Interpersonal Skill

KOMUNIKASI YANG EFEKTIF INTERPERSONAL: Pendengar (penerima pesan) menginterpretasikan dan menangkap berita (ide) yang disampaikan tepat seperti apa yang dimaksud oleh pembicara (pengirim pesan). Sumber Kesalahan dan gangguan dalam Komunikasi : Orang / Individu, Timing / Waktu, Proses Encoding / Decoding informasi.
be well,
Dwika-ExecuTrain




Materi Interpersonal Skill
by bhenzcorp

PERILAKU ORGANISASI

DEFINISI PERILAKU ORGANISASI
Adalah suatu studi yang menyangkut asfek-asfek tingkah laku manusia dalam suatu organisasi, atau kelompok tertentu. Studi tersebut mencakup pembahasan tentang aspek yang ditimbulkan dari pengaruh organisasi terhadap manusia yang bekerja di dalamnya; juga aspek yang ditimbulkan dari pengaruh manusia terhadap organisasi dimana mereka berada. Tujuannya memperlancar upaya pencapaian tujuan organisasi.

PERILAKU ORGANISASI & PSIKOLOGI INDUSTRI
Keduanya berfokus pada penjelasan tentang perilaku manusia dalam organisasi. Psikologi Industri berangkat dari psikologi, sementara Perilaku Organisasi bersifat multidisiplin.


PERILAKU ORGANISASI & TEORI ORGANISASI
Perilaku organisasi mempelajari perilaku individu / kelompok dalam organisasi dan aplikasinya (analisis Mikro). Teori organisasi mempelajari struktur, proses dan performansi organisasi (analisis Makro)
Perbedaan : pada unit analisis dan objek kajian.

PERILAKU ORGANISASI & MSDM
Perilaku organisasi dianggap lebih mendasar (teoritis; berdasar pada konsep). Manajemen sumber daya manusia lebih terapan dengan fokus pada teknik pengelolaan sumber daya manusia.

Perbedaan : pendekatan yang digunakan
PENDEKATAN STUDI PERILAKU
Pendekatan COGNITIF : Edward Tolman, Berdasarkan pemahaman seseorang terhadap informasi
Pendekatan BEHAVIORISTIC : I.P. Pavlov dan J.B. Watson, Berdasarkan Response yang muncul apabila diberi stimulus tertentu
Pendekatan Social Learning : A. Bandura, Berdasarkan penggabungan pendekatan Cognitif dan behavioristic

LINGKUP PERILAKU ORGANISASI
MODEL 3 LEVEL (S.P. ROBIN)
Mempelajari perilaku manusia dalam organisasi melalui tiga tingkatan analisis.

1. Tingkatan Individu : karakteristik bawaan individu dalam organisasi.
2. Tingkatan Kelompok : dinamika perilaku kelompok dan faktor-faktor determinannya
3. Tingkatan Organisasi : faktor-faktor organizational yang mempengaruhi perilaku.

PERSEPSI
Adalah suatu proses dimana seseorang melakukan pemilihan, penerimaan, pengorganisasian, dan penginterpretasian atas informasi yang diterimanya dari lingkungan. Merupakan suatu proses kognitif yang dialami oleh setiap orang dalam memahami informasi tentang lingkungannya.

FAKTOR YANG MEMPENGARUHI PERSEPSI

1.
Karakteristik yang Mempersepsikan (Characteristics of the perceiver)
2.
Karakteristik yang dipersepsikan (Characteristics of the perceived)
3.
Kontek Situasi ( Situation Context)

KARAKTERISTIK PERCEIVER (ORANG)
Kebutuhan (Needs), Pengalaman (Experience), Norma-norma (Values), Sikap (Attitudes), Kepribadian (Personality)
KONTEK SITUASI (SITUATION CONTEXT)
PHISICAL SETTING
- Illusi
CULTURAL & SOCIAL SETTING
- Norms
- Taboos
ORGANIZATIONAL SETTING
- Power distance
- Empowerment

KARAKTERISTIK YANG DIPERSEPSIKAN
Penampakan ( Appearance), Perilaku (Behavior)
PROSES PEMILIHAN DATA PERSEPTUAL
FAKTOR EKSTERNAL :
- Intensitas – Pengulangan
- Ukuran – Gerakan
- Kekontrasan - Novelty / Familiarity
FAKTOR INTERNAL
- Proses belajar
- Motivasi
- Kepribadian

PROSES PENGORGANISASIAN DATA PERSEPTUAL
Figure – Ground
Pengelompokan Perceptual :
- Kesatuan (Closure)
- Kesinambungan (Continuity)
- Kedekatan (Proximity)
- Kesamaan (Similarity)
DISTORSI DALAM PERSEPSI
Stereotip : menggeneralisasi persepsi atas dasar informasi umum.
Efek Halo : kecenderungan hanya menggunakan satu informasi saja untuk mempersepsikan sesuatu.
Seleksi : hanya memperhatikan informasi-informasi tertentu.
Proyeksi : menggunakan atribut pribadi (self concept) sebagai dasar persepsi.
Harapan : menggunakan harapan pribadi sebagai dasar persepsi

PERSEPSI SOSIAL
Adalah persepsi seseorang terhadap orang lain. Pola Persepsi Sosial :
- Type A : Individual to Individual
- Type B : Individual to Grouping
- Type C : Grouping to Individual
- Type D : Grouping to Grouping

ATRIBUSI
Merupakan elemen persepsi sosial

Adalah suatu proses bagaimana seseorang mencari kejelasan sebab-akibat dari perilaku orang lain. Proses atribusi sangat menentukan perilaku

BIAS ATRIBUSI
Point of View : Kesalahan mempersepsikan perilaku orang lain karena perspektif yang digunakan keliru.
Effectiveness of The Behavior : Kesalahan mempersepsikan perilaku orang lain akibat salah mendefinisikan tujuan dari perilaku.

HUBUNGAN ATRIBUSI – SIKAP
Proses Atribusi akan menentukan sikap (attitude)
Komponen Attitudes :
COGNITIF AFFECTIVE BEHAVIOR
Beliefs, Favorable Human
knowledge or unfavorable Actions
understanding Feeling

IMPLIKASI PERSEPSI TERHADAP SIKAP KERJA
Disiplin Kerja
(Rules x Punishment) + (Norms x Knowledge) = Consistency
Kepuasan Kerja
(Job x Reward) + (Knowledge x Bas.Needs x Expectation) = Equity
Komitmen pada perusahaan
Promotion Mechanisms + Ach.Need = Fairness

PENANGANAN PERSEPSI
Mempertinggi tingkat mawas diri, Mengupayakan kelengkapan informasi, Empati, Menghindari segala macam distorsi

KEPRIBADIAN

DEFINISI KEPRIBADIAN
Suatu organisasi psikofisik yang dinamis dalam diri individu, yang menentukan tingkah laku yang khas (unik) dari orang tersebut (G.W.ALPORT). Sesuatu yang memungkinkan kita meramalkan apa yang akan dilakukan oleh seseorang dalam situasi tertentu ( R.B.CATTEL). Cara yang khas dari individu dalam merespon masalah-masalah hidup (A. ADLER)
STRUKTUR KEPRIBADIAN
SIGMUND FREUD :

1. ID, berfungsi sebagai sumber energi kepribadian, berorientasi pada “Pleasure Priciple”.
2. EGO, beroperasi berdasarkan kenyataan ( Reality Principle)
3. SUPEREGO, Erat kaitannya dengan moralitas (Conscience)

PEMBENTUK KEPRIBADIAN
1. BAWAAN :Lombroso ;A Born Criminal
Gen / Kromosom, Kelenjar Endokrin, Keadaan Fisik waktu lahir
2. LINGKUNGAN : John Locke ; JB Watson
Pengalaman, Keluarga, Kebudayaan

TEORI KEPRIBADIAN TYPE THEORIES
FISIOLOGIS : A. Sanguinis
B. Melancholis
C. Phlegmatic
FISIK : A. Atletis — Mesomorph
B. Pyknis — Endomorph Sheldon Kretschner

C. Asthenis — Ectomorph
D. Displastis

PSIKOLOGIS : Introvert – Extrovert – Ambivert
( Jung )

DEVELOPMENTAL & ROLE THEORIES
Individual Development, Family Development, Career Development

INDIVIDUAL DEVELOPMENT
Biosocial Need Development :

* Fantasy-Friendships
* Exploration-Self Concept
* Career-Family

FAMILY DEVELOPMENT
Dependent Child, Transition to Adulthood, Single Adult, Married Adult, Parent of Young Child, Parent of Adolescent, Parent of Grown Children, Grandparent

CAREER DEVELOPMENT
Umur Schein

20 Entry into Work Wold
30 Early Career
35 Mid Career
40 Mid Career Crisis
60 Late Career
70 Retirement

ATRIBUT KEPRIBADIAN
Locus of Control, Sensitifitas Terhadap Stress, Orientasi pada Prestasi, Authoritarianism (Otoriter),
Machiavellianism, Self Esteem (Harga diri), Self Monitoring, Risk Taking
Orientasi Pemecahan Masalah.

PROFIL KEPRIBADIAN TYPE A
Selalu bergerak, Berjalan dengan cepat, Makan dengan cepat, Bicara dengan cepat, Tidak sabar, Melakukan dua hal sekaligus, Agresif, Kompetitif, Merasa terburu-buru, Tak bisa istirahat tenang

PROFIL KEPRIBADIAN TYPE B
Sabar, Tidak Menyombongkan diri, Tidak dijajah oleh waktu, Bermain demi kesenangan, Bisa istirahat dengan tenang, Tidak tergesa-gesa,

PENGUKURAN KEPRIBADIAN
Kuesioner, Wawancara, Metoda Proyektif, Tes Situasional, Studi Kasus

KEPRIBADIAN & MINAT
Minat : adalah suatu dorongan yang menyebabkan terikatnya perhatian individu pada objek tertentu.
Sifat Minat : 1. Bersifat Pribadi
2. Menimbulkan Efek Diskriminatif
3. Merupakan Sesuatu yang Dipelajari

MEMADUKAN KEPRIBADIAN- PEKERJAAN
Diawali dari Process Rekrutasi /Seleksi, Tahapan berikutnya : Placement & Karir, Teori “ Personality – Job Fit” : John Holland

Tipe Pekerjaan :
1. REALISTIK
2. INVESTIGATIF
3. SOSIAL
4. KONVENSIONAL
5. ENTERPRISING
6. ARTISTIK

PERILAKU ORGANISASI
KOMUNIKASI : Memahami komunikasi & keahlian berkomunikasi

PENGERTIAN KOMUNIKASI
Adalah proses pengiriman ide atau pikiran, dari satu orang kepada orang lain dengan tujuan untuk menciptakan pengertian dalam diri orang yang menerimanya ( C.A.Brown)
Adalah proses penyaluran informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain (K.Davis)



KOMPONEN KOMUNIKASI
PENGIRIM / PENERIMA, PESAN, PENGKODEAN / PENAFSIRAN KODE, SALURAN, UMPAN BALIK/ UMPAN DEPAN, GANGGUAN, KONTEKS,

KOMUNIKASI YANG EFEKTIF

Pendengar (penerima pesan) menginterpretasikan dan menangkap berita (ide) yang disampaikan tepat seperti apa yang dimaksud oleh pembicara (pengirim pesan). Sumber Kesalahan dalam Komunikasi :
Orang / Individu, Timing / Waktu, Proses Encoding / Decoding
PENTINGNYA KOMUNIKASI YANG EFEKTIF
Komunikasi adalah proses dimana fungsi-fungsi Management (Planning, Organizing, Actuiting, Leading, Controlling) dilaksanakan.
Komunikasi adalah sarana /media untuk mengaktualisasikan segala pengetahuan dan keterampilan seorang manager.
Komunikasi adalah kegiatan dimana manajer mencurahkan sebagian besar dari waktunya.
THE MANAGER’S ROLE (BY HENRY MINTZBERG)
Interpersonal Figurehead, Leader, Liaison, Informational Monitor, Disseminator, Spokesperson, Decision Making Entrepreneur, Disturbance handler, Resource Allocator, Negotiator,

JENIS KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
KOMUNIKASI FORMAL, Komunikasi yang berjalan secara formal melalui kerangka Struktur Organisasi.
KOMUNIKASI INFORMAL, Komunikasi yang berjalan melalui “jalur tersembunyi” dalam organisasi.

KOMUNIKASI FORMAL
Komunikasi Superior-Subordinate (Atasan-Bawahan), Komunikasi Subordinate- Superior (Bawahan-Atasan), Komunikasi antara orang-orang yang setingkat : Interaktif

MEDIA KOMUNIKASI MANAGER- SUBORDINATE
ORAL COMMUNICATION ( Komunikasi Lisan), WRITTEN COMMUNICATION (Komunikasi Tertulis), NON-VERBAL COMMUNICATION (Komunikasi Non-Verbal),

UPAYA MANAGER UNTUK BERKOMUNIKASI EFEKTIF
Sensitivity to receiver, Awareness of symbolic meaning, Careful timing, Feedback, Face to face communication, Nonverbal cues, Reinforcing words with action, Simple language, Redundancy

MASALAH KOMUNIKASI FORMAL
Terlalu banyaknya jumlah informasi dalam aliran informasi:
1. Overload
2. Distortion & Omission
Lingkungan Kerja yang menimbulkan kesulitan dalam komunikasi.
“Mata Rantai” terlalu panjang.

KOMUNIKASI INFORMAL
Ciri : Penyebarannya cepat sekali, sebab :
Terjadi secara berantai, Tidak dibatasi oleh Struktur Organisasi ,
Bentuk Jaringan :
Single Strand, Gossip (semua), Probability (acak), Cluster (pilih-pilih)

STRATEGI MENGATASI RUMOR
REFUTATION , RETRIEVAL CUE, STORAGE CUE, NO RESPONSE

MENINGKATKAN COMMUNICATION SKILLS
Keterampilan Menyimak, Keterampilan Melakukan Wawancara, Keterampilan Memimpin Rapat, Keterampilan Melakukan Presentasi

MENYIMAK & MASALAHNYA
Merupakan proses mendengar, mengikuti, memahami, mengevaluasi dan menanggapi pesan-pesan yang disampaikan. Sebab Penyimakan yang tidak Efektif :
Lebih Banyak Bicara, Sindrom Hiburan, Mengutamakan Prasangka, Tidak Kritis, “Hard Subject” Phobias, Terpengaruh Gangguan

CARA MENYIMAK YANG EFEKTIF
Berhenti berbicara , Hilangkan Ketegangan, Tunjukkan Perhatian Anda, Singkirkan Hal-hal yang mengganggu Perhatian, Tunjukkan Empathy, Bersikaplah Sabar, Tidak Bersikap Emosional, Ajukan pertanyaan secara kritis

FUNGSI WAWANCARA BAGI SEORANG MANAGER
Pengumpulan Informasi dari bawahan, Penerapan Empowerment dalam Pengambilan Keputusan, Membantu bawahan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi dalam pekerjaan, Pembinaan Disiplin Bawahan, Evaluasi Hasil Pekerjaan, Penilaian calon pegawai

KESALAHAN DALAM WAWANCARA
EFEK HALO, PERTANYAAN YANG MENGARAHKAN, BIAS INDIVIDUAL, DOMINASI PEWAWANCARA

CARA WAWANCARA YANG EFEKTIF,

Active Listening terhadap apa dan bagaimana yang diwawancarai berkomunikasi.
Teliti memperhatikan sinyal /tanda-tanda non verbal.
Selalu ingat akan tujuan wawancara.
Memberikan pertanyaan terstruktur dan tidak terstruktur secara seimbang.
Menghindari kesimpulan yang tergesa-gesa.

MEMBERI FEEDBACK YG EFEKTIF BAGI BAWAHAN
Berikan feedback secara khusus (spesifik).
Feedback pertama kali sebaiknya dilakukan melalui face to face.
Berikan feedback secara terus terang
Berikan feedback pada saat yang tepat (timing)
Feedback berhubungan dengan perilaku bukan “personal”.
Berikan Feedback secara interaktif
Berikan Feedback secara seimbang : verbal-non verbal.

MASALAH RAPAT YANG PALING UMUM
Tidak ada tujuan atau agenda pokok
Tidak ada kesiapan dari peserta rapat.
Rapat sering terlambat dimulai.
Persiapan tempat rapat yang buruk.
Rapat terlalu lama
Rapat didominasi peserta tertentu.
Tidak ada hasil atau tindak lanjut dari rapat

PENYEBAB RAPAT YANG TERLALU LAMA
Kepemimpinan tidak efektif
Banyak interupsi
Membiarkan diskusi bertele-tele dan menyimpang



“DOSA” PEMIMPIN RAPAT
Mendominasi rapat, Persiapan yang buruk, Membiarkan rapat menyimpang, Membenci pertanyaan-pertanyaan, Membiarkan selingan humor yang berlebihan, Melecehkan anggota kelompok, Mentoleransi interupsi,

MEMIMPIN RAPAT YANG EFEKTIF
Mengendalikan keaktifan berbicara yang berlebihan.
Mendesak orang yang pendiam untuk berbicara.
Melindungi anggota baru yang yunior
Mendorong pernyataan gagasan.
Menekan kecenderungan mematikan gagasan.
Meningkatkan jenjang senioritas.
Menutup rapat dengan nada yang positif.

PENGENDALIAN DIRI PEMIMPIN RAPAT
Jangan mendominasi rapat.
Mempersiapkan rapat dengan baik.
Mengendalikan rapat yang menyimpang.
Jangan membenci pertanyaan-pertanyaan.
Jangan biarkan gangguan humor yang berlebihan.
Jangan pernah melecehkan anggota kelompok.
Hindarkan interupsi.

KOMUNIKASI BISNIS
BENTUK KOMUNIKASI BISNIS :
Public Speaking, Presentation Speaking
PENTINGNYA PRESENTASI :
Efisiensi, Efektivitas, Pengaruh

MERENCANAKAN PRESENTASI
MENGKAJI TUJUAN, MENGANALISIS AUDIENCE, MENGORGANISASIKAN PESAN, MERENCANAKAN DUKUNGAN MULTIMEDIA.

MELAKSANAKAN PRESENTASI
MEMBANGUN PERHATIAN PERTAMA YANG MENYENANGKAN
MENYAMPAIKAN PESAN:
Pemilihan Kata, Penggunaan Gaya Bahasa, Menggunakan Kiasan,

PENGGUNAAN KOMUNIKASI NON VERBAL

KOMUNIKASI NON VERBAL DALAM PRESENTASI
SIKAP TUBUH, GERAKAN, GERAK ISYARAT, KONTAK MATA, EKSPRESI WAJAH, PENAMPILAN PRIBADI



PERILAKU ORGANISASI
PENGORGANISASIAN & STRUKTUR ORGANISASI
Pengorganisasian (Organizing) adalah proses pengaturan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang diinginkan dengan memperhatikan lingkungan yang ada. Struktur Organisasi adalah susunan dan hubungan-hubungan antar komponen bagian-bagian dan posisi-posisi dalam suatu perusahaan

DIMENSI ORGANIZING YG MEMPENGARUHI PERILAKU
Formalisasi, Spesialisasi, Standardisasi, Sentralisasi, Hirarki Kekuasaan (Otoritas), Kompleksitas,
Profesionalisme, Konfigurasi
PERSOALAN STRUKTUR ORGANISASI
MERANCANG STRUKTUR ORGANISASI BARU, MELAKUKAN PERUBAHAN TERHADAP STRUKTUR ORGANISASI YANG ADA

KARAKTERISTIK UMUM ORGANISASI YANG BAIK
Appropriate, Adequate, Effective, Efficient

CIRI-CIRI TEKNIS ORGANISASI TIDAK BAIK
Pengambilan keputusan seringkali terlambat ataupun seringkali kurang baik.
Organisasi tidak mampu bereaksi dengan baik terhadap perubahan kondisi lingkungan.
Dalam organisasi seringkali terjadi pertentangan.

FAKTOR PERTIMBANGAN DLM DESIGN ORGANISASI
Environment (Lingkungan), Technology, Tujuan Organisasi, Strategi Organisasi
Work Force (Tenaga Kerja), Size (Ukuran Organisasi),

DIMENSI LINGKUNGAN
Kompleksitas, Dinamisme, Hostility (Keruwetan),

PENGARUH LINGKUNGAN DALAM STR. ORGANISASI
Kompleksitas Struktur Organisasi, Peredam (Buffers), Elemen-elemen Perbatasan (Boundary Spanning), Differensiasi dan Integrasi

PROSES MERANCANG STRUKTUR ORGANISASI
Detailing of work, Division of work, Aggregation of work ( departmentation), Coordination of work (Org. Structure Design), Monitoring & Reorganizing

DEPARTEMENTASI
DEPARTMENTATION BY PURPOSE
By Product, By Customer, By Location
DEPARTMENTATION BY PROCESS
By Business Process, By Management Process,

RENTANG KENDALI (SPAN OF CONTROL)
Sering disebut juga Span of Management, Span of Executive atau Span of Authority. Adalah batas jumlah bawahan langsung yang dapat dipimpin dan dikendalikan secara effektif oleh seorang manager.

PERLUNYA RENTANG KENDALI DLM ORGANISASI
Keterbatasan waktu, Keterbatasan pengetahuan, Keterbatasan kemampuan, Keterbatasan perhatian
Rentang Kendali setiap pemimpin / manager tidak sama (relatif)

FAKTOR YANG MEMBATASI RENTANG KENDALI (1)
Sifat dan terperincinya rencana, Latihan-latihan dalam perusahaan, Posisi Manager dalam perusahaan, Dinamis & Statisnya Organisasi, Efektivitas Komunikasi, Tipe pekerjaan yang dilakukan

FAKTOR YANG MEMBATASI RENTANG KENDALI (2)
Kecakapan & Pengalaman Manager, Span of Personality and Energy, Dedikasi dan Partisipasi bawahan.

HIRARKI ORGANISASI
Hirarki organisasi dipengaruhi oleh besar kecilnya Span of control yang dibuat.
Hirarki Organisasi :
1. Hirarki Pendek ( Flat Organization)
2. Hirarki Panjang ( Tall Organization)

KEUNGGULAN FLAT ORGANIZATION
Tingkatan manager sedikit, biaya-biaya yang terkait dengan jabatan relatif kecil.
Jalur perintah dan tanggung jawab pendek, komunikai lebih efektif, hambatan lebih mudah diatasi.
Hambatan birokrasi dapat dihindari, pekerjaan dapat lebih cepat.

KELEMAHAN FLAT ORGANIZATION
Koordinasi sulit dilakukan, Mengkoordinasi bawahan yang banyak relatif lebih sulit.
Pembinaan dan kontrol kurang efektif.
Spesialisasi tugas kurang mendalam.

KEUNGGULAN TALL ORGANIZATION
Koordinasi lebih mudah dilakukan
Pembinaan dan kontrol lebih efektif
Spesialisasi tugas lebih mendalam.

KELEMAHAN TALL ORGANIZATION
Biaya-biaya yang berkaitan dengan jabatan lebih besar.
Birokrasi semakin panjang.
Jalur perintah dan tanggung jawab lebih panjang.

BENTUK STRUKTUR ORGANISASI
Struktur Fungsional, Struktur Produk, Struktur Matriks

KELEBIHAN STRUKTUR ORGANISASI FUNGSIONAL
Paling sesuai untuk lingkungan yang stabil
Dapat mencapai skala ekonomis pada masing-masing bagian.
Merangsang berkembangnya keterampilan yang bersifat fungsional.
Sesuai untuk organisasi berukuran kecil sampai sedang.
Baik bagi organisasi yang menghasilkan satu atau sejumlah kecil jenis produk.

KEKURANGAN STRUKTUR ORGANISASI FUNGSIONAL
Respon organisasi terhadap perubahan kondisi lingkungan agak lambat.
Pengambilan keputusan menumpuk pada puncak organisasi.
Koordinasi antar bagian / fungsi tidak terlalu baik.
Inovasi terbatas
Pandangan terhadap sasaran organisasi agak terbatas, anggota organisasi cenderung hanya memperhatikan sasaran bagiannya sendiri.

KELEBIHAN STRUKTUR ORGANISASI PRODUK
Paling sesuai untuk lingkungan yang tidak stabil dengan perubahan cepat.
Penanggung jawab produk jelas.
Koordinasi antar fungsi baik.
Mudah beradaptasi dengan tuntutan luar.
Sesuai untuk organisasi berukuran besar.
Baik bagi organisasi yang menghasilkan banyak jenis produk.

KEKURANGAN STRUKTUR ORGANISASI PRODUK
Tidak mampu mencapai efisiensi ekonomis
Koordinasi antar produk sulit
Keahlian teknis hilang karena tidak ada spesialisasi fungsional.
Integrasi ataupun standardisasi antar produk sulit tercapai.

KELEBIHAN STRUKTUR ORGANISASI MATRIKS
Mampu mencapai tingkat koordinasi yang diperlukan untuk menjawab tuntutan “ganda” lingkungan.
Dapat memanfaatkan karyawan secara fleksibel.
Sesuai untuk pengambilan keputusan yang sifatnya rumit serta lingkungan yang tidak stabil.
Sangat sesuai untuk organisasi ukuran sedang.

KEKURANGAN STRUKTUR ORGANISASI MATRIKS
Adanya wewenang ganda menyebabkan munculnya kebingungan.
Menghabiskan banyak waktu untuk koordinasi.
Hanya bisa berjalan jika hubungan bersifat kolegial bukan vertikal.

TAHAPAN PERTUMBUHAN ORGANISASI
Tahapan Bayi, Tahapan Remaja, Tahapan Dewasa

ALASAN PERTUMBUHAN ORGANISASI
Keinginan untuk menjadi lengkap, Mobilitas para eksekutif, Faktor ekonomis, Kemampuan menjaga kelangsungan hidup

EFEKTIVITAS ORGANISASI
Pengertian : Tingkat keberhasilan organisasi dalam usaha untuk mencapai tujuan atau sasarannya.

Pengukuran Efektivitas Organisasi :
Pendekatan Sumber- Proses- Sasaran, Pendekatan Constituency,

KRITERIA PENGUKURAN EFEKTIVITAS ORGANISASI
Adaptabilitas dan fleksibilitas organisasi, Produktivitas, Kepuasan karyawan, Tingkat keuntungan
Keberhasilan dalam mendapatkan sumber, Kebebasan dari rasa tertekan para anggota organisasi, Kontrol terhadap lingkungan, Efisiensi organisasi, Kemampuan organisasi untuk mempertahankan anggotanya, Pertumbuhan organisasi, Kelancaran komunikasi dalam organisasi, Kemampuan mempertahankan eksistensi organisasi

PENDEKATAN CONSTITUENCY
Pemilik Perusahaan : Tingkat Keuntungan
Karyawan : Kepuasan Kerja
Konsumen / Pelanggan : Kepuasan Pelanggan
Pemberi Pinjaman : Kredibilitas Pengembalian
Lingkungan / Komunitas : Sumbangan / kontribusi
Supplier : Kelancaran transaksi / pembayaran
Pemerintah : Kepatuhan terhadap hukum & peraturan.

PENGORGANISASIAN & STRUKTUR ORGANISASI
Pengorganisasian (Organizing) adalah proses pengaturan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang diinginkan dengan memperhatikan lingkungan yang ada. Struktur Organisasi adalah susunan dan hubungan-hubungan antar komponen bagian-bagian dan posisi-posisi dalam suatu perusahaan

PERSOALAN STRUKTUR ORGANISASI
MERANCANG STRUKTUR ORGANISASI BARU, MELAKUKAN PERUBAHAN TERHADAP STRUKTUR ORGANISASI YANG ADA,

CIRI-CIRI TEKNIS ORGANISASI TIDAK BAIK
Pengambilan keputusan seringkali terlambat ataupun seringkali kurang baik. Organisasi tidak mampu bereaksi dengan baik terhadap perubahan kondisi lingkungan. Dalam organisasi seringkali terjadi pertentangan.

FAKTOR PERTIMBANGAN DLM DESIGN ORGANISASI
Environment (Lingkungan), Technology, Tujuan Organisasi, Strategi Organisasi, Work Force (Tenaga Kerja), Size (Ukuran Organisasi)

DIMENSI LINGKUNGAN
Kompleksitas, Dinamisme, Hostility (Keruwetan),

PROSES MERANCANG STRUKTUR ORGANISASI
Detailing of work, Division of work, Aggregation of work ( departmentation), Coordination of work (Org. Structure Design), Monitoring & Reorganizing

DEPARTEMENTASI
DEPARTMENTATION BY PURPOSE:
By Product, By Customer, By Location,
DEPARTMENTATION BY PROCESS
By Business Process, By Management Process,

RENTANG KENDALI (SPAN OF CONTROL)
Sering disebut juga Span of Management, Span of Executive atau Span of Authority. Adalah batas jumlah bawahan langsung yang dapat dipimpin dan dikendalikan secara effektif oleh seorang manager.

PERLUNYA RENTANG KENDALI DLM ORGANISASI
Keterbatasan waktu, Keterbatasan pengetahuan, Keterbatasan kemampuan, Keterbatasan perhatian
Rentang Kendali setiap pemimpin / manager tidak sama (relatif)

FAKTOR YANG MEMBATASI RENTANG KENDALI (1)
Sifat dan terperincinya rencana
Latihan-latihan dalam perusahaan
Posisi Manager dalam perusahaan
Dinamis & Statisnya Organisasi
Efektivitas Komunikasi
Tipe pekerjaan yang dilakukan

FAKTOR YANG MEMBATASI RENTANG KENDALI (2)
Kecakapan & Pengalaman Manager
Span of Personality and Energy
Dedikasi dan Partisipasi bawahan.

HIRARKI ORGANISASI
Hirarki organisasi dipengaruhi oleh besar kecilnya Span of control yang dibuat.
Hirarki Organisasi :
Hirarki Pendek ( Flat Organization)
Hirarki Panjang ( Tall Organization)

KEUNGGULAN FLAT ORGANIZATION
Tingkatan manager sedikit, biaya-biaya yang terkait dengan jabatan relatif kecil.
Jalur perintah dan tanggung jawab pendek, komunikai lebih efektif, hambatan lebih mudah diatasi.
Hambatan birokrasi dapat dihindari, pekerjaan dapat lebih cepat.

KELEMAHAN FLAT ORGANIZATION
Koordinasi sulit dilakukan, Mengkoordinasi bawahan yang banyak relatif lebih sulit.
Pembinaan dan kontrol kurang efektif.
Spesialisasi tugas kurang mendalam.

KEUNGGULAN TALL ORGANIZATION
Koordinasi lebih mudah dilakukan
Pembinaan dan kontrol lebih efektif
Spesialisasi tugas lebih mendalam.

KELEMAHAN TALL ORGANIZATION
Biaya-biaya yang berkaitan dengan jabatan lebih besar.
Birokrasi semakin panjang.
Jalur perintah dan tanggung jawab lebih panjang.

BENTUK STRUKTUR ORGANISASI
Struktur Fungsional
Struktur Produk
Struktur Matriks

KELEBIHAN STRUKTUR ORGANISASI FUNGSIONAL
Paling sesuai untuk lingkungan yang stabil
Dapat mencapai skala ekonomis pada masing-masing bagian.
Merangsang berkembangnya keterampilan yang bersifat fungsional.
Sesuai untuk organisasi berukuran kecil sampai sedang.
Baik bagi organisasi yang menghasilkan satu atau sejumlah kecil jenis produk.
KEKURANGAN STRUKTUR ORGANISASI FUNGSIONAL
Respon organisasi terhadap perubahan kondisi lingkungan agak lambat.
Pengambilan keputusan menumpuk pada puncak organisasi.
Koordinasi antar bagian / fungsi tidak terlalu baik.
Inovasi terbatas
Pandangan terhadap sasaran organisasi agak terbatas, anggota organisasi cenderung hanya memperhatikan sasaran bagiannya sendiri.
KELEBIHAN STRUKTUR ORGANISASI PRODUK
Paling sesuai untuk lingkungan yang tidak stabil dengan perubahan cepat.
Penanggung jawab produk jelas.
Koordinasi antar fungsi baik.
Mudah beradaptasi dengan tuntutan luar.
Sesuai untuk organisasi berukuran besar.
Baik bagi organisasi yang menghasilkan banyak jenis produk.
KEKURANGAN STRUKTUR ORGANISASI PRODUK
Tidak mampu mencapai efisiensi ekonomis
Koordinasi antar produk sulit
Keahlian teknis hilang karena tidak ada spesialisasi fungsional.
Integrasi ataupun standardisasi antar produk sulit tercapai.
KELEBIHAN STRUKTUR ORGANISASI MATRIKS
Mampu mencapai tingkat koordinasi yang diperlukan untuk menjawab tuntutan “ganda” lingkungan.
Dapat memanfaatkan karyawan secara fleksibel.
Sesuai untuk pengambilan keputusan yang sifatnya rumit serta lingkungan yang tidak stabil.
Sangat sesuai untuk organisasi ukuran sedang.
KEKURANGAN STRUKTUR ORGANISASI MATRIKS
Adanya wewenang ganda menyebabkan munculnya kebingungan.
Menghabiskan banyak waktu untuk koordinasi.
Hanya bisa berjalan jika hubungan bersifat kolegial bukan vertikal.

TAHAPAN PERTUMBUHAN ORGANISASI
Tahapan Bayi
Tahapan Remaja
Tahapan Dewasa

ALASAN PERTUMBUHAN ORGANISASI
Keinginan untuk menjadi lengkap
Mobilitas para eksekutif
Faktor ekonomis
Kemampuan menjaga kelangsungan hidup
EFEKTIVITAS ORGANISASI
Pengertian : Tingkat keberhasilan organisasi dalam usaha untuk mencapai tujuan atau sasarannya.
Pengukuran Efektivitas Organisasi :
Pendekatan Sumber- Proses- Sasaran
Pendekatan Constituency



PERILAKU ORGANISASI
KOMITMEN PEKERJA
KOMITMEN
Definisi : (Porter & Steers ;1991)
“Derajat keterikatan relatif pekerja terhadap organisasinya”
Komitmen merupakan output dari pengaruh berbagai faktor perilaku organisasional– (faktor individu, kelompok, organisasi)

EKSPRESI KOMITMEN : SIKAP
Tingkat disiplin kerja
Sikap positif terhadap pekerjaan & rekan /atasan
Rasa bangga
Loyalitas
Kepatuhan terhadap prosedur / peraturan
Adanya rasa memiliki
EKSPRESI KOMITMEN : PERILAKU
Tetap bertahan menjadi anggota organisasi
Tidak mengeluh & berpaling ke organisasi lain bila organisasi mengalami kemunduran.
Memiliki inisiatif & motif berprestasi
Bekerja keras
Bersedia berkorban tenaga & pikiran demi keberhasilan organisasi
PENGARUH KOMITMEN
Productivity : prestasi kerja
Absence : kemangkiran
Turnover : tingkat keluar-masuk pegawai dalam perusahaan.
PROSES TERBENTUKNYA KOMITMEN PEKERJA
Faktor personal
Faktor Organisasional
Faktor Non organisasional
FAKTOR PERSONAL
Kebutuhan atas Pekerjaan
Kontrak Psikologi
Harapan untuk Sukses
Karakteristik Personal

Menentukan Komitmen Awal
FAKTOR ORGANISASI
Pengalaman tugas awal
Peran & Lingkup Pekerjaan
Gaya kepemimpinan & Pengawasan
Konsistensi aturan
Kesempatan Promosi
Keadilan yang dirasakan

FAKTOR NON ORGANISASIONAL
Tersedianya alternatif kerja yang menawarkan insentif atau kepuasan kerja yang lebih.
FAKTOR SIGNIFIKAN YG MEMPENGARUHI KOMITMEN
Kebutuhan seseorang akan prestasi
Sikap groupnya terhadap organisasi
Pendidikan
Ketergantungan organisasional
Persepsi terhadap peran pribadi dalam organisasi
UPAYA MENINGKATKAN KOMITMEN
Memperbesar harapan untuk sukses
Meningkatkan kohesifitas kelompok
Menerapkan sistim Self-Management
Memperbesar kesempatan berpartisipasi
Perbaikan sistim imbalan
Penghargaan atas prestasi
Memberikan pendidikan / pelatihan

MATERI 13 PERILAKU ORGANISASI
MANAJEMEN PERUBAHAN
PERUBAHAN ORGANISASI
Organisasi & Lingkungan
Reaksi organisasi terhadap perubahan lingkungan
Skenario perubahan dalam perusahaan :
No change scenario : reaktif
Sporadic change scenario : tidak terencana
Continuous Scenario : terencana

LINGKUP PERUBAHAN
STRUKTUR
- Perubahan design organisasi
TEKNOLOGI & PROSES
Perubahan teknologi produksi
Perubahan proses bisnis / produksi
ORANG
Perubahan Sikap
Perubahan Perilaku
MANAJEMEN PERUBAHAN
Adalah proses mendiagnosa, menginisialisasi, mengimplementasi dan mengintegrasi perubahan individu, kelompok, atau organisasi dalam rangka menyesuaikan diri dan mengantisipasi perubahan lingkungannya agar tetap tumbuh, berkembang dan menghasilkan keuntungan.

MENGAPA PERUBAHAN HARUS DIKELOLA ?
Force Field Theory (Kurt Lewin) :
“Dalam setiap perubahan selalu terdapat dua kekuatan yang saling berhadapan :
Force for change
Force against change
Keberhasilan sangat ditentukan oleh dua kekuatan ini (Gordon, 1991)
Force Field Analysis
FORCE FIELD ANALYSIS
Identifikasi kekuatan pendorong perubahan
Identifikasi kekuatan penghambat perubahan
Rumuskan tindakan-tindakan untuk mengurangi kekuatan penghambat
Rumuskan tindakan-tindakan untuk memperkuat kekuatan pendorong.
Nilai kelayakan setiap tindakan
Tentukan prioritas

FORCE FOR CHANGE : EXTERNAL FACTORS
Kelangkaan sumber daya
Peraturan Baru
Perubahan Perilaku konsumen.
Perubahan di pasar tenaga kerja
Laju inflasi yang tidak terkendali
Tingkat suku bunga yang tinggi
Persaingan yang meningkat

FORCE FOR CHANGE : INTERNAL FACTORS
Performansi kerja yang jelek
Keinginan pimpinan perusahaan untuk membangun budaya baru.
Penerapan strategi baru: pengembangan bisnis /produk baru
Penerapan struktur organisasi baru
Penerapan sistim reward baru.
Penerapan teknologi baru

FORCE FOR STABILITY
Ketidakpastian akibat perubahan
Rasa tidak aman
Ancaman terhadap kekuasaan
Keengganan untuk melepaskan manfaat saat ini (ekonomi/ sosial)
Hambatan Perilaku
Ketidakjelasan informasi rencana perubahan

CARA MENGATASI FAKTOR PENGHAMBAT
Pendidikan & Komunikasi
Keikutsertaan & Keterlibatan
Keringanan & Tunjangan
Negosiasi & Kesepakatan
Manipulasi & Kooptasi
Paksaan Implisit & Eksplisit

CHANGE AGENTS
Adalah pelaksana perubahan atau yang bertanggung jawab sebagai pemimpin dalam pelaksanaan perubahan.
Bertugas mengamati, menganalisis dan memberi nasihat terhadap masalah perubahan dari semua segi dan mengembangkan solusi
Pihak Internal atau Eksternal

EXTERNAL CHANGE AGENTS
Alasan keahlian/keterampilan khusus yang dibutuhkan.
Kebebasan dari tanggung jawab operasional.
Prestise dan kemudahan membangun kepercayaan.

PROFIL CHANGE AGENTS YANG BAIK
Mengerti struktur, ketergantungan, fungsi dan tujuan organisasi.
Mengerti cara orang memandang sesuatu.
Memiliki kemampuan komunikasi yang baik
Memiliki kemampuan menciptakan iklim
Memiliki kepercayaan diri
Terbuka

MODEL PROSES PERUBAHAN
UNFREEZING : Pencairan Kembali
 Keengganan
CHANGING : Perubahan
REFREEZING : Pembekuan kembali
Berubah sementara / kembali ke perilaku tradisional

MENILAI KESIAPAN SISTEM UNTUK BERUBAH
Rumus : C = (AxBxD) > X
C = Perubahan
A = Tingkat ketidakpuasan terhadap status quo
B = Kejelasan keadaan yang dikehendaki
D= Langkah awal praktis menuju keadaan yang dikehendaki
X = Biaya perubahan (energi,emosi,uang,dll)

STRATEGI INISIALISASI PERUBAHAN
Rational ( Cognitif)
Power Legislatif (Behavioral)
Reeducatif (Affective)
(Chin & Benne ; Robert Burns 1993)

STRATEGI INISIALISASI PERUBAHAN
Kepuasan Diri
Identifikasi
Internalisasi
(Kelman, 1993)

PERILAKU UMUM PERUBAHAN YANG SUKSES
Berkomunikasi secara terbuka
Mau bekerjasama
Mau mengambil tanggungjawab
Memiliki visi yang sama
Mampu memecahkan masalah secara efektif
Mendukung upaya manajemen
Mau mencoba yang baru

PERILAKU MANAJER DLM PERUBAHAN YANG SUKSES
Mampu membangun partisipasi bawahan
Mampu memimpin dengan visi kedepan
Dapat berfungsi secara strategik
Mampu menjadi aliran informasi
Mampu mengembangkan potensi bawahan