatasan pengetahuan, Keterbatasan kemampuan, Keterbatasan perhatian
Rentang Kendali setiap pemimpin / manager tidak sama (relatif)
FAKTOR YANG MEMBATASI RENTANG KENDALI (1)
Sifat dan terperincinya rencana, Latihan-latihan dalam perusahaan, Posisi Manager dalam perusahaan, Dinamis & Statisnya Organisasi, Efektivitas Komunikasi, Tipe pekerjaan yang dilakukan
FAKTOR YANG MEMBATASI RENTANG KENDALI (2)
Kecakapan & Pengalaman Manager, Span of Personality and Energy, Dedikasi dan Partisipasi bawahan.
HIRARKI ORGANISASI
Hirarki organisasi dipengaruhi oleh besar kecilnya Span of control yang dibuat.
Hirarki Organisasi :
1. Hirarki Pendek ( Flat Organization)
2. Hirarki Panjang ( Tall Organization)
KEUNGGULAN FLAT ORGANIZATION
Tingkatan manager sedikit, biaya-biaya yang terkait dengan jabatan relatif kecil.
Jalur perintah dan tanggung jawab pendek, komunikai lebih efektif, hambatan lebih mudah diatasi.
Hambatan birokrasi dapat dihindari, pekerjaan dapat lebih cepat.
KELEMAHAN FLAT ORGANIZATION
Koordinasi sulit dilakukan, Mengkoordinasi bawahan yang banyak relatif lebih sulit.
Pembinaan dan kontrol kurang efektif.
Spesialisasi tugas kurang mendalam.
KEUNGGULAN TALL ORGANIZATION
Koordinasi lebih mudah dilakukan
Pembinaan dan kontrol lebih efektif
Spesialisasi tugas lebih mendalam.
KELEMAHAN TALL ORGANIZATION
Biaya-biaya yang berkaitan dengan jabatan lebih besar.
Birokrasi semakin panjang.
Jalur perintah dan tanggung jawab lebih panjang.
BENTUK STRUKTUR ORGANISASI
Struktur Fungsional, Struktur Produk, Struktur Matriks
KELEBIHAN STRUKTUR ORGANISASI FUNGSIONAL
Paling sesuai untuk lingkungan yang stabil
Dapat mencapai skala ekonomis pada masing-masing bagian.
Merangsang berkembangnya keterampilan yang bersifat fungsional.
Sesuai untuk organisasi berukuran kecil sampai sedang.
Baik bagi organisasi yang menghasilkan satu atau sejumlah kecil jenis produk.
KEKURANGAN STRUKTUR ORGANISASI FUNGSIONAL
Respon organisasi terhadap perubahan kondisi lingkungan agak lambat.
Pengambilan keputusan menumpuk pada puncak organisasi.
Koordinasi antar bagian / fungsi tidak terlalu baik.
Inovasi terbatas
Pandangan terhadap sasaran organisasi agak terbatas, anggota organisasi cenderung hanya memperhatikan sasaran bagiannya sendiri.
KELEBIHAN STRUKTUR ORGANISASI PRODUK
Paling sesuai untuk lingkungan yang tidak stabil dengan perubahan cepat.
Penanggung jawab produk jelas.
Koordinasi antar fungsi baik.
Mudah beradaptasi dengan tuntutan luar.
Sesuai untuk organisasi berukuran besar.
Baik bagi organisasi yang menghasilkan banyak jenis produk.
KEKURANGAN STRUKTUR ORGANISASI PRODUK
Tidak mampu mencapai efisiensi ekonomis
Koordinasi antar produk sulit
Keahlian teknis hilang karena tidak ada spesialisasi fungsional.
Integrasi ataupun standardisasi antar produk sulit tercapai.
KELEBIHAN STRUKTUR ORGANISASI MATRIKS
Mampu mencapai tingkat koordinasi yang diperlukan untuk menjawab tuntutan “ganda” lingkungan.
Dapat memanfaatkan karyawan secara fleksibel.
Sesuai untuk pengambilan keputusan yang sifatnya rumit serta lingkungan yang tidak stabil.
Sangat sesuai untuk organisasi ukuran sedang.
KEKURANGAN STRUKTUR ORGANISASI MATRIKS
Adanya wewenang ganda menyebabkan munculnya kebingungan.
Menghabiskan banyak waktu untuk koordinasi.
Hanya bisa berjalan jika hubungan bersifat kolegial bukan vertikal.
TAHAPAN PERTUMBUHAN ORGANISASI
Tahapan Bayi, Tahapan Remaja, Tahapan Dewasa
ALASAN PERTUMBUHAN ORGANISASI
Keinginan untuk menjadi lengkap, Mobilitas para eksekutif, Faktor ekonomis, Kemampuan menjaga kelangsungan hidup
EFEKTIVITAS ORGANISASI
Pengertian : Tingkat keberhasilan organisasi dalam usaha untuk mencapai tujuan atau sasarannya.
Pengukuran Efektivitas Organisasi :
Pendekatan Sumber- Proses- Sasaran, Pendekatan Constituency,
KRITERIA PENGUKURAN EFEKTIVITAS ORGANISASI
Adaptabilitas dan fleksibilitas organisasi, Produktivitas, Kepuasan karyawan, Tingkat keuntungan
Keberhasilan dalam mendapatkan sumber, Kebebasan dari rasa tertekan para anggota organisasi, Kontrol terhadap lingkungan, Efisiensi organisasi, Kemampuan organisasi untuk mempertahankan anggotanya, Pertumbuhan organisasi, Kelancaran komunikasi dalam organisasi, Kemampuan mempertahankan eksistensi organisasi
PENDEKATAN CONSTITUENCY
Pemilik Perusahaan : Tingkat Keuntungan
Karyawan : Kepuasan Kerja
Konsumen / Pelanggan : Kepuasan Pelanggan
Pemberi Pinjaman : Kredibilitas Pengembalian
Lingkungan / Komunitas : Sumbangan / kontribusi
Supplier : Kelancaran transaksi / pembayaran
Pemerintah : Kepatuhan terhadap hukum & peraturan.
PENGORGANISASIAN & STRUKTUR ORGANISASI
Pengorganisasian (Organizing) adalah proses pengaturan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang diinginkan dengan memperhatikan lingkungan yang ada. Struktur Organisasi adalah susunan dan hubungan-hubungan antar komponen bagian-bagian dan posisi-posisi dalam suatu perusahaan
PERSOALAN STRUKTUR ORGANISASI
MERANCANG STRUKTUR ORGANISASI BARU, MELAKUKAN PERUBAHAN TERHADAP STRUKTUR ORGANISASI YANG ADA,
CIRI-CIRI TEKNIS ORGANISASI TIDAK BAIK
Pengambilan keputusan seringkali terlambat ataupun seringkali kurang baik. Organisasi tidak mampu bereaksi dengan baik terhadap perubahan kondisi lingkungan. Dalam organisasi seringkali terjadi pertentangan.
FAKTOR PERTIMBANGAN DLM DESIGN ORGANISASI
Environment (Lingkungan), Technology, Tujuan Organisasi, Strategi Organisasi, Work Force (Tenaga Kerja), Size (Ukuran Organisasi)
DIMENSI LINGKUNGAN
Kompleksitas, Dinamisme, Hostility (Keruwetan),
PROSES MERANCANG STRUKTUR ORGANISASI
Detailing of work, Division of work, Aggregation of work ( departmentation), Coordination of work (Org. Structure Design), Monitoring & Reorganizing
DEPARTEMENTASI
DEPARTMENTATION BY PURPOSE:
By Product, By Customer, By Location,
DEPARTMENTATION BY PROCESS
By Business Process, By Management Process,
RENTANG KENDALI (SPAN OF CONTROL)
Sering disebut juga Span of Management, Span of Executive atau Span of Authority. Adalah batas jumlah bawahan langsung yang dapat dipimpin dan dikendalikan secara effektif oleh seorang manager.
PERLUNYA RENTANG KENDALI DLM ORGANISASI
Keterbatasan waktu, Keterbatasan pengetahuan, Keterbatasan kemampuan, Keterbatasan perhatian
Rentang Kendali setiap pemimpin / manager tidak sama (relatif)
FAKTOR YANG MEMBATASI RENTANG KENDALI (1)
Sifat dan terperincinya rencana
Latihan-latihan dalam perusahaan
Posisi Manager dalam perusahaan
Dinamis & Statisnya Organisasi
Efektivitas Komunikasi
Tipe pekerjaan yang dilakukan
FAKTOR YANG MEMBATASI RENTANG KENDALI (2)
Kecakapan & Pengalaman Manager
Span of Personality and Energy
Dedikasi dan Partisipasi bawahan.
HIRARKI ORGANISASI
Hirarki organisasi dipengaruhi oleh besar kecilnya Span of control yang dibuat.
Hirarki Organisasi :
Hirarki Pendek ( Flat Organization)
Hirarki Panjang ( Tall Organization)
KEUNGGULAN FLAT ORGANIZATION
Tingkatan manager sedikit, biaya-biaya yang terkait dengan jabatan relatif kecil.
Jalur perintah dan tanggung jawab pendek, komunikai lebih efektif, hambatan lebih mudah diatasi.
Hambatan birokrasi dapat dihindari, pekerjaan dapat lebih cepat.
KELEMAHAN FLAT ORGANIZATION
Koordinasi sulit dilakukan, Mengkoordinasi bawahan yang banyak relatif lebih sulit.
Pembinaan dan kontrol kurang efektif.
Spesialisasi tugas kurang mendalam.
KEUNGGULAN TALL ORGANIZATION
Koordinasi lebih mudah dilakukan
Pembinaan dan kontrol lebih efektif
Spesialisasi tugas lebih mendalam.
KELEMAHAN TALL ORGANIZATION
Biaya-biaya yang berkaitan dengan jabatan lebih besar.
Birokrasi semakin panjang.
Jalur perintah dan tanggung jawab lebih panjang.
BENTUK STRUKTUR ORGANISASI
Struktur Fungsional
Struktur Produk
Struktur Matriks
KELEBIHAN STRUKTUR ORGANISASI FUNGSIONAL
Paling sesuai untuk lingkungan yang stabil
Dapat mencapai skala ekonomis pada masing-masing bagian.
Merangsang berkembangnya keterampilan yang bersifat fungsional.
Sesuai untuk organisasi berukuran kecil sampai sedang.
Baik bagi organisasi yang menghasilkan satu atau sejumlah kecil jenis produk.
KEKURANGAN STRUKTUR ORGANISASI FUNGSIONAL
Respon organisasi terhadap perubahan kondisi lingkungan agak lambat.
Pengambilan keputusan menumpuk pada puncak organisasi.
Koordinasi antar bagian / fungsi tidak terlalu baik.
Inovasi terbatas
Pandangan terhadap sasaran organisasi agak terbatas, anggota organisasi cenderung hanya memperhatikan sasaran bagiannya sendiri.
KELEBIHAN STRUKTUR ORGANISASI PRODUK
Paling sesuai untuk lingkungan yang tidak stabil dengan perubahan cepat.
Penanggung jawab produk jelas.
Koordinasi antar fungsi baik.
Mudah beradaptasi dengan tuntutan luar.
Sesuai untuk organisasi berukuran besar.
Baik bagi organisasi yang menghasilkan banyak jenis produk.
KEKURANGAN STRUKTUR ORGANISASI PRODUK
Tidak mampu mencapai efisiensi ekonomis
Koordinasi antar produk sulit
Keahlian teknis hilang karena tidak ada spesialisasi fungsional.
Integrasi ataupun standardisasi antar produk sulit tercapai.
KELEBIHAN STRUKTUR ORGANISASI MATRIKS
Mampu mencapai tingkat koordinasi yang diperlukan untuk menjawab tuntutan “ganda” lingkungan.
Dapat memanfaatkan karyawan secara fleksibel.
Sesuai untuk pengambilan keputusan yang sifatnya rumit serta lingkungan yang tidak stabil.
Sangat sesuai untuk organisasi ukuran sedang.
KEKURANGAN STRUKTUR ORGANISASI MATRIKS
Adanya wewenang ganda menyebabkan munculnya kebingungan.
Menghabiskan banyak waktu untuk koordinasi.
Hanya bisa berjalan jika hubungan bersifat kolegial bukan vertikal.
TAHAPAN PERTUMBUHAN ORGANISASI
Tahapan Bayi
Tahapan Remaja
Tahapan Dewasa
ALASAN PERTUMBUHAN ORGANISASI
Keinginan untuk menjadi lengkap
Mobilitas para eksekutif
Faktor ekonomis
Kemampuan menjaga kelangsungan hidup
EFEKTIVITAS ORGANISASI
Pengertian : Tingkat keberhasilan organisasi dalam usaha untuk mencapai tujuan atau sasarannya.
Pengukuran Efektivitas Organisasi :
Pendekatan Sumber- Proses- Sasaran
Pendekatan Constituency
PERILAKU ORGANISASI
KOMITMEN PEKERJA
KOMITMEN
Definisi : (Porter & Steers ;1991)
“Derajat keterikatan relatif pekerja terhadap organisasinya”
Komitmen merupakan output dari pengaruh berbagai faktor perilaku organisasional– (faktor individu, kelompok, organisasi)
EKSPRESI KOMITMEN : SIKAP
Tingkat disiplin kerja
Sikap positif terhadap pekerjaan & rekan /atasan
Rasa bangga
Loyalitas
Kepatuhan terhadap prosedur / peraturan
Adanya rasa memiliki
EKSPRESI KOMITMEN : PERILAKU
Tetap bertahan menjadi anggota organisasi
Tidak mengeluh & berpaling ke organisasi lain bila organisasi mengalami kemunduran.
Memiliki inisiatif & motif berprestasi
Bekerja keras
Bersedia berkorban tenaga & pikiran demi keberhasilan organisasi
PENGARUH KOMITMEN
Productivity : prestasi kerja
Absence : kemangkiran
Turnover : tingkat keluar-masuk pegawai dalam perusahaan.
PROSES TERBENTUKNYA KOMITMEN PEKERJA
Faktor personal
Faktor Organisasional
Faktor Non organisasional
FAKTOR PERSONAL
Kebutuhan atas Pekerjaan
Kontrak Psikologi
Harapan untuk Sukses
Karakteristik Personal
Menentukan Komitmen Awal
FAKTOR ORGANISASI
Pengalaman tugas awal
Peran & Lingkup Pekerjaan
Gaya kepemimpinan & Pengawasan
Konsistensi aturan
Kesempatan Promosi
Keadilan yang dirasakan
FAKTOR NON ORGANISASIONAL
Tersedianya alternatif kerja yang menawarkan insentif atau kepuasan kerja yang lebih.
FAKTOR SIGNIFIKAN YG MEMPENGARUHI KOMITMEN
Kebutuhan seseorang akan prestasi
Sikap groupnya terhadap organisasi
Pendidikan
Ketergantungan organisasional
Persepsi terhadap peran pribadi dalam organisasi
UPAYA MENINGKATKAN KOMITMEN
Memperbesar harapan untuk sukses
Meningkatkan kohesifitas kelompok
Menerapkan sistim Self-Management
Memperbesar kesempatan berpartisipasi
Perbaikan sistim imbalan
Penghargaan atas prestasi
Memberikan pendidikan / pelatihan
MATERI 13 PERILAKU ORGANISASI
MANAJEMEN PERUBAHAN
PERUBAHAN ORGANISASI
Organisasi & Lingkungan
Reaksi organisasi terhadap perubahan lingkungan
Skenario perubahan dalam perusahaan :
No change scenario : reaktif
Sporadic change scenario : tidak terencana
Continuous Scenario : terencana
LINGKUP PERUBAHAN
STRUKTUR
- Perubahan design organisasi
TEKNOLOGI & PROSES
Perubahan teknologi produksi
Perubahan proses bisnis / produksi
ORANG
Perubahan Sikap
Perubahan Perilaku
MANAJEMEN PERUBAHAN
Adalah proses mendiagnosa, menginisialisasi, mengimplementasi dan mengintegrasi perubahan individu, kelompok, atau organisasi dalam rangka menyesuaikan diri dan mengantisipasi perubahan lingkungannya agar tetap tumbuh, berkembang dan menghasilkan keuntungan.
MENGAPA PERUBAHAN HARUS DIKELOLA ?
Force Field Theory (Kurt Lewin) :
“Dalam setiap perubahan selalu terdapat dua kekuatan yang saling berhadapan :
Force for change
Force against change
Keberhasilan sangat ditentukan oleh dua kekuatan ini (Gordon, 1991)
Force Field Analysis
FORCE FIELD ANALYSIS
Identifikasi kekuatan pendorong perubahan
Identifikasi kekuatan penghambat perubahan
Rumuskan tindakan-tindakan untuk mengurangi kekuatan penghambat
Rumuskan tindakan-tindakan untuk memperkuat kekuatan pendorong.
Nilai kelayakan setiap tindakan
Tentukan prioritas
FORCE FOR CHANGE : EXTERNAL FACTORS
Kelangkaan sumber daya
Peraturan Baru
Perubahan Perilaku konsumen.
Perubahan di pasar tenaga kerja
Laju inflasi yang tidak terkendali
Tingkat suku bunga yang tinggi
Persaingan yang meningkat
FORCE FOR CHANGE : INTERNAL FACTORS
Performansi kerja yang jelek
Keinginan pimpinan perusahaan untuk membangun budaya baru.
Penerapan strategi baru: pengembangan bisnis /produk baru
Penerapan struktur organisasi baru
Penerapan sistim reward baru.
Penerapan teknologi baru
FORCE FOR STABILITY
Ketidakpastian akibat perubahan
Rasa tidak aman
Ancaman terhadap kekuasaan
Keengganan untuk melepaskan manfaat saat ini (ekonomi/ sosial)
Hambatan Perilaku
Ketidakjelasan informasi rencana perubahan
CARA MENGATASI FAKTOR PENGHAMBAT
Pendidikan & Komunikasi
Keikutsertaan & Keterlibatan
Keringanan & Tunjangan
Negosiasi & Kesepakatan
Manipulasi & Kooptasi
Paksaan Implisit & Eksplisit
CHANGE AGENTS
Adalah pelaksana perubahan atau yang bertanggung jawab sebagai pemimpin dalam pelaksanaan perubahan.
Bertugas mengamati, menganalisis dan memberi nasihat terhadap masalah perubahan dari semua segi dan mengembangkan solusi
Pihak Internal atau Eksternal
EXTERNAL CHANGE AGENTS
Alasan keahlian/keterampilan khusus yang dibutuhkan.
Kebebasan dari tanggung jawab operasional.
Prestise dan kemudahan membangun kepercayaan.
PROFIL CHANGE AGENTS YANG BAIK
Mengerti struktur, ketergantungan, fungsi dan tujuan organisasi.
Mengerti cara orang memandang sesuatu.
Memiliki kemampuan komunikasi yang baik
Memiliki kemampuan menciptakan iklim
Memiliki kepercayaan diri
Terbuka
MODEL PROSES PERUBAHAN
UNFREEZING : Pencairan Kembali
Keengganan
CHANGING : Perubahan
REFREEZING : Pembekuan kembali
Berubah sementara / kembali ke perilaku tradisional
MENILAI KESIAPAN SISTEM UNTUK BERUBAH
Rumus : C = (AxBxD) > X
C = Perubahan
A = Tingkat ketidakpuasan terhadap status quo
B = Kejelasan keadaan yang dikehendaki
D= Langkah awal praktis menuju keadaan yang dikehendaki
X = Biaya perubahan (energi,emosi,uang,dll)
STRATEGI INISIALISASI PERUBAHAN
Rational ( Cognitif)
Power Legislatif (Behavioral)
Reeducatif (Affective)
(Chin & Benne ; Robert Burns 1993)
STRATEGI INISIALISASI PERUBAHAN
Kepuasan Diri
Identifikasi
Internalisasi
(Kelman, 1993)
PERILAKU UMUM PERUBAHAN YANG SUKSES
Berkomunikasi secara terbuka
Mau bekerjasama
Mau mengambil tanggungjawab
Memiliki visi yang sama
Mampu memecahkan masalah secara efektif
Mendukung upaya manajemen
Mau mencoba yang baru
PERILAKU MANAJER DLM PERUBAHAN YANG SUKSES
Mampu membangun partisipasi bawahan
Mampu memimpin dengan visi kedepan
Dapat berfungsi secara strategik
Mampu menjadi aliran informasi
Mampu mengembangkan potensi bawahan
Bangun Partnerships
Komunikasi bisnis adalah setiap komunikasi yang digunakan untuk membangun partnerships, sumber daya intelektual, untuk mempromosikan satu gagasan; suatu produk; servis; atau suatu organisasi, dengan sasaran untuk menciptakan nilai bagi bisnis yang dijalankan.
be well,
Dwika-ExecuTrain
KOMUNIKASI BISNIS
by: Cinta Oktafien
PENGERTIAN KOMUNIKASI
Berikut adalah beberapa pengertian komunikasi yang diambil dari beberapa sumber :
· Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui sistem yang biasa (lazim) baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan.
· Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan atau informasi diantara dua orang atau lebih dengan harapan terjadinya pengaruh yang positif atau menimbulkan efek tertentu yang diharapkan. Komunikasi adalah persepsi dan apresiasi.
· Komunikasi adalah sesuatu hal dasar yang selalu dibutuhkan dan dilakukan oleh setiap insan manusia, karena berkomunikasi merupakan dasar interaksi antar manusia untuk memperoleh kesepakatan dan kesepahaman yang dibangun untuk mencapai suatu tujuan yang maksimal diantara kedua nya. Untuk mencapai usaha dalam berkomunikasi secara efektif, maka sebaiknya kita harus mengetahui sejumlah pemahaman dan persoalan yang terjadi dalam proses berkomunikasi itu sendiri.
PENGERTIAN KOMUNIKASI BISNIS
Berikut adalah beberapa pengertian komunikasi bisnis yang diambil dari beberapa sumber :
· Komunikasi bisnis adalah setiap komunikasi yang digunakan untuk membangun partnerships, sumber daya intelektual, untuk mempromosikan satu gagasan; suatu produk; servis; atau suatu organisasi, dengan sasaran untuk menciptakan nilai bagi bisnis yang dijalankan. Komunikasi Bisnis meliputi pengetahuan yang menyeluruh dari sisi internal dan eksternal bisnis tersebut. Komunikasi yang internal termasuk komunikasi visi (perseroan/perusahaan), strategi, rencana-rencana, kultur/budaya perusahaan, nilai-nilai dan prinsip dasar yang terdapat di perusahaan, motivasi karyawan, serta gagasan-gagasan, dll. Komunikasi eksternal termasuk merek, pemasaran, iklan, hubungan pelanggan, humas, hubungan-hubungan media, negosiasi-negosiasi bisnis, dll. Bagaimanapun bentuknya, semua hal tersebut memiliki tujuan yang sama, yaitu menciptakan suatu nilai bisnis (create business value).
· Komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal maupun nonverbal.
· Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur dan sistem organisasi. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif tetapi juga haruslah Persuasif, agar pihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.
· Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur dan sistem organisasi. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif tetapi juga haruslah Persuasif, agar pihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.
Komunikasi bisnis berbeda dengan komunikasi antar pribadi maupun komunikasi lintas budaya. Komunikasi antar pribadi ( interpersonal communications ) merupakan bentuk komunikasi yang lazim dijumpai dalam kehidupan sehari-hariantara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan komunikasi lintas budaya ( intercultural / communication ) merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan antara dua orang atau lebih, yang masing – masing memiliki budaya yang berbeda.
UNSUR-UNSUR DALAM BERKOMUNIKASI
Komunikasi meliputi 5 unsur, kemudian dikenal dengan formula 5 W + 1 H, yakni :
1. Komunikator = who [communicator, source, sender]
2. Pesan = says what [message]
3. Media = in which channel [channel, media]
4. Komunikan = to whom [communicant, communicatee, reciever, recipient]
5. Efek [effect, impact, influence]
Hal yang pertama dilakukan adalah memahami bentuk dasar komunikasi. Karena seorang komunikator yang baik harus memiliki beberapa alat komunikasi yang menunjang dalam menyampaikan suatu pesan. Seperti bagaimana cara menempatkan kata dalam suatu komunikasi sehingga memiliki arti dan bisa menarik minat dan simpati dari para pendengarnya dan mengajak peserta untuk ikut aktif dalam berkomunikasi seperti dalam kegiatan diskusi.
TEKNIK KOMUNIKASI
1. Komunikasi informatif [informative communication]
2. Komunikasi persuasif [persuasive communication]
3. Komunikasi instruktif/ koersif [instructive/ coersive communication]
4. Hubungan manusiawi [human relation]
TUJUAN KOMUNIKASI
1. Perubahan sikap [attitude change]
2. Perubahan pendapat [opinion change]
3. Perubahan perilaku [behaviour change]
4. Perubahan sosial [social change]
BENTUK KOMUNIKASI
Pada dasarnya ada dua bentuk komunikasi yang umum digunakan dalam dunia bisnis, yaitu, komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal.
1. Komunikasi verbal
Komunikasi verbal (verbal communication) merupakan salah satu bentuk komunikasi yang disampaikan kepada pihak lain melalui tulisan (written) dan lisan (oral). Contohnya adalah membaca majalah, mambaca surat kabar, mempresentasikan makalah dalam suatu acara seminar dan lain-lain.
Sedangkan komunikasi verbal memilki tipe yang dibedakan menjadi dua yaitu, berdasarkan aktif atau pasifnya peserta komunikasi dalam proses komunikasi. Dimana komunikasi verbal dapat bertindak sebagai komunikator atau pengirim pesan dan dapat bertindak sebagai audience
Adapun dalam berkomunikasi secara verbal, dibutuhkan pengungkapan kata-kata yang disusun dalam suatu pola yang berarti, baik dalam bentuk tulisan maupun lisan, seperti :
· Berbicara dan Menulis
Suatu pesan yang sangat penting dan kompleks, sebaiknya disampaikan dengan menggunakan tulisan, seperti surat, memo dan laporan
· Mendengarkan dan Membaca
Untuk mencapai komunikasi yang efektif, maka diperlukan komunikasi dua arah, dimana orang-orang yang terlibat di dalamnya memerlukan ketrampilan mendengar (listening) dan membaca (reading).
2. Komunikasi Nonverbal
Komunikasi nonverbal merupakan bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis. Walaupun pada umumnya komunikasi nonverbal memiliki sifat kurang terstruktur sehingga sulit untuk dipelajari, seperti memahami dalam penggunaan bahasa isyarat, ekspresi wajah, gerakan tubuh, sandi, simbol-simbol, warna dan intonasi suara. Dalam penyampaiannya, komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal memilki arti yang berbeda-beda, seperti dalam komunikasi nonverbal. pesan yang disampaikan biasanya dilakukan secara spontan tanpa memiliki rencana dan dilakukan secara tidak sadar dan bersifat alami
Adapun Komunikasi Nonverbal memilki beberapa tujuan , yaitu:
· Menyediakan dan memberikan informasi
· Mangatur alur suatu percakapan
· Mengekspresikan emosi
· Memberi sifat dan melengkapi, menentang atau mengembangkan pesan-pesan verbal
· Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain
· Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya dalam memberikan pengajaran pada saat kuliah
Kadang dalam prakteknya, di dalam suatu komunikasi bisnis terjadi penggabungan antar komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal dalam suatu situasi. Karena biasanya kata-kata yang disampaikan dalam suatu komunikasi atau percakapan kadang hanya membawa sebagian dari pesan.
Dan relevansinya dalam komunikasi bisnis, tipe komunikasi nonverbal dapat menentukan kredibilitas dan kepemimpinan seseorang, yang dapat dilihat dari karateristik suara, penampilan, sentuhan, gerakan dan posisi tubuh juga melalui ekspresi wajah dan mata.
TAHAP – TAHAP DALAM PROSES KOMUNIKASI
Menurut Courtland L Bovee dan Jhon V. Thilt dalam Business Communication Today, proses komunikasi ( Comunication Process ) terdiri atas enam tahap, yaitu :
1. Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan.
2. Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan.
3. Pengirim menyampaikan pesan.
4. Penerima menerima pesan
5. Penerima menafsirkan pesan
6. Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim
EMPAT (4) KETERAMPILAN DASAR KOMUNIKASI
Untuk dapat mengembangkan kemampuan dalam berkomunikasi secara efektif, baik secara personal maupun professional paling tidak kita harus menguasai empat jenis keterampilan dasar dalam berkomunikasi, yaitu :
1. menulis,
2. membaca,
3. berbicara;
4. mendengar
Persentase penggunaan saluran komunikasi adalah sebagai berikut :
- Menulis (writing): 9%
- Mendengarkan (listening): 45%
- Membaca (reading) : 16%
- Berbicara (speaking) : 30%
Disadari ataupun tidak, setiap hari kita melakukan, paling tidak, satu dari keempat hal tersebut diatas dengan lingkungan kita. Seperti juga pernafasan, komunikasi sering dianggap sebagai suatu kejadian otomatis dan terjadi begitu saja, sehingga seringkali kita tidak memiliki kesadaran untuk melakukannya secara efektif.
Aktivitas komunikasi adalah aktivitas rutin serta otomatis dilakukan, sehingga kita tidak pernah mempelajarinya secara khusus, seperti bagaimana menulis ataupun membaca secara cepat dan efektif ataupun berbicara secara efektif serta menjadi pendengar yang baik.
Menurut Stephen Covey, komunikasi merupakan keterampilan yang penting dalam hidup manusia. Unsur yang paling penting dalam berkomunikasi adalah bukan sekedar apa yang kita tulis atau yang kita katakan, tetapi karakter kita dan bagaimana kita menyampaikan pesan kepada penerima pesan. Penerima pesan tidak hanya sekedar mendengar kalimat yang disampaikan tetapi juga membaca dan menilai sikap kita. Jadi syarat utama dalam komunikasi yang efektif adalah karakter kokoh yang dibangun dari fondasi etika serta integritas pribadi yang kuat.
Tidak peduli seberapa berbakatnya seseorang, betapapun unggulnya sebuah tim atau seberapapun kuatnya kasus hukum, keberhasilan tidak akan diperoleh tanpa penguasaan keterampilan komunikasi yang efektif. Keterampilan melakukan komunikasi yang efektif akan berperan besar dalam mendukung pencapaian tujuan dari seluruh aktivitas. Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif, maka kemampuan untuk mengirimkan pesan atau informasi yang baik, kemampuan untuk menjadi pendengar yang baik, serta keterampilan menggunakan berbagai media atau alat audio visual merupakan bagian yang sangat penting
HAMBATAN DALAM KOMUNIKASI
Faktor hambatan yang biasanya terjadi dalam proses komunikasi, dapat dibagi dalam 3 jenis sebagai berikut:
· Hambatan Teknis
Hambatan jenis ini timbul karena lingkungan yang memberikan dampak pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi, akan semakin berkurang dengan adanya temuan baru di bidang teknologi komunikasi dan sistim informasi, sehingga saluran komunikasi dalam media komunikasi dapat diandalkan serta lebih efisien.
· Hambatan Semantik
Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau idea secara efektif. Definisi semantik adalah studi atas pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas, akan tetap menjadi tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi.
Untuk menghindari mis-komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan karakteristik komunikannya, serta melihat dan mempertimbangkan kemungkinan penafsiran yang berbeda terhadap kata-kata yangdigunakannya.
· Hambatan Manusiawi
Hambatan jenis ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh orang-orang yang terlibat dalam komunikasi, baik komunikator maupun komunikan.
Menurut Cruden dan Sherman, hambatan ini mencakup :
Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia, seperti perbedaan persepsi, umur, keadaan emosi, status, keterampilan mendengarkan, pencarian informasi, penyaringan informasi.
Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi atau lingkungan sosial dan budaya, seperti suasana dan iklim kerja serta tata nilai yang dianut .
Ditinjau dari aspek bisnis, organisasi adalah sarana manajemen (dilihat dari aspek kegiatannya). Korelasi antara Ilmu Komunikasi dengan Organisasi terletak pada peninjauannya yang berfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi.
Dalam lingkup organisasi, tujuan utama komunikasi adalah memperbaiki organisasi, yang ditafsirkan sebagai upaya yang dilakukan untuk mencapai tujuan-tujuan manajemen. Komunikasi organisasi terjadi setiap saat. Dan dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarchies antara satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.
Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur (jenjang / level) dan sistem organisasi yang kondusif. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif, yaitu agar pihak lain mengerti dan tahu, tetapi juga haruslah Persuasif, agar pihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.
Dalam proses komunikasi semua pesan atau informasi yang dikirim akan diterima dengan berbagai perbedaan oleh penerima pesan/informasi, baik karena perbedaan latar belakang, persepsi, budaya maupun hal lainnya. Untuk itu, suatu pesan atau informasi yang disampaikan hendaknya memenuhi 7 syarat atau dikenal juga dengan 7 C, yaitu :
1. Completeness (Lengkap)
Suatu pesan atau informasi dapat dikatakan lengkap, bila berisi semua materi yang diperlukan agar penerima pesan dapat memberikan tanggapan yang sesuai dengan harapan pengirim pesan.
2. Conciseness (Singkat)
Suatu pesan dikatakan concise bila dapat mengutarakan gagasannya dalam jumlah kata sekecil mungkin (singkat, padat tetapi jelas) tanpa mengurangi makna, namun tetap menonjolkan gagasannya.
3.Consideration (Pertimbangan)
Penyampaian pesan, hendaknya menerapkan empati dengan mempertimbangkan dan mengutamakan penerima pesan.
4.Concreteness (konkrit)
Penyampaian pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang gambalang, pasti dan jelas.
5.Clarity (Kejelasan)
Pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang mudah dimengerti dan mudah diinterpretasikan serta memilik makna yang jelas.
6.Courtessy (Kesopanan)
Pesan disampaikan dengan gaya bahasa dan nada yang sopan, akan memupuk hubungan baik dalam komunikas ibisnis.
7.Correctness (ketelitian)
Pesan hendaknya dibuat dengan teliti, dan menggunakan tata bahasa, tanda baca dan ejaan dengan benar (formal atau resmi).
Perbedaan latar belakang perbendaharaan bahasa, dan pernyataan emosional, juga dapat menimbulkan munculnya kesalahpahaman antara pengirim dan penerima pesan. Masalah-masalah tersebut antara lain :
1. Masalah dalam mengembangkan pesan
2. Masalah dalam menyampaikan pesan
3. Masalah dalam menafsirkan pesan
MEMPERBAIKI KOMUNIKASI
Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif diperlukan beberapa persyaratan,
atara lain : persepsi, ketetapan, kredibilitas, pengendalian, dan kecocokan / keserasian.
Komunikasi yang efektif dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dengan memperhatikan tiga hal sebagai berikut:
1. Membuat satu pesan secara lebih berhati-hati
2. Minimalkan gangguan dalam proses komunikasi
3. Mempermudah upaya umpan balik antara si Pengirim dan si penerima pesan
KEBERHASILAN KOMUNIKASI BISNIS
Keberhasilan komunikasi di dalam suatu organisasi akan ditentukan oleh kesamaan pemahaman antara-orang yang terlibat dalam kegiatan komunikasi. Kesamaan pemahaman ini dipengaruhi oleh kejelasan pesan, cara penyampaian pesan, perilaku komunikasi, dan situasi (tempat dan waktu) komunikasi. Komunikasi organisasi biasanya menggunakan kombinasi cara berkomunikasi (lisan, tertulis dan tayangan) yang memungkinkan terjadinya peyerapan informasi dengan lebih mudah dan jelas.
Secara empiris, pemahaman orang perihal sesuatu hal akan lebih mudah diserap dan dipahami jika sesuatu tersebut diperlihatkan dibanding hanya diperdengarkan atau dibacakan. Dan akan lebih baik lagi hasilnya jika sesuatu yang dikomunikasikan tersebut, selain diperlihatkan juga sekaligus dipraktikkan.
Hasil studi tentang perilaku bisnis di kalangan eksekutif menunjukkan fakta bahwa kemampuan berkomunikasi merupakan unsur pokok di antara berbagai faktor personal yang diperlukan untuk mempromosikan menejemen organisasi atau mengatasi konflik menejemen (Boove and Thill, 2002). Dengan kata lain, kemampuan berkomunikasi efektif sekaligus juga merupakan salah satu ciri mutu SDM karyawan. Istilahnya, komunikasi efektif dalam suatu organisasi dapat diumpamakan seperti darah dalam tubuh dan kunci kesuksesan.
Keberhasilan komunikasi bisnis juga sangat ditentukan oleh adanya efektivitas dalam komunikasi bisnis. Efektivitas komunikasi bisnis, seperti halnya jenis komunikasi lainnya ditentukan beberapa hal :
1. Persepsi
Komunikator harus dapat memprediksi apakah pesan yang disampaikan dapat diterima komunikan.
2. Keberhasilan Teknologi Informasi dan Komunikasi
Salah satu faktor keberhasilan komunikasi bisnis dalam penggunaan teknologi informasi dan komunikasi yaitu adanya proses integrasi informasi menyangkut ketersediaan komunikasi data yang tepat guna. Ini mencakup beberapa faktor antara lain, pertama, cakupan (range) produk jasa komunikasi data yang dimiliki. Dengan adanya hirarki, jenis, dan besar kecilnya manufaktur mempunyai perbedaan karakteristik sistem informasi yang dibutuhkan sehingga diperlukan jenis layanan komunikasi yang berbeda pula. Kedua, Coverage. Diperlukan provider yang dapat menyediakan layanan di lokasi manapun mengingat lokasi manufaktur yang menyebar dan terkadang di daerah yang terpencil (rural area). Ketiga, unjuk kerja (performansi). Performansi yang tinggi merupakan syarat utama agar komunikasi selalu dapat dilakukan. Keempat, Biaya. Faktor biaya menjadi salah satu faktor yang perlu dipertimbangkan agar efisiensi tetap dapat ditingkatkan.
Komunikasi berbasis internet
Internet menjadi suatu media komunikasi yang memegang peranan sangat penting dalam perkembangan bisnis, secara garis besar terdapat tiga aktivitas bisnis utama yang dapat dikomunikasikan lewat internet :
· Membangun Produk.
· Aktivitas opersional
· Pelayanan Jasa,
Berbagai aktivitas bisnis dapat dilakukan melalui internet, beberapa diantaranya adalah sebagai berikut :
· Berbagi data internal.
· Rekruitmen calon pegawai.
· Memperolah partner bisnis, dan pelanggan.
· Menemukan informasi eksternal (pihak luar).
· Pembelian material dan peralatan.
· Promosi produk dan jasa.
· Fasilitas penunjang bagi pelanggan.
· Media kolaborasi dengan partner bisnis.
· Publikasi perkembangan bisnis.
Komunikasi bisnis berbasis internet, dapat dilakukan dengan berbagai macam cara, yaitu :
· Menggunakan e-mail
· Diskusi melalui Milist (mailing list)
· Membuat suatu group/komunitas
· Melalui video konferensi
· Pesan singkat
· Telepon berbasis internet, dan
· Transfer data/dokumen
3. Ketepatan
Komunikan atau audience memiliki kerangka pikir. Agar komunikasi yang dilakukan tepat sasaran, komunikator perlu mengekspresikan hal yang ingin disampaikan sesuai dengan kerangka pikir komunikan.
4. Kredibilitas
Dalam berkomunikasi komunikator perlu memiliki suatu keyakinan bahwa komunikan dapat dipercaya. Sebaliknya dia juga harus bisa mendapatkan kepercayaan dari komunikan.
5. Pengendalian
Dalam komunikasi, komunikan memberika reaksa/umpan balik/feedback terhadap pesan yang disampaikan. Reaksi ini harus bisa diantisipasi sekaligus dikendalikan oleh komunikator sehingga tidak melenceng dari target komunikasi yang diharapkan.
6. Kecocokan
Komunikator yang baik selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang menyenangkan dengan komunikan.
Pendapat lain mengatakan bahwa agar komunikas berjalan secara efektif dan efisien maka ada 3 hal yang sangat penting yaitu :
1. Mampu membuat pesan dipahami.
2. Harus memahami pesan yang diharapkan yang dikirim kepada anda.
3. Kendali atas proses komunikasi harus diterapkan.
Selain itu agar dapat melakukan komunikasi bisnis yang efektif, seorang komunikan harus memiliki 3 kemampuan (skill), yaitu :
1. Empati,
2. Pembicara yang sederajat,
3. Proyeksi atau menciptakan dampak.
Dengan demikian apabila komunikasi bisnis berjalan secara efektif di suatu perusahaan akan dapat menghasilkan beberapa hal sebagai berikut :
· Mempercepat Penyelesaian Masalah.
· Memperkuat Pengambilan Keputusan.
· Meningkatkan Profesionalisme.
· Memberikan Respon yang Positif terhadap Stakeholder.
· Meningkatkan Produktivitas.
· Memperkuat hubungan Bisnis.
KESIMPULAN
Peran komunikasi dalam suatu organisasi sangat penting. Tidak ada seorangpun dalam keseharian tugasnya tanpa berkomunikasi. Baik itu bertema masalah pekerjaan maupun masalah di luar pekerjaan, seperti masalah keluarga, politik, sosial dan ekonomi nasional. Semua ini pasti dilakukan lewat komunikasi. Juga baik itu dilakukan melalui jalur vertikal (atasan-bawahan) maupun jalur horisontal (kolega setingkat).
Seberapa jauh proses berkomunikasi itu berhasil dengan baik sangat ditentukan oleh kondisi dan perilaku manajer sebagai pengirim gagasan atau pesan, penerima pesan, media yang dipakai, teknologi informasi yanga ada, isi pesan dan cara pesan yang disampaikan serta suasana komunikasi itu sendiri. Keberhasilan itu akan dicerminkan oleh tidak adanya kesenjangan pemahaman antara pengirim dan penerima pesan sehingga para manajer merasa senang dan puas, begitu juga para karyawan.
be well,
Dwika-ExecuTrain
KOMUNIKASI BISNIS
by: Cinta Oktafien
PENGERTIAN KOMUNIKASI
Berikut adalah beberapa pengertian komunikasi yang diambil dari beberapa sumber :
· Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui sistem yang biasa (lazim) baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan.
· Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan atau informasi diantara dua orang atau lebih dengan harapan terjadinya pengaruh yang positif atau menimbulkan efek tertentu yang diharapkan. Komunikasi adalah persepsi dan apresiasi.
· Komunikasi adalah sesuatu hal dasar yang selalu dibutuhkan dan dilakukan oleh setiap insan manusia, karena berkomunikasi merupakan dasar interaksi antar manusia untuk memperoleh kesepakatan dan kesepahaman yang dibangun untuk mencapai suatu tujuan yang maksimal diantara kedua nya. Untuk mencapai usaha dalam berkomunikasi secara efektif, maka sebaiknya kita harus mengetahui sejumlah pemahaman dan persoalan yang terjadi dalam proses berkomunikasi itu sendiri.
PENGERTIAN KOMUNIKASI BISNIS
Berikut adalah beberapa pengertian komunikasi bisnis yang diambil dari beberapa sumber :
· Komunikasi bisnis adalah setiap komunikasi yang digunakan untuk membangun partnerships, sumber daya intelektual, untuk mempromosikan satu gagasan; suatu produk; servis; atau suatu organisasi, dengan sasaran untuk menciptakan nilai bagi bisnis yang dijalankan. Komunikasi Bisnis meliputi pengetahuan yang menyeluruh dari sisi internal dan eksternal bisnis tersebut. Komunikasi yang internal termasuk komunikasi visi (perseroan/perusahaan), strategi, rencana-rencana, kultur/budaya perusahaan, nilai-nilai dan prinsip dasar yang terdapat di perusahaan, motivasi karyawan, serta gagasan-gagasan, dll. Komunikasi eksternal termasuk merek, pemasaran, iklan, hubungan pelanggan, humas, hubungan-hubungan media, negosiasi-negosiasi bisnis, dll. Bagaimanapun bentuknya, semua hal tersebut memiliki tujuan yang sama, yaitu menciptakan suatu nilai bisnis (create business value).
· Komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal maupun nonverbal.
· Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur dan sistem organisasi. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif tetapi juga haruslah Persuasif, agar pihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.
· Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur dan sistem organisasi. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif tetapi juga haruslah Persuasif, agar pihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.
Komunikasi bisnis berbeda dengan komunikasi antar pribadi maupun komunikasi lintas budaya. Komunikasi antar pribadi ( interpersonal communications ) merupakan bentuk komunikasi yang lazim dijumpai dalam kehidupan sehari-hariantara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan komunikasi lintas budaya ( intercultural / communication ) merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan antara dua orang atau lebih, yang masing – masing memiliki budaya yang berbeda.
UNSUR-UNSUR DALAM BERKOMUNIKASI
Komunikasi meliputi 5 unsur, kemudian dikenal dengan formula 5 W + 1 H, yakni :
1. Komunikator = who [communicator, source, sender]
2. Pesan = says what [message]
3. Media = in which channel [channel, media]
4. Komunikan = to whom [communicant, communicatee, reciever, recipient]
5. Efek [effect, impact, influence]
Hal yang pertama dilakukan adalah memahami bentuk dasar komunikasi. Karena seorang komunikator yang baik harus memiliki beberapa alat komunikasi yang menunjang dalam menyampaikan suatu pesan. Seperti bagaimana cara menempatkan kata dalam suatu komunikasi sehingga memiliki arti dan bisa menarik minat dan simpati dari para pendengarnya dan mengajak peserta untuk ikut aktif dalam berkomunikasi seperti dalam kegiatan diskusi.
TEKNIK KOMUNIKASI
1. Komunikasi informatif [informative communication]
2. Komunikasi persuasif [persuasive communication]
3. Komunikasi instruktif/ koersif [instructive/ coersive communication]
4. Hubungan manusiawi [human relation]
TUJUAN KOMUNIKASI
1. Perubahan sikap [attitude change]
2. Perubahan pendapat [opinion change]
3. Perubahan perilaku [behaviour change]
4. Perubahan sosial [social change]
BENTUK KOMUNIKASI
Pada dasarnya ada dua bentuk komunikasi yang umum digunakan dalam dunia bisnis, yaitu, komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal.
1. Komunikasi verbal
Komunikasi verbal (verbal communication) merupakan salah satu bentuk komunikasi yang disampaikan kepada pihak lain melalui tulisan (written) dan lisan (oral). Contohnya adalah membaca majalah, mambaca surat kabar, mempresentasikan makalah dalam suatu acara seminar dan lain-lain.
Sedangkan komunikasi verbal memilki tipe yang dibedakan menjadi dua yaitu, berdasarkan aktif atau pasifnya peserta komunikasi dalam proses komunikasi. Dimana komunikasi verbal dapat bertindak sebagai komunikator atau pengirim pesan dan dapat bertindak sebagai audience
Adapun dalam berkomunikasi secara verbal, dibutuhkan pengungkapan kata-kata yang disusun dalam suatu pola yang berarti, baik dalam bentuk tulisan maupun lisan, seperti :
· Berbicara dan Menulis
Suatu pesan yang sangat penting dan kompleks, sebaiknya disampaikan dengan menggunakan tulisan, seperti surat, memo dan laporan
· Mendengarkan dan Membaca
Untuk mencapai komunikasi yang efektif, maka diperlukan komunikasi dua arah, dimana orang-orang yang terlibat di dalamnya memerlukan ketrampilan mendengar (listening) dan membaca (reading).
2. Komunikasi Nonverbal
Komunikasi nonverbal merupakan bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis. Walaupun pada umumnya komunikasi nonverbal memiliki sifat kurang terstruktur sehingga sulit untuk dipelajari, seperti memahami dalam penggunaan bahasa isyarat, ekspresi wajah, gerakan tubuh, sandi, simbol-simbol, warna dan intonasi suara. Dalam penyampaiannya, komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal memilki arti yang berbeda-beda, seperti dalam komunikasi nonverbal. pesan yang disampaikan biasanya dilakukan secara spontan tanpa memiliki rencana dan dilakukan secara tidak sadar dan bersifat alami
Adapun Komunikasi Nonverbal memilki beberapa tujuan , yaitu:
· Menyediakan dan memberikan informasi
· Mangatur alur suatu percakapan
· Mengekspresikan emosi
· Memberi sifat dan melengkapi, menentang atau mengembangkan pesan-pesan verbal
· Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain
· Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya dalam memberikan pengajaran pada saat kuliah
Kadang dalam prakteknya, di dalam suatu komunikasi bisnis terjadi penggabungan antar komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal dalam suatu situasi. Karena biasanya kata-kata yang disampaikan dalam suatu komunikasi atau percakapan kadang hanya membawa sebagian dari pesan.
Dan relevansinya dalam komunikasi bisnis, tipe komunikasi nonverbal dapat menentukan kredibilitas dan kepemimpinan seseorang, yang dapat dilihat dari karateristik suara, penampilan, sentuhan, gerakan dan posisi tubuh juga melalui ekspresi wajah dan mata.
TAHAP – TAHAP DALAM PROSES KOMUNIKASI
Menurut Courtland L Bovee dan Jhon V. Thilt dalam Business Communication Today, proses komunikasi ( Comunication Process ) terdiri atas enam tahap, yaitu :
1. Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan.
2. Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan.
3. Pengirim menyampaikan pesan.
4. Penerima menerima pesan
5. Penerima menafsirkan pesan
6. Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim
EMPAT (4) KETERAMPILAN DASAR KOMUNIKASI
Untuk dapat mengembangkan kemampuan dalam berkomunikasi secara efektif, baik secara personal maupun professional paling tidak kita harus menguasai empat jenis keterampilan dasar dalam berkomunikasi, yaitu :
1. menulis,
2. membaca,
3. berbicara;
4. mendengar
Persentase penggunaan saluran komunikasi adalah sebagai berikut :
- Menulis (writing): 9%
- Mendengarkan (listening): 45%
- Membaca (reading) : 16%
- Berbicara (speaking) : 30%
Disadari ataupun tidak, setiap hari kita melakukan, paling tidak, satu dari keempat hal tersebut diatas dengan lingkungan kita. Seperti juga pernafasan, komunikasi sering dianggap sebagai suatu kejadian otomatis dan terjadi begitu saja, sehingga seringkali kita tidak memiliki kesadaran untuk melakukannya secara efektif.
Aktivitas komunikasi adalah aktivitas rutin serta otomatis dilakukan, sehingga kita tidak pernah mempelajarinya secara khusus, seperti bagaimana menulis ataupun membaca secara cepat dan efektif ataupun berbicara secara efektif serta menjadi pendengar yang baik.
Menurut Stephen Covey, komunikasi merupakan keterampilan yang penting dalam hidup manusia. Unsur yang paling penting dalam berkomunikasi adalah bukan sekedar apa yang kita tulis atau yang kita katakan, tetapi karakter kita dan bagaimana kita menyampaikan pesan kepada penerima pesan. Penerima pesan tidak hanya sekedar mendengar kalimat yang disampaikan tetapi juga membaca dan menilai sikap kita. Jadi syarat utama dalam komunikasi yang efektif adalah karakter kokoh yang dibangun dari fondasi etika serta integritas pribadi yang kuat.
Tidak peduli seberapa berbakatnya seseorang, betapapun unggulnya sebuah tim atau seberapapun kuatnya kasus hukum, keberhasilan tidak akan diperoleh tanpa penguasaan keterampilan komunikasi yang efektif. Keterampilan melakukan komunikasi yang efektif akan berperan besar dalam mendukung pencapaian tujuan dari seluruh aktivitas. Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif, maka kemampuan untuk mengirimkan pesan atau informasi yang baik, kemampuan untuk menjadi pendengar yang baik, serta keterampilan menggunakan berbagai media atau alat audio visual merupakan bagian yang sangat penting
HAMBATAN DALAM KOMUNIKASI
Faktor hambatan yang biasanya terjadi dalam proses komunikasi, dapat dibagi dalam 3 jenis sebagai berikut:
· Hambatan Teknis
Hambatan jenis ini timbul karena lingkungan yang memberikan dampak pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi, akan semakin berkurang dengan adanya temuan baru di bidang teknologi komunikasi dan sistim informasi, sehingga saluran komunikasi dalam media komunikasi dapat diandalkan serta lebih efisien.
· Hambatan Semantik
Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau idea secara efektif. Definisi semantik adalah studi atas pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas, akan tetap menjadi tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi.
Untuk menghindari mis-komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan karakteristik komunikannya, serta melihat dan mempertimbangkan kemungkinan penafsiran yang berbeda terhadap kata-kata yangdigunakannya.
· Hambatan Manusiawi
Hambatan jenis ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh orang-orang yang terlibat dalam komunikasi, baik komunikator maupun komunikan.
Menurut Cruden dan Sherman, hambatan ini mencakup :
Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia, seperti perbedaan persepsi, umur, keadaan emosi, status, keterampilan mendengarkan, pencarian informasi, penyaringan informasi.
Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi atau lingkungan sosial dan budaya, seperti suasana dan iklim kerja serta tata nilai yang dianut .
Ditinjau dari aspek bisnis, organisasi adalah sarana manajemen (dilihat dari aspek kegiatannya). Korelasi antara Ilmu Komunikasi dengan Organisasi terletak pada peninjauannya yang berfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi.
Dalam lingkup organisasi, tujuan utama komunikasi adalah memperbaiki organisasi, yang ditafsirkan sebagai upaya yang dilakukan untuk mencapai tujuan-tujuan manajemen. Komunikasi organisasi terjadi setiap saat. Dan dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarchies antara satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.
Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur (jenjang / level) dan sistem organisasi yang kondusif. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif, yaitu agar pihak lain mengerti dan tahu, tetapi juga haruslah Persuasif, agar pihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.
Dalam proses komunikasi semua pesan atau informasi yang dikirim akan diterima dengan berbagai perbedaan oleh penerima pesan/informasi, baik karena perbedaan latar belakang, persepsi, budaya maupun hal lainnya. Untuk itu, suatu pesan atau informasi yang disampaikan hendaknya memenuhi 7 syarat atau dikenal juga dengan 7 C, yaitu :
1. Completeness (Lengkap)
Suatu pesan atau informasi dapat dikatakan lengkap, bila berisi semua materi yang diperlukan agar penerima pesan dapat memberikan tanggapan yang sesuai dengan harapan pengirim pesan.
2. Conciseness (Singkat)
Suatu pesan dikatakan concise bila dapat mengutarakan gagasannya dalam jumlah kata sekecil mungkin (singkat, padat tetapi jelas) tanpa mengurangi makna, namun tetap menonjolkan gagasannya.
3.Consideration (Pertimbangan)
Penyampaian pesan, hendaknya menerapkan empati dengan mempertimbangkan dan mengutamakan penerima pesan.
4.Concreteness (konkrit)
Penyampaian pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang gambalang, pasti dan jelas.
5.Clarity (Kejelasan)
Pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang mudah dimengerti dan mudah diinterpretasikan serta memilik makna yang jelas.
6.Courtessy (Kesopanan)
Pesan disampaikan dengan gaya bahasa dan nada yang sopan, akan memupuk hubungan baik dalam komunikas ibisnis.
7.Correctness (ketelitian)
Pesan hendaknya dibuat dengan teliti, dan menggunakan tata bahasa, tanda baca dan ejaan dengan benar (formal atau resmi).
Perbedaan latar belakang perbendaharaan bahasa, dan pernyataan emosional, juga dapat menimbulkan munculnya kesalahpahaman antara pengirim dan penerima pesan. Masalah-masalah tersebut antara lain :
1. Masalah dalam mengembangkan pesan
2. Masalah dalam menyampaikan pesan
3. Masalah dalam menafsirkan pesan
MEMPERBAIKI KOMUNIKASI
Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif diperlukan beberapa persyaratan,
atara lain : persepsi, ketetapan, kredibilitas, pengendalian, dan kecocokan / keserasian.
Komunikasi yang efektif dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dengan memperhatikan tiga hal sebagai berikut:
1. Membuat satu pesan secara lebih berhati-hati
2. Minimalkan gangguan dalam proses komunikasi
3. Mempermudah upaya umpan balik antara si Pengirim dan si penerima pesan
KEBERHASILAN KOMUNIKASI BISNIS
Keberhasilan komunikasi di dalam suatu organisasi akan ditentukan oleh kesamaan pemahaman antara-orang yang terlibat dalam kegiatan komunikasi. Kesamaan pemahaman ini dipengaruhi oleh kejelasan pesan, cara penyampaian pesan, perilaku komunikasi, dan situasi (tempat dan waktu) komunikasi. Komunikasi organisasi biasanya menggunakan kombinasi cara berkomunikasi (lisan, tertulis dan tayangan) yang memungkinkan terjadinya peyerapan informasi dengan lebih mudah dan jelas.
Secara empiris, pemahaman orang perihal sesuatu hal akan lebih mudah diserap dan dipahami jika sesuatu tersebut diperlihatkan dibanding hanya diperdengarkan atau dibacakan. Dan akan lebih baik lagi hasilnya jika sesuatu yang dikomunikasikan tersebut, selain diperlihatkan juga sekaligus dipraktikkan.
Hasil studi tentang perilaku bisnis di kalangan eksekutif menunjukkan fakta bahwa kemampuan berkomunikasi merupakan unsur pokok di antara berbagai faktor personal yang diperlukan untuk mempromosikan menejemen organisasi atau mengatasi konflik menejemen (Boove and Thill, 2002). Dengan kata lain, kemampuan berkomunikasi efektif sekaligus juga merupakan salah satu ciri mutu SDM karyawan. Istilahnya, komunikasi efektif dalam suatu organisasi dapat diumpamakan seperti darah dalam tubuh dan kunci kesuksesan.
Keberhasilan komunikasi bisnis juga sangat ditentukan oleh adanya efektivitas dalam komunikasi bisnis. Efektivitas komunikasi bisnis, seperti halnya jenis komunikasi lainnya ditentukan beberapa hal :
1. Persepsi
Komunikator harus dapat memprediksi apakah pesan yang disampaikan dapat diterima komunikan.
2. Keberhasilan Teknologi Informasi dan Komunikasi
Salah satu faktor keberhasilan komunikasi bisnis dalam penggunaan teknologi informasi dan komunikasi yaitu adanya proses integrasi informasi menyangkut ketersediaan komunikasi data yang tepat guna. Ini mencakup beberapa faktor antara lain, pertama, cakupan (range) produk jasa komunikasi data yang dimiliki. Dengan adanya hirarki, jenis, dan besar kecilnya manufaktur mempunyai perbedaan karakteristik sistem informasi yang dibutuhkan sehingga diperlukan jenis layanan komunikasi yang berbeda pula. Kedua, Coverage. Diperlukan provider yang dapat menyediakan layanan di lokasi manapun mengingat lokasi manufaktur yang menyebar dan terkadang di daerah yang terpencil (rural area). Ketiga, unjuk kerja (performansi). Performansi yang tinggi merupakan syarat utama agar komunikasi selalu dapat dilakukan. Keempat, Biaya. Faktor biaya menjadi salah satu faktor yang perlu dipertimbangkan agar efisiensi tetap dapat ditingkatkan.
Komunikasi berbasis internet
Internet menjadi suatu media komunikasi yang memegang peranan sangat penting dalam perkembangan bisnis, secara garis besar terdapat tiga aktivitas bisnis utama yang dapat dikomunikasikan lewat internet :
· Membangun Produk.
· Aktivitas opersional
· Pelayanan Jasa,
Berbagai aktivitas bisnis dapat dilakukan melalui internet, beberapa diantaranya adalah sebagai berikut :
· Berbagi data internal.
· Rekruitmen calon pegawai.
· Memperolah partner bisnis, dan pelanggan.
· Menemukan informasi eksternal (pihak luar).
· Pembelian material dan peralatan.
· Promosi produk dan jasa.
· Fasilitas penunjang bagi pelanggan.
· Media kolaborasi dengan partner bisnis.
· Publikasi perkembangan bisnis.
Komunikasi bisnis berbasis internet, dapat dilakukan dengan berbagai macam cara, yaitu :
· Menggunakan e-mail
· Diskusi melalui Milist (mailing list)
· Membuat suatu group/komunitas
· Melalui video konferensi
· Pesan singkat
· Telepon berbasis internet, dan
· Transfer data/dokumen
3. Ketepatan
Komunikan atau audience memiliki kerangka pikir. Agar komunikasi yang dilakukan tepat sasaran, komunikator perlu mengekspresikan hal yang ingin disampaikan sesuai dengan kerangka pikir komunikan.
4. Kredibilitas
Dalam berkomunikasi komunikator perlu memiliki suatu keyakinan bahwa komunikan dapat dipercaya. Sebaliknya dia juga harus bisa mendapatkan kepercayaan dari komunikan.
5. Pengendalian
Dalam komunikasi, komunikan memberika reaksa/umpan balik/feedback terhadap pesan yang disampaikan. Reaksi ini harus bisa diantisipasi sekaligus dikendalikan oleh komunikator sehingga tidak melenceng dari target komunikasi yang diharapkan.
6. Kecocokan
Komunikator yang baik selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang menyenangkan dengan komunikan.
Pendapat lain mengatakan bahwa agar komunikas berjalan secara efektif dan efisien maka ada 3 hal yang sangat penting yaitu :
1. Mampu membuat pesan dipahami.
2. Harus memahami pesan yang diharapkan yang dikirim kepada anda.
3. Kendali atas proses komunikasi harus diterapkan.
Selain itu agar dapat melakukan komunikasi bisnis yang efektif, seorang komunikan harus memiliki 3 kemampuan (skill), yaitu :
1. Empati,
2. Pembicara yang sederajat,
3. Proyeksi atau menciptakan dampak.
Dengan demikian apabila komunikasi bisnis berjalan secara efektif di suatu perusahaan akan dapat menghasilkan beberapa hal sebagai berikut :
· Mempercepat Penyelesaian Masalah.
· Memperkuat Pengambilan Keputusan.
· Meningkatkan Profesionalisme.
· Memberikan Respon yang Positif terhadap Stakeholder.
· Meningkatkan Produktivitas.
· Memperkuat hubungan Bisnis.
KESIMPULAN
Peran komunikasi dalam suatu organisasi sangat penting. Tidak ada seorangpun dalam keseharian tugasnya tanpa berkomunikasi. Baik itu bertema masalah pekerjaan maupun masalah di luar pekerjaan, seperti masalah keluarga, politik, sosial dan ekonomi nasional. Semua ini pasti dilakukan lewat komunikasi. Juga baik itu dilakukan melalui jalur vertikal (atasan-bawahan) maupun jalur horisontal (kolega setingkat).
Seberapa jauh proses berkomunikasi itu berhasil dengan baik sangat ditentukan oleh kondisi dan perilaku manajer sebagai pengirim gagasan atau pesan, penerima pesan, media yang dipakai, teknologi informasi yanga ada, isi pesan dan cara pesan yang disampaikan serta suasana komunikasi itu sendiri. Keberhasilan itu akan dicerminkan oleh tidak adanya kesenjangan pemahaman antara pengirim dan penerima pesan sehingga para manajer merasa senang dan puas, begitu juga para karyawan.
Senin, 27 Desember 2010
Coaching dan Conselling
Coaching dan Conselling merupakan sarana peningkatan kemampuan dan kinerja karyawan, pengembangankan karyawan yang berkualitas, yang memiliki kemampuan, kecakapan dan keterampilan kerja yang baik, sejalan dengan semakin kompleksnya beban diorganisasi.
be well,
Dwika-ExecuTrain
Coaching & Councelling
Oleh : C.Richard Mandalora
I. Kontribusi Coaching & Concelling Dalam Peningkatan Kompetensi SDM
Keberadaan Karyawan dalam suatu organisasi mempunyai peran yang sangat strategis untuk melaksanakan tugas dan kegiatan organsiasi dalam rangka mencapai tujuan yang diharapkan. Adapun jatidiri seorang karyawan yang berguna dalam rangka mencapai tujuan yang diharapkan adalah karyawan yang penuh kesetiaan dan ketaatan terhadap organisasi, serta bersatu padu, bermental baik, berwibawa, kuat, berdaya guna, berhasil guna, bersih, berkualitas tinggi, sadar akan tanggung jawabnya.
Salah satu wujud pendekatan dalam upaya pengembangan dan peningkatan kualitas sumber daya manusia dalam organisasi adalah dengan melalui Coaching dan Conselling. Sebab Coaching dan Conselling merupakan sarana peningkatan kemampuan dan kinerja karyawa, ini berarti mempunyai arti penting dalam upaya mengembanagkan karyawan yang berkualitas. Karyawan yang berkualitas dalam arti memiliki kemampuan, kecakapan dan keterampilan kerja yang baik pada saat ini memang sangat diperlukan, sejalan dengan semakin kompleksnya beban diorganisasi. Lemahnya kualitas sumber daya karyawan tentu juga akan mengakibatkan lemahnya organisasi.
Coaching mengajarkan keterampilan teknis atau keterampilan managerial (soft skill). Keterampilan dan sikap untuk membantu “pekerja” (dalam hal ini karyawan) untuk mengelola kegiatan mereka sendiri dengan menggunakan keterampilan mereka sendiri. Dari pengertian ini dapat ditarik batasan bahwa manajer sebagai coach adalah the expert. Artinya, pusat dari keterampilan pada skill coaching ada pada diri manajer. Manajer bertindak untuk mendemonstrasikan seluruh skills dan experience mereka agar dapat diidentifikasi oleh karyawannya. Sehingga berkontribusi bagi karyawan dan atasan.
Manajer menggunakan coaching untuk masalah kinerja berkaitan keterampilan/ kompetensi teknik / pekerjaan. Manajer menggunakan counseling untuk masalah kinerja berkaitan masalah sikap, mental, kepribadian, attitude, dll. Sebagai ilustrasi, coaching ditujukan untuk pemain basket yang “belum tahu bagaimana melempar bola yang bagus” sehingga bolanya luput masuk ke keranjang
Sementara counseling ditujukan untuk pemain basket yang “sudah tahu bagaimana melempar bola yang bagus namun belum bisa menghilangkan kerisauan anaknya yang akan dioperasi” sehingga bolanya pun luput masuk ke keranjang.
Selain meningkatkan produktifitas, data hasil coaching & counseling juga merupakan sumber data yang sangat bermanfaat dalam rangka succession planning. Melalui konseling kita dapat mengetahui kekuatan (strength) dan kelemahan (weakness) konselee / karyawan. Data - data tersebut dapat direkam untuk digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam perencanaan promosi. Sejarah perkembangan kematangan karyawan dapat pula diketahui melalui ringkasan hasil konseling yang dikirim ke HRD. Melalui coaching & counseling kita dapat menjadikannya sebagai wahana untuk mengoptimalkan pengembangan diri dan performa karyawan.
Counseling ialah sekumpulan teknik, keterampilan dan sikap untuk membantu dalam hal ini karyawan untuk mengelola permasalahan mereka sendiri dengan menggunakan sumber-sumber daya mereka sendiri. Dari pengertian ini dapat ditarik batasan bahwa manajer sebagai konselor bukanlah penyelamat, tetapi fasilitator. Bukan menolong tetapi memberikan bantuan sumber daya. Artinya, pusat dari masalah dan penyelesaiannya ada pada karyawan. Manajer hanya bertindak merefleksikan diri dalam perasaan dan pikiran karyawan, dan berbekal pengalaman dan wawasan, setelah itu menantang karyawan untuk menyelesaikan masalahnya sendiri.
Pada pokoknya, counseling difokuskan pada segala masalah menyangkut pekerjaan. Bila karyawan memiliki permasalahan di pekerjaan layak untuk di-counseling. Masalah pribadi atau keluarga bilamana mengganggu performa kerja juga layak dibahas dalam konseling. Bila manajer tidak dapat mengatasi masalah yang klinis, manajer dapat merekomendasikan karyawan ke konselor organisasi.
Maka dapat disimpulkan kontribusi Coaching and Conselling dalam peningkatan kompetensi SDM adalah :
1. Untuk Karyawan
- Meningkatkan komitmen karyawan untuk berhasil.
- Meningkatkan motifasi dan inisiatif.
- Meningkatkan kualitas kerja.
- Meningkatkan kreativitas dan inovasi kerja.
- Meningkatkan kekompakan tim.
2. Untuk Atasan
- Memungkinkan pendelegasian kerja.
- Meningkatkan prestasi dalam mengembangkan karyawan.
- Proses penilaian prestasi dan pelaksanaan evaluasi.
Apa yang perlu di-coaching-kan? Kalau mengacu pada standar yang umum, yang perlu di-coaching-kan adalah hard skill dan soft skill (istilah lain: soft competency dan hard competency, job skill dan mental skill). Meski sedemikian rupa coaching itu pada hakekatnya dibutuhkan, tetapi prakteknya masih belum banyak yang melakukan. Beberapa hal yang kerap menghambat terlaksananya kegiatan yang mulia ini, misalnya:
1. Budaya menghakimi / memarahi.
Kita langsung memarahi karyawan saat melakukan kesalahan. Marah terkadang tidak bisa dihindari tetapi yang kerap kita lupakan adalah apa yang kita lakukan setelah marah. Kalau yang kita lakukan membenci atau menjauhi, tentu akan berbeda efeknya dengan ketika yang kita lakukan setelah itu adalah mendekati.
2. Budaya membiarkan.
Kita membiarkan karyawan bekerja sendiri-sendiri karena kita malas atau tidak peduli dengan skill mereka. Membiarkan seperti ini tentu berbeda dengan membiarkan yang punya pengertian memberi kesempatan untuk mandiri dalam menerapkan pengetahuan
3. Budaya mengerjakan sendiri.
Kita menangani sebagian besar pekerjaan dan enggan untuk mendelegasikannya kepada yang lain karena kurang percaya
4. Budaya mengharapkan hasil yang instan.
Kita mengharapkan hasil yang instan dari apa yang kita instruksikan pada mereka.
5. Budaya arogansi .
Kita menjaga jarak dengan karyawan untuk melindungi gengsi atau kita enggan turun ke bawah. Umumnya kita, semakin tinggi jabatan atau posisi, justru semakin jauh dari realitas yang bersentuhan langsung dengan manusia dan masalahnya di bawah.
II. Jelaskan Masing-Masing Jenis Coaching Uraikan Kelebihan Dan Kekurangan
Coaching adalah pembinaan. Secara teoritis, coaching adalah proses pengarahan yang dilakukan atasan / senior untuk melatih dan memberikan orientasi kepada bawahanya tentang realitas di tempat kerja dan membantu mengatasi hambatan dalam mencapai prestasi kerja yang optimal. Kegiatan ini akan sangat tepat diberikan kepada orang baru, orang yang menghadapi pekerjaan baru, orang yang sedang menghadapi masalah prestasi kerja atau orang yang menginginkan pembinaan kerja. Tujuannya adalah untuk memperkuat dan menambah kinerja yang telah berhasil atau memperbaiki kinerja yang bermasalah. Tujuan dan manfaatnya adalah :
- Memberikan penjelasan tentang cara-cara membina karyawan sebagai upaya mengembangkan ketrampilannya.
- Memberikan penjelasan bahwa bimbingan dapat membantu karyawan mengatasi hambatan dalam berprestasi
- Memberikan penjelasan kriteria membina atau membimbing
- Memberikan pedoman dalam memberi umpan balik yang efektif
- Membantu merencanakan implementasi dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip membina dan membimbing yang efektif.
Menurut jenisnya coaching dibagi menjadi dua jenis yaitu :
A. Authoritative (lebih menunjukan otoritas), Adalah gaya coaching dari seseorang yang memiliki tingkat posisi, jabatan, pengalaman dan pendidikan yang dipandang lebih tinggi dari bawahan atau lawan bicaranya. Hubungan yang bersifat top-down.
Kelebihan Jenis ini :
- Dapat memberikan arahan dengan cepat kepada sasaran yang dituju.
- Memberikan kejelasan otoritas dan kewenangan.
- Memperlihatkan dengan jelas garis komando/perintah kepada suatu hal.
- Tidak memberikan peluang tentang perasaan dan hubungan pribadi.
Kekurangan Jenis ini :
- Tidak memberikan peluang adanya sentuhan humanis.
- Jika atasan tidak kompeten akan memberikan pengarahan yang justru salah.
Coaching jenis ini terdiri dari:
- Prescriptive (giving direction).
- Informative (giving Information).
- Confronting (challenging Supportive).
B. Facilitative (lebih menunjukan hubungan sosial/humanis),
Adalah gaya coaching yang terjadi bisa secara horisontal, vertikal, bottom up, atau top down, yang dominan dilaksanakan untuk membantu individu yang menghadapi masalah.
Kelebihan Jenis ini :
- Dapat memberikan arahan secara lebih humanis.
- Memberikan bantuan terhadap permasalahan lebih secara interpersonal.
- Memperlihatkan dengan jelas perasaan keperdulian antar sesama.
Kekurangan Jenis ini :
- Jika dilakukan pada keadaan yang benar dapat mengakibatkan hubungan secara pribadi.
- Jika atasan tidak kompeten akan memberikan pengarahan yang justru salah.
Coaching jenis ini terdiri dari:
- Cathartic (Expressing Feeling).
- Catalytic (Encourage Self-discover)
- Supportive (Affirming worth, self esteem)
Banyak sekali manfaat yang akan kita terima dari proses meningkatkan kemampuan membina dan membimbing. Keterampilan ini dapat digunakan untuk mengoptimalkan situasi kerja, seperti program orientasi dan pelatihan karyawan yang lebih sesuai, memperjelas tanggung jawab dan standar prestasi, memberikan panduan yang lebih baik bagi karyawan yang akan beralih pekerjaan serta memberi motivasi yang lebih baik melalui pemberian umpan balik.
III. Uraikan Hubungan Antara Pendekatan & Tehnik Coaching Dalam Praktek DiLapangan.
Pendekatan dalam Coaching dapat diuraikan sebagai berikut:
Pendekatan Langsung :
- Bertumpu pada data yang dikumpulkan coach
- Substansi bersangkut paut dengan isi intelektual.
- Lebih bnyak tepusat pada hal yang ilmiah.
- Terutama berhubungan dengan bidang pendidikan, jabatan atau jurusan.
- Menitikberatkan pada masalah yang dihadapi karyawan.
Pendekatan Tidak Langsung :
- Bertumpu pada data yang dikemukakan karyawan.
- Bersangkut paut dengan isi kehidupan emosi.
- Lebih banyak terpusat pada hubungan antar manusia.
- Terutama berhubungan dengan perorangan/kelompok.
- Menitikberatkan pada proses wawancara.
Pendekatan Eklektik :
- Bertumpu pada data yang dikumpulkan coach dan dikemukakan oleh karyawan.
- Bersangkut paut dengan isi intelektual dan kehidupan emosi.
- Melibatkan pendekatan ilmiah atau hubungan antar manusia.
- Meliputi pendidikan, jabatan atau jurusan dan bidang perorangan/sosial.
- Menitikberatkan pada masalah pengembangan dan proses interaksi.
Sedangkan dalam coaching terdapat beberapa jenis umpan balik yang dijelaskan sebagai berikut :
- Teknik diam: Tidak memberikan tanggapan, Tidak berkata apa-apa, berarti berita buruk, Menjaga kondisi tidak berubah (status quo), Menurunkan rasa percaya diri, Menurunkan prestasi (jangka panjang), Menghindari hal tidak pasti saat penilaian , Menyebabkan paranoid & rasa tidak aman.
- Teknik Kritik (Konotasi Negatif) : Tunjukkan perilaku / hasil dibawah standar, Hentikan perilaku/prestasi tidak sesuai, Hasil pekerjaan yang tidak sesuai harapan, Hanya berakibat pada jangka pendek, Pembelaan diri, lari dari tanggung jawab, Cenderung menghilangkan perilaku baik, Menurunkan rasa percaya diri & harga diri, Menghindari pertemuan dengan manajer, Memusuhi, Menurunkan motivasi.
- Teknik Nasihat : Menunjukkan terjadi perilaku atau hasil baik, pertahankan di masa mendatang, Mempertahankan/mengubah perilaku/hasil untuk mencapai prestasi, Meningkatkan rasa percaya diri, Meningkatkan hubungan pertemuan, Meningkatkan kinerja.
- Teknik Memperkuat (Positif): Menunjukkan perilaku/hasil yang diinginkan (Memenuhi standar atau melampauinya), Meningkatkan hasil kerja diinginkan, Meningkatkan rasa percaya diri, Meningkatkan prestasi, Meningkatkan motivasi, Meningkatkan semangat untuk tugas baru.
Hubungan antara Pendekatan dan teknik Coaching dilapangan adalah :
Dalam diagram diatas adalah memberikan gambaran bagaimana proses komunikasi tidak hanya menggunakan kata-kata yang tepat saja yang memiliki arti bagi orang yang diajak berkomunikasi, namun komunikator juga harus mengetahui keadaan “status ego” dari lawan bicaranya atau penerima pesan yang sedang dominan saat itu. Penting bagi kita untuk mengetahui hal tersebut agar pendekatan yang diambil dapat tepat, sehingga kegiatan coaching yang dilakukan akan lebih tepat dan effisien.
IV. Kualifikasi Untuk Menjadi Seorang Coach & Concellor.
Tiga skill utama bagi seorang atasan dalam coaching & counseling meliputi :
1. Skills mendengarkan dengan baik (ketika menemukan masalah),
2. Skill mendefinisikan masalah dengan baik (agar menemukan penyebab sebenarnya) dan
3. Skill memfasilitasi dan berupaya penemuan solusi.
Tugas atasan ialah membantu mengoptimalkan sumber daya bagi bawahannya untuk menyelesaikan masalah atau mencapai targetnya. Membina dan membimbing merupakan ketrampilan yang dapat dipelajari dari praktek, melalui kegigihan dan kesabaran. Bila kita memang memiliki keinginan yang kuat untuk mengembangkan dan memberikan dukungan moral kepada orang lain, ditambah dengan kedisiplinan kita dalam mengimplementasikan pedoman-pedoman tertentu maka kita akan menjadi hebat dibidang ini.
Terdapat beberapa ciri coach yang efektif yaitu :
- Memiliki ketrampilan berkomunikasi.
- Memiliki sentuhan humor, tulus dan jujur.
- Memiliki minat yang tulus terhadap kesejahteraan orang lain.
- Menghargai pengaruh kebudayaan.
- Bisa memahami permasalahan klien.
- Terbuka akan saran dan perubahan.
Kesimpulan Akhir Keseluruhan
Bagaimana mengarahkan & menginspirasi agar semua tim (pekerja) bergerak maju ke satu arah [menggerakkan tim kerja] menuju business goals, adalah juga tugas utama pemimpin. ”Leader” juga inspirator dan juga motivator bisnis. Mengubah yang demotivasi menjadi termotivasi, adalah tugas utama pemimpin. Ini juga bukan lagi pekerjaan HRD Manager.
Mengembangkan manusia melalui coaching & counseling, juga harus jadi tugas utama pemimpin. Beberapa perusahaan maju, memakai istilah C&C untuk coaching & counselling. ”Leader” oleh karenanya juga seorang ”coach”. Ini juga bukan pekerjaan HRD Manager lagi.
Pemimpin bertugas membina manusia dibawah kewewenangnya, jika pemimpin benar-benar menjalankan fungsinya membina timnya, produktifitas dan kinerja tinggi akan tercapai di semua level organisasi. Sebaliknya, jika ia abaikan fungsi ini, dijamin ia akan menderita kekosongan kepemimpinan. Setiap pemimpin harus mengambil peran ini secara proaktif dan dengan kesadaran yang tinggi. Akhirnya tujuan mengembangkan organisasi menjadi besar sesuai visi yang ditetapkan, terletak dipundak para pemimpin-pemimpin yang cakap.
Daftar Bacaan
1. Bahan Kuliah Effective Coaching And Councelling Skills, MPD UPH 2008, Oleh DR. P.M Marpaung M.Sc.
2. Bahan Training Coaching Councelling Effective Training, Sekolah Kristen IPEKA, Agustus 2008.
3. Dessler, Gary (2000): Human Resource Management, International Edition, 8th Ed. Prentice Hall, Inc., Upper Saddle River, New Jersey.
4. Nick Blanchard, Effective Training: System, Strategies and Practices.Prentice Hall, New Jersey. 1999.
be well,
Dwika-ExecuTrain
Coaching & Councelling
Oleh : C.Richard Mandalora
I. Kontribusi Coaching & Concelling Dalam Peningkatan Kompetensi SDM
Keberadaan Karyawan dalam suatu organisasi mempunyai peran yang sangat strategis untuk melaksanakan tugas dan kegiatan organsiasi dalam rangka mencapai tujuan yang diharapkan. Adapun jatidiri seorang karyawan yang berguna dalam rangka mencapai tujuan yang diharapkan adalah karyawan yang penuh kesetiaan dan ketaatan terhadap organisasi, serta bersatu padu, bermental baik, berwibawa, kuat, berdaya guna, berhasil guna, bersih, berkualitas tinggi, sadar akan tanggung jawabnya.
Salah satu wujud pendekatan dalam upaya pengembangan dan peningkatan kualitas sumber daya manusia dalam organisasi adalah dengan melalui Coaching dan Conselling. Sebab Coaching dan Conselling merupakan sarana peningkatan kemampuan dan kinerja karyawa, ini berarti mempunyai arti penting dalam upaya mengembanagkan karyawan yang berkualitas. Karyawan yang berkualitas dalam arti memiliki kemampuan, kecakapan dan keterampilan kerja yang baik pada saat ini memang sangat diperlukan, sejalan dengan semakin kompleksnya beban diorganisasi. Lemahnya kualitas sumber daya karyawan tentu juga akan mengakibatkan lemahnya organisasi.
Coaching mengajarkan keterampilan teknis atau keterampilan managerial (soft skill). Keterampilan dan sikap untuk membantu “pekerja” (dalam hal ini karyawan) untuk mengelola kegiatan mereka sendiri dengan menggunakan keterampilan mereka sendiri. Dari pengertian ini dapat ditarik batasan bahwa manajer sebagai coach adalah the expert. Artinya, pusat dari keterampilan pada skill coaching ada pada diri manajer. Manajer bertindak untuk mendemonstrasikan seluruh skills dan experience mereka agar dapat diidentifikasi oleh karyawannya. Sehingga berkontribusi bagi karyawan dan atasan.
Manajer menggunakan coaching untuk masalah kinerja berkaitan keterampilan/ kompetensi teknik / pekerjaan. Manajer menggunakan counseling untuk masalah kinerja berkaitan masalah sikap, mental, kepribadian, attitude, dll. Sebagai ilustrasi, coaching ditujukan untuk pemain basket yang “belum tahu bagaimana melempar bola yang bagus” sehingga bolanya luput masuk ke keranjang
Sementara counseling ditujukan untuk pemain basket yang “sudah tahu bagaimana melempar bola yang bagus namun belum bisa menghilangkan kerisauan anaknya yang akan dioperasi” sehingga bolanya pun luput masuk ke keranjang.
Selain meningkatkan produktifitas, data hasil coaching & counseling juga merupakan sumber data yang sangat bermanfaat dalam rangka succession planning. Melalui konseling kita dapat mengetahui kekuatan (strength) dan kelemahan (weakness) konselee / karyawan. Data - data tersebut dapat direkam untuk digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam perencanaan promosi. Sejarah perkembangan kematangan karyawan dapat pula diketahui melalui ringkasan hasil konseling yang dikirim ke HRD. Melalui coaching & counseling kita dapat menjadikannya sebagai wahana untuk mengoptimalkan pengembangan diri dan performa karyawan.
Counseling ialah sekumpulan teknik, keterampilan dan sikap untuk membantu dalam hal ini karyawan untuk mengelola permasalahan mereka sendiri dengan menggunakan sumber-sumber daya mereka sendiri. Dari pengertian ini dapat ditarik batasan bahwa manajer sebagai konselor bukanlah penyelamat, tetapi fasilitator. Bukan menolong tetapi memberikan bantuan sumber daya. Artinya, pusat dari masalah dan penyelesaiannya ada pada karyawan. Manajer hanya bertindak merefleksikan diri dalam perasaan dan pikiran karyawan, dan berbekal pengalaman dan wawasan, setelah itu menantang karyawan untuk menyelesaikan masalahnya sendiri.
Pada pokoknya, counseling difokuskan pada segala masalah menyangkut pekerjaan. Bila karyawan memiliki permasalahan di pekerjaan layak untuk di-counseling. Masalah pribadi atau keluarga bilamana mengganggu performa kerja juga layak dibahas dalam konseling. Bila manajer tidak dapat mengatasi masalah yang klinis, manajer dapat merekomendasikan karyawan ke konselor organisasi.
Maka dapat disimpulkan kontribusi Coaching and Conselling dalam peningkatan kompetensi SDM adalah :
1. Untuk Karyawan
- Meningkatkan komitmen karyawan untuk berhasil.
- Meningkatkan motifasi dan inisiatif.
- Meningkatkan kualitas kerja.
- Meningkatkan kreativitas dan inovasi kerja.
- Meningkatkan kekompakan tim.
2. Untuk Atasan
- Memungkinkan pendelegasian kerja.
- Meningkatkan prestasi dalam mengembangkan karyawan.
- Proses penilaian prestasi dan pelaksanaan evaluasi.
Apa yang perlu di-coaching-kan? Kalau mengacu pada standar yang umum, yang perlu di-coaching-kan adalah hard skill dan soft skill (istilah lain: soft competency dan hard competency, job skill dan mental skill). Meski sedemikian rupa coaching itu pada hakekatnya dibutuhkan, tetapi prakteknya masih belum banyak yang melakukan. Beberapa hal yang kerap menghambat terlaksananya kegiatan yang mulia ini, misalnya:
1. Budaya menghakimi / memarahi.
Kita langsung memarahi karyawan saat melakukan kesalahan. Marah terkadang tidak bisa dihindari tetapi yang kerap kita lupakan adalah apa yang kita lakukan setelah marah. Kalau yang kita lakukan membenci atau menjauhi, tentu akan berbeda efeknya dengan ketika yang kita lakukan setelah itu adalah mendekati.
2. Budaya membiarkan.
Kita membiarkan karyawan bekerja sendiri-sendiri karena kita malas atau tidak peduli dengan skill mereka. Membiarkan seperti ini tentu berbeda dengan membiarkan yang punya pengertian memberi kesempatan untuk mandiri dalam menerapkan pengetahuan
3. Budaya mengerjakan sendiri.
Kita menangani sebagian besar pekerjaan dan enggan untuk mendelegasikannya kepada yang lain karena kurang percaya
4. Budaya mengharapkan hasil yang instan.
Kita mengharapkan hasil yang instan dari apa yang kita instruksikan pada mereka.
5. Budaya arogansi .
Kita menjaga jarak dengan karyawan untuk melindungi gengsi atau kita enggan turun ke bawah. Umumnya kita, semakin tinggi jabatan atau posisi, justru semakin jauh dari realitas yang bersentuhan langsung dengan manusia dan masalahnya di bawah.
II. Jelaskan Masing-Masing Jenis Coaching Uraikan Kelebihan Dan Kekurangan
Coaching adalah pembinaan. Secara teoritis, coaching adalah proses pengarahan yang dilakukan atasan / senior untuk melatih dan memberikan orientasi kepada bawahanya tentang realitas di tempat kerja dan membantu mengatasi hambatan dalam mencapai prestasi kerja yang optimal. Kegiatan ini akan sangat tepat diberikan kepada orang baru, orang yang menghadapi pekerjaan baru, orang yang sedang menghadapi masalah prestasi kerja atau orang yang menginginkan pembinaan kerja. Tujuannya adalah untuk memperkuat dan menambah kinerja yang telah berhasil atau memperbaiki kinerja yang bermasalah. Tujuan dan manfaatnya adalah :
- Memberikan penjelasan tentang cara-cara membina karyawan sebagai upaya mengembangkan ketrampilannya.
- Memberikan penjelasan bahwa bimbingan dapat membantu karyawan mengatasi hambatan dalam berprestasi
- Memberikan penjelasan kriteria membina atau membimbing
- Memberikan pedoman dalam memberi umpan balik yang efektif
- Membantu merencanakan implementasi dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip membina dan membimbing yang efektif.
Menurut jenisnya coaching dibagi menjadi dua jenis yaitu :
A. Authoritative (lebih menunjukan otoritas), Adalah gaya coaching dari seseorang yang memiliki tingkat posisi, jabatan, pengalaman dan pendidikan yang dipandang lebih tinggi dari bawahan atau lawan bicaranya. Hubungan yang bersifat top-down.
Kelebihan Jenis ini :
- Dapat memberikan arahan dengan cepat kepada sasaran yang dituju.
- Memberikan kejelasan otoritas dan kewenangan.
- Memperlihatkan dengan jelas garis komando/perintah kepada suatu hal.
- Tidak memberikan peluang tentang perasaan dan hubungan pribadi.
Kekurangan Jenis ini :
- Tidak memberikan peluang adanya sentuhan humanis.
- Jika atasan tidak kompeten akan memberikan pengarahan yang justru salah.
Coaching jenis ini terdiri dari:
- Prescriptive (giving direction).
- Informative (giving Information).
- Confronting (challenging Supportive).
B. Facilitative (lebih menunjukan hubungan sosial/humanis),
Adalah gaya coaching yang terjadi bisa secara horisontal, vertikal, bottom up, atau top down, yang dominan dilaksanakan untuk membantu individu yang menghadapi masalah.
Kelebihan Jenis ini :
- Dapat memberikan arahan secara lebih humanis.
- Memberikan bantuan terhadap permasalahan lebih secara interpersonal.
- Memperlihatkan dengan jelas perasaan keperdulian antar sesama.
Kekurangan Jenis ini :
- Jika dilakukan pada keadaan yang benar dapat mengakibatkan hubungan secara pribadi.
- Jika atasan tidak kompeten akan memberikan pengarahan yang justru salah.
Coaching jenis ini terdiri dari:
- Cathartic (Expressing Feeling).
- Catalytic (Encourage Self-discover)
- Supportive (Affirming worth, self esteem)
Banyak sekali manfaat yang akan kita terima dari proses meningkatkan kemampuan membina dan membimbing. Keterampilan ini dapat digunakan untuk mengoptimalkan situasi kerja, seperti program orientasi dan pelatihan karyawan yang lebih sesuai, memperjelas tanggung jawab dan standar prestasi, memberikan panduan yang lebih baik bagi karyawan yang akan beralih pekerjaan serta memberi motivasi yang lebih baik melalui pemberian umpan balik.
III. Uraikan Hubungan Antara Pendekatan & Tehnik Coaching Dalam Praktek DiLapangan.
Pendekatan dalam Coaching dapat diuraikan sebagai berikut:
Pendekatan Langsung :
- Bertumpu pada data yang dikumpulkan coach
- Substansi bersangkut paut dengan isi intelektual.
- Lebih bnyak tepusat pada hal yang ilmiah.
- Terutama berhubungan dengan bidang pendidikan, jabatan atau jurusan.
- Menitikberatkan pada masalah yang dihadapi karyawan.
Pendekatan Tidak Langsung :
- Bertumpu pada data yang dikemukakan karyawan.
- Bersangkut paut dengan isi kehidupan emosi.
- Lebih banyak terpusat pada hubungan antar manusia.
- Terutama berhubungan dengan perorangan/kelompok.
- Menitikberatkan pada proses wawancara.
Pendekatan Eklektik :
- Bertumpu pada data yang dikumpulkan coach dan dikemukakan oleh karyawan.
- Bersangkut paut dengan isi intelektual dan kehidupan emosi.
- Melibatkan pendekatan ilmiah atau hubungan antar manusia.
- Meliputi pendidikan, jabatan atau jurusan dan bidang perorangan/sosial.
- Menitikberatkan pada masalah pengembangan dan proses interaksi.
Sedangkan dalam coaching terdapat beberapa jenis umpan balik yang dijelaskan sebagai berikut :
- Teknik diam: Tidak memberikan tanggapan, Tidak berkata apa-apa, berarti berita buruk, Menjaga kondisi tidak berubah (status quo), Menurunkan rasa percaya diri, Menurunkan prestasi (jangka panjang), Menghindari hal tidak pasti saat penilaian , Menyebabkan paranoid & rasa tidak aman.
- Teknik Kritik (Konotasi Negatif) : Tunjukkan perilaku / hasil dibawah standar, Hentikan perilaku/prestasi tidak sesuai, Hasil pekerjaan yang tidak sesuai harapan, Hanya berakibat pada jangka pendek, Pembelaan diri, lari dari tanggung jawab, Cenderung menghilangkan perilaku baik, Menurunkan rasa percaya diri & harga diri, Menghindari pertemuan dengan manajer, Memusuhi, Menurunkan motivasi.
- Teknik Nasihat : Menunjukkan terjadi perilaku atau hasil baik, pertahankan di masa mendatang, Mempertahankan/mengubah perilaku/hasil untuk mencapai prestasi, Meningkatkan rasa percaya diri, Meningkatkan hubungan pertemuan, Meningkatkan kinerja.
- Teknik Memperkuat (Positif): Menunjukkan perilaku/hasil yang diinginkan (Memenuhi standar atau melampauinya), Meningkatkan hasil kerja diinginkan, Meningkatkan rasa percaya diri, Meningkatkan prestasi, Meningkatkan motivasi, Meningkatkan semangat untuk tugas baru.
Hubungan antara Pendekatan dan teknik Coaching dilapangan adalah :
Dalam diagram diatas adalah memberikan gambaran bagaimana proses komunikasi tidak hanya menggunakan kata-kata yang tepat saja yang memiliki arti bagi orang yang diajak berkomunikasi, namun komunikator juga harus mengetahui keadaan “status ego” dari lawan bicaranya atau penerima pesan yang sedang dominan saat itu. Penting bagi kita untuk mengetahui hal tersebut agar pendekatan yang diambil dapat tepat, sehingga kegiatan coaching yang dilakukan akan lebih tepat dan effisien.
IV. Kualifikasi Untuk Menjadi Seorang Coach & Concellor.
Tiga skill utama bagi seorang atasan dalam coaching & counseling meliputi :
1. Skills mendengarkan dengan baik (ketika menemukan masalah),
2. Skill mendefinisikan masalah dengan baik (agar menemukan penyebab sebenarnya) dan
3. Skill memfasilitasi dan berupaya penemuan solusi.
Tugas atasan ialah membantu mengoptimalkan sumber daya bagi bawahannya untuk menyelesaikan masalah atau mencapai targetnya. Membina dan membimbing merupakan ketrampilan yang dapat dipelajari dari praktek, melalui kegigihan dan kesabaran. Bila kita memang memiliki keinginan yang kuat untuk mengembangkan dan memberikan dukungan moral kepada orang lain, ditambah dengan kedisiplinan kita dalam mengimplementasikan pedoman-pedoman tertentu maka kita akan menjadi hebat dibidang ini.
Terdapat beberapa ciri coach yang efektif yaitu :
- Memiliki ketrampilan berkomunikasi.
- Memiliki sentuhan humor, tulus dan jujur.
- Memiliki minat yang tulus terhadap kesejahteraan orang lain.
- Menghargai pengaruh kebudayaan.
- Bisa memahami permasalahan klien.
- Terbuka akan saran dan perubahan.
Kesimpulan Akhir Keseluruhan
Bagaimana mengarahkan & menginspirasi agar semua tim (pekerja) bergerak maju ke satu arah [menggerakkan tim kerja] menuju business goals, adalah juga tugas utama pemimpin. ”Leader” juga inspirator dan juga motivator bisnis. Mengubah yang demotivasi menjadi termotivasi, adalah tugas utama pemimpin. Ini juga bukan lagi pekerjaan HRD Manager.
Mengembangkan manusia melalui coaching & counseling, juga harus jadi tugas utama pemimpin. Beberapa perusahaan maju, memakai istilah C&C untuk coaching & counselling. ”Leader” oleh karenanya juga seorang ”coach”. Ini juga bukan pekerjaan HRD Manager lagi.
Pemimpin bertugas membina manusia dibawah kewewenangnya, jika pemimpin benar-benar menjalankan fungsinya membina timnya, produktifitas dan kinerja tinggi akan tercapai di semua level organisasi. Sebaliknya, jika ia abaikan fungsi ini, dijamin ia akan menderita kekosongan kepemimpinan. Setiap pemimpin harus mengambil peran ini secara proaktif dan dengan kesadaran yang tinggi. Akhirnya tujuan mengembangkan organisasi menjadi besar sesuai visi yang ditetapkan, terletak dipundak para pemimpin-pemimpin yang cakap.
Daftar Bacaan
1. Bahan Kuliah Effective Coaching And Councelling Skills, MPD UPH 2008, Oleh DR. P.M Marpaung M.Sc.
2. Bahan Training Coaching Councelling Effective Training, Sekolah Kristen IPEKA, Agustus 2008.
3. Dessler, Gary (2000): Human Resource Management, International Edition, 8th Ed. Prentice Hall, Inc., Upper Saddle River, New Jersey.
4. Nick Blanchard, Effective Training: System, Strategies and Practices.Prentice Hall, New Jersey. 1999.
Rabu, 22 Desember 2010
About Robert Shemin
...“Wealth Creation Expert” and bestselling author of ten books including How Come That Idiot’s Rich and I’m Not? (Crown Publishing Group, 2008)
Internationally-respected New York Times’ bestselling author Robert Shemin first became a millionaire at the age of just 32. But he didn’t want to keep all of his wealth-building strategies and financial know-how to himself. He’s taught tens of thousands of Americans the secrets to attracting, growing, and securing lasting wealth through his best-selling books and countless sold-out seminars held for standing-room-only crowds in cities across the United States.
Robert Shemin
Robert Shemin Book Cover "How Come that Idiot's Rich and I'm not?"Once considered “least likely to succeed,” Shemin overcame severe learning disabilities and seemingly insurmountable odds to become one of the most charismatic and sought after lecturers and motivational speakers in the country, helping thousands of hardworking Americans of all different backgrounds attain total financial freedom for life even though most of his protégés had no investment experience, no financial savvy, and zero money in the bank.
Regularly sharing the podium with such financial luminaries as Donald Trump, Robert Kiyosaki, David Bach, Suze Orman and Tony Robbins, Shemin helped create The Learning Annex Wealth Expo and has consistently been voted the “#1 speaker” by crowds of upwards of 50,000 persons.
Robert Shemin has worked with high-net-worth individuals from Goldman Sachs, helped create four companies, and, as a full-time investor, been involved in over 1,000 real-estate transactions to date totaling nearly 100 million dollars.
He is the author of ten bestselling books including, Secrets of A Millionaire Real Estate Investor, Successful Real Estate Investing—How to Avoid the 75 Most Costly Mistakes Every Investor Makes, Secrets of Buying and Selling Real Estate—Without Using Your Own Money, Secrets of a Millionaire Landlord, Unlimited Riches, 40 Days to Success in Real Estate Investing, and his latest, How Come that Idiot’s Rich and I’m Not?, a Wall Street Journal and New York Times’ bestseller.
Robert’s company, The Shemin Organization, is the sole Real Estate Division for EMS, a $100 million sales lead organization. Through his relationship with EMS, Shemin conducts over 65 seminars a year and manages an ongoing coaching program. Mr. Shemin serves on the faculty of The Mentor Financial Group; enjoys the endorsement of The Mr. Landlord Organization; and is a spokesperson for The National Association of Real Estate Investors and the American Congress of Real Estate Investors.
An expert on wealth for CNN, Robert Shemin is a frequent guest on national, regional, and local television and radio programs such as National Public Radio (NPR) and CNBC’s "The Big Idea" with Donny Deutsch. He has also been featured in over three hundred newspapers and magazines including BusinessWeek, the Los Angeles Times, the Miami Herald, the New York Post, USA Today, the Wall Street Journal, and TIME Magazine among many others.
With a heart as big as his bank account, Shemin gives generously to numerous charitable endeavors such as the homeless, those in need of critical eye operations overseas, and at-risk teens and college-age youth in Israel through the formation of a specialized school he founded and successfully operates. As experienced as Shemin is at showing high-net-worth individuals how to get richer, his real love however is helping self-described “financial disasters” earn millions.
Langganan:
Komentar (Atom)