Lifemeasure in moments

Life is not measure in minutes, but in moments, what I just did with this post is simply about capturing all the precious moments in my life.
be well,
Dwika-ExecuTrain



Lesson Learned from My First SAP Implementation Project
**julian.asia

After spending more than a year of my weekdays in Cilegon, Banten, finally I got my first SAP implementation project finished. Though it doesn’t mean that I can leave Cilegon soon, since I will have another project assignment there, I think it is good for me to stop for a while, to thank God for what went well and reflect on what needs to be improved in next project :)

Proyek ini merupakan proyek pertama saya sebagai konsultan SAP. Kata senior saya, ini merupakan proyek implementasi SAP terbesar dan paling rumit se-Indonesia tahun ini. Alhasil, saat ikut project briefing pertama kalinya, informasi ini menimbulkan efek ganda buat saya. Di satu sisi, ada rasa bangga dan semangat yang meluap-luap untuk belajar banyak hal dan membuat prestasi di proyek ini, tapi di sisi lain, ada juga rasa takut dan khawatir tidak bisa menyelesaikannya dengan baik.

Namun, ketika semuanya dijalani, ternyata saya bisa juga. Memang kita sebaiknya tidak perlu takut dalam menghadapi tantangan. Just perform, seperti kata Billy Boen dalam buku Young On Top.

Ingin rasanya menceritakan semua pengalaman saya di proyek ini. Sebab, setiap momen yang saya lalui begitu banyak memberikan pelajaran dan kenangan yang sayang sekali untuk dilupakan. Tapi untuk kali ini sebaiknya saya ambil beberapa saja yang menurut saya paling penting dan saya susun menjadi sebuah daftar lesson learned. Semoga bisa berguna juga buat siapapun, khususnya yang ingin jadi konsultan SAP :)

Lesson #1 – Have a Goal

“Control your own destiny or someone else will”, kata Sean Covey. Having a goal is truly a need, bahkan dalam lingkup yang kecil, seperti dalam sebuah proyek. Goal memberi kita arah dan kita benar-benar membutuhkannya.

Banyak uncertainty yang terjadi dalam proyek ini. Misalnya, tiba-tiba saja salah seorang konsultan senior pergi karena masa kontraknya sudah habis, atau team lead kita memutuskan untuk resign, atau tiba-tiba kita diminta masuk saat weekend, dan sebagainya. Sebagian besar keputusan-keputusan mendadak tersebut tidak kita harapkan. Reaksi yang umumnya muncul adalah kecewa, marah, atau ngedumel di belakang. Tapi itu tidak menyelesaikan masalah.

Karena itu, sejak awal saya sudah putuskan untuk punya goal. Goal saya adalah belajar sebanyak mungkin tentang modul PP/QM dan integrasinya dengan modul-modul lainnya :)

Project manager saya sering bilang kalau proyek ini adalah tempat belajar yang paling bagus. Sebab, modul-modul yang diimplementasikan di proyek ini cukup lengkap, bahkan di proyek ini kita mengimplementasikan variant configuration dan mengintegrasikannya dengan modul sales and distribution, production planning, quality management, dan interface–kombinasi yang mungkin hanya satu-satunya di Indonesia. Di sini juga banyak konsultan senior, baik dari IBM maupun dari consulting firm yang lain. Memang benar, ini tempat belajar yang bagus, asalkan kita mau memanfaatkannya ;)

Dengan goal itu di pikiran saya, saya jadi tidak mudah mengeluh pada keadaan yang berubah-ubah dengan cepat. Sebab, dalam kondisi apapun, saya masih tetap bisa melangkah ke depan untuk mencapai goal pribadi saya.

Lesson #2 – Manage the Scope

Sebuah proyek pasti punya batasan atau scope. Keberhasilan suatu proyek umumnya ditentukan oleh deliverables yang dihasilkan dalam batasan tersebut dengan penggunaan resource seoptimal mungkin. Masalah akan timbul saat batasan proyek tersebut kurang definitif, sehingga parameter keberhasilan proyek sulit diukur.

Problem seputar scope ini sempat saya alami di proyek, baik dalam skala makro maupun mikro. Ada sejumlah batasan yang masih blur saat saya pertama kali terlibat di proyek ini. Tak heran, hal ini sering menimbulkan dispute antara konsultan dengan business process owner (BPO) atau project team member dari pihak user. Akibat paling buruk dari project scoping yang kurang baik adalah terlalu banyaknya resource yang dihabiskan untuk menyelesaikan semua deliverables. Apalagi kalau sampai mengalami project bleeding. Untungnya, di proyek ini masalah tersebut masih manageable, sehingga bisa diatasi, meskipun kita para konsultan cukup kewalahan dibuatnya :D

Menurut saya, managing scope sama dengan managing expectation. Karena itu, aturan yang berlaku ialah seperti yang pernah dikatakan teman saya dari McKinsey & Company, “Promise less, deliver more“. Buat scope seminimal mungkin, sehingga kita masih punya ruang untuk improvement. Tentu saja semuanya harus definitif ;)

Lesson #3 – Make Proper Documentations

Saat kuliah, membuat dokumentasi adalah pekerjaan paling tidak populer sedunia. Dalam sebuah software engineering team, biasanya yang kelihatan paling keren adalah programmer atau developer. Dialah “the one who creates real thing”, kata Jason Fried di Getting Real.

Kenyataannya, di proyek SAP tidak selalu demikian. Proper documentation sama pentingnya dengan proper design, proper configuration, dan proper code :) Karena itulah, SAP menyediakan SAP Solution Manager. Semua tahapan aktivitas dalam proyek harus terdokumentasi dengan baik, sesuai dengan standar yang ditentukan oleh project manager.

Dalam sebuah proyek yang dinamikanya sangat tinggi, seperti di proyek ini, di mana perubahan requirement sangat sering terjadi dan hampir tidak terkontrol, maka dokumentasi yang baik memegang peranan sangat penting. Setiap hasil tes, meeting, diskusi, atau apapun yang di dalamnya ada pengambilan keputusan, sebaiknya selalu didokumentasikan dan setiap pihak yang terkait harus memberikan acknowledgement terhadap hasil yang telah dicapai tersebut. Hal ini penting sebagai bahan acuan apabila ada perubahan yang harus dilakukan terhadap program aplikasi atau sistem yang sedang dibangun.

Selain dokumentasi proyek, sebaiknya setiap konsultan juga punya dokumentasi pribadi tentang apa saja yang sudah dikerjakannya di proyek ini. Team lead saya adalah orang yang paling sering menyarankan ini. Menurutnya, setelah tiga atau empat tahun, kita akan benar-benar lupa dengan apa yang sekarang mati-matian kita kerjakan. “It’s a big loss“, katanya. Business process design, konfigurasi, dan screenshots, adalah beberapa hal yang harus didokumentasikan. Saya paling suka menyimpannya dalam slide presentasi, seperti yang team lead saya lakukan. Selain untuk pribadi, dokumentasi ini juga bisa berguna saat proses hand over, sehingga kita mudah mencari pengganti apabila kita harus meninggalkan proyek untuk urusan lain.
Me and My Team Lead

Me and My Team Lead

Lesson #4 – Soft-skills Matter

Kalau ditanya apa yang paling penting di dunia kerja, saya akan bilang, “Soft skills“. Bukan berarti kemampuan teknis atau pengetahuan fungsional bisnis tidak penting, tapi kalau kita punya soft skills yang baik, kedua hal itu bisa kita raih dengan cepat. Ini juga berlaku buat konsultan SAP, terutama functional consultant. Begitulah yang saya alami di proyek ini.

Karena saya juga functional consultant, jadi saya cukup tahu bagaimana soft skills itu menjadi begitu penting. Sebab, saya tidak melulu bekerja di depan laptop. Sesekali saya harus berdiskusi, bertanya banyak hal, mengadakan meeting dengan user atau team member lainnya, mengatur pembagian kerja, melakukan presentasi, membawakan training, dan menjawab berbagai pertanyaan dari user. Porsinya bisa sampai 30% dari waktu kerja saya. Semakin tinggi posisi kita di proyek, angka ini bisa lebih besar.

Kalau diurutkan, soft skills yang paling berguna selama saya menjalankan proyek tersebut antara lain: communication skill, interpersonal skill, analytical skill, dan teamwork skill. Detail tentang keempat soft skills tersebut akan saya bahas di tulisan lain, ya :)

Lesson #5 – Strive for Work-Life Balance

Ini yang paling sulit. Di proyek saya sekarang ini, hampir saja saya tidak punya apa yang di IBM sering disebut work-life balance. Mulai dari jam kerja yang tidak normal karena selalu pulang malam, instruksi untuk masuk saat weekend, troubleshooting menggunakan remote connection saat kita libur atau cuti, dan sebagainya. Saya sempat berpikir kalau hidup saya mungkin hanya untuk proyek ini. Tapi untungnya tidak :)

Karena menurut saya tidak ada gunanya memprotes atau mengharapkan project management mengubah kebijakannya, maka saya putuskan untuk membuat work-life balance versi saya sendiri. “Enjoy any of your free time, when you have it“, kata team lead saya. Maka kami pun melakukannya.
IBM Futsal Team in Cilegon

IBM Fustal Team in Cilegon

Teman saya yang hobi fitness, tetap melakukan rutinitasnya di sela-sela bekerja. Semua orang tahu jadwal fitness-nya, sehingga berusaha menyelesaikan semua pekerjaan yang berhubungan dengannya di luar jadwal fitness-nya itu. Teman saya yang hobi fotografi pergi ke Pantai Anyer untuk berburu sunset saat sedang tidak ada pekerjaan. Teman saya yang lain pergi hiking pada hari Jumat sebelum berangkat ke kantor, sementara yang lain berenang di kolam renang di belakang rumahnya. Setiap hari Rabu kami main futsal sama-sama. Sebagian kadang tidur siang saat waktu istirahat karena rumahnya dekat lokasi proyek. Kadang kami mengadakan barbeque party, karaoke, atau main Winning Eleven dan Countre-Strike sama-sama :)

Banyak hal yang bisa kita lakukan untuk membuat hidup kita jadi lebih seimbang. Memang tidak sampai pada tingkat ideal, tapi paling tidak hal itu cukup untuk melepas lelah, menjaga kebugaran, menghindari stress, dan sebagainya. Memang ini lebih mudah buat yang belum berkeluarga.

Buat saya, proyek ini cukup menyenangkan karena banyak teman-teman sebaya. Teman saya dari consulting firm yang lain pernah bilang kalau proyek seperti ini jarang. Katanya, dulu dia sering jadi yang paling muda di proyek karena rekan kerjanya umumnya berusia 30-40 tahun ;)

Well, that’s all. As my friend said, “Life is not measure in minutes, but in moments”, what I just did with this post is simply about capturing all the precious moments in my life. Finally, I would like to say that I like my job :)

Social Energy

Saatnya Anda bergerak. Social media akan semakin berkembang tahun depan. Makin banyak informasi yang akan dibagi. Makin lama pula waktu yang mungkin akan kita habiskan di social media. Untuk itu, ayo mulai sekarang kita buat social system kita sendiri dan mulai menggali dan menyebarkan meaningful content–termasuk educational content.
be well,
Dwika-ExecuTrain




Saving Social Energy
by: Ed Yourdon on Flickr

Tahun 2010 adalah tahun yang sangat berarti buat social media. Lihatlah pencapaian jumlah pengguna yang luar biasa oleh sejumlah social networking sites, terutama Facebook dan Twitter. Hal ini membawa dampak yang besar buat kita, pengguna Internet. Kini, sebagian besar waktu online kita dihabiskan untuk social media, sehingga kita mulai khawatir bahwa produktivitas dan manfaat dari kegiatan online kita bisa jadi menurun. Bagaimana caranya supaya waktu online kita tetap meaningful?

Year of Social Media

Tahun lalu, di acara Youth Engagement Summit di Kuala Lumpur, saya bertemu dengan Marketing Director Facebook, Randi Zuckerberg, dan Twitter Co-Founder, Biz Stone. Saat itu mereka menyampaikan sejumlah rencana untuk tahun 2010, khususnya bagi negara-negara di Asia, termasuk Indonesia. Tahun ini kita bisa saksikan sendiri hasilnya. Dengan 500 juta lebih penggunanya, Facebook kini adalah social network terbesar di dunia. Facebook telah mengubah cara kita berinteraksi dan berbagi informasi lewat Internet, hingga mengantarkan Mark Zuckerberg, salah satu pendirinya, sebagai TIME’s 2010 Person of The Year. Jumlah pengguna Twitter sekarang sudah lebih dari 100 juta. Twitter bahkan sudah bisa disebut sebagai sebuah news network, karena kini semakin banyak first hand information tentang beragam peristiwa di dunia yang bisa diperoleh lewat Twitter. Setiap harinya, 55 juta tweet dikirimkan lewat Twitter. How amazing.

Apa artinya ini buat kita yang ada di Indonesia?

Tentu saja banyak. Jumlah pengguna Facebook di Indonesia adalah yang terbanyak kedua di dunia. Dalam hal penggunaan Twitter, Indonesia malah yang pertama. Dua fakta ini besar artinya. Kini kita terhubung dengan hampir semua orang dalam hidup kita: keluarga, teman SD, SMP, SMA, sampai orang-orang yang kita kagumi yang sebelumnya hanya bisa kita lihat di TV. Kalau ada statistik yang menghitung jumlah peningkatan kegiatan reuni tahun ini, pasti grafiknya meningkat dengan tajam. Beragam topik kini dibicarakan lewat Twitter, mulai dari kejadian sehari-hari, info lalu lintas, diskon, dunia hiburan, politik, media, dan sebagainya. Trending topics di Twitter pun bahkan beberapa kali berasal dari Indonesia. Intinya, kini semakin banyak informasi yang bisa kita peroleh lewat social media.

Banyaknya informasi yang mengalir lewat social media tersebut membuat kita harus lebih pandai memilih. Sebab, tidak semua informasi tersebut berguna. Malah sebagian besar tidak. Kalau dibiarkan terus, lama-lama kita bisa terjebak dalam conversations yang sebenarnya tidak penting. Bisa-bisa hal-hal yang benar-benar penting buat kita malah kita lewatkan karena tertimbun oleh berbagai macam garbage tersebut.

Social media are growing fast now and we are going to be socially tired.

Saving Social Energy

Manusia adalah makhluk sosial. Karena itu kita bersosialisasi. Social network kini memenuhi sebagian kebutuhan kita akan kehidupan sosial tersebut.

Banyak sekali yang bisa kita peroleh dari kehidupan sosial. Contohnya, buat seorang muslim, hubungan sosial yang baik harus dipupuk menjadi silaturahim, atau tali kasih sayang, sehingga hubungan tersebut memberikan banyak hal yang bermakna bagi semua pihak yang terlibat. Networking kini pun menjadi soft skill yang penting bagi setiap orang, terutama untuk kehidupan profesional. Social network bahkan sudah menjadi perhatian dunia bisnis saat ini.

Scott Young menyebutkan satu hal lain yang bisa diperoleh dari hubungan sosial, yaitu social energy. Katanya, “Social energy comes from spending time in a stimulating environment with other people“. Social energy ini hanya kita peroleh saat kita bersama orang-orang yang penting buat kita, saat kita berbicara atau melakukan hal-hal yang bermakna dengan mereka, dan atau saat berada dalam atmosfer yang suportif. Hal ini penting sekali buat kita. Sebab, orang yang bangkrut social energy-nya akan mengalami kebosanan, menurun produktivitasnya, bahkan mengalami kehampaan dalam hubungan-hubungan sosialnya.

Ini juga berlaku dalam hubungan sosial lewat Facebook, Twitter, MySpace, Multiply, Friendster, Koprol, dan social media lainnya. Sebab, hubungan sosial tersebut adalah perpanjangan dari hubungan sosial kita di kehidupan nyata, bahkan ada sebagian hubungan sosial kita yang hanya terjadi di dunia maya. Seperti dibahas di atas, meningkatnya jumlah pengguna, serta menjamurnya berbagai user generated content di berbagai social media tahun ini, membuat kita kebanjiran informasi yang kadang tidak ada gunanya sama sekali buat kita. Hal ini bisa menyedot sebagian besar energi sosial kita. We can be totally exhausted :(

Scott bilang, untuk menghemat social energy, kita harus membuat sistem. Ya, kita harus menciptakan sendiri sistem yang menjaga agar kita selalu memperoleh social energy secara rutin. Misalnya, dalam kehidupan sehari-hari, kita bisa sempatkan waktu khusus seminggu sekali untuk berkumpul di lingkungan yang mendukung dan selalu memberikan feedback yang baik untuk kita. Dulu saya sering melakukannya dengan mengikuti kelompok mentoring. Kini, saya juga sering menghadiri event yang inspiring seperti TEDxJakarta atau Forum Indonesia Muda. Ide-ide baru, optimisme, inisiatif, pentingnya menyadari kekuatan diri sendiri dan menghargai orang lain, serta dorongan untuk berkarya, selalu saya peroleh dari dua kegiatan tersebut. Makanya, setelah pulang dari sana saya selalu mendapat suntikan social energy yang berlimpah :)

Lalu bagaimana dengan social media?

Menurut saya, ada dua cara membangun social system yang efektif untuk menghemat social energy kita dalam social media, yaitu dengan menggunakan bantuan teknologi dan mencari content yang tepat.

Technology Helps Us

We must save our social energy. Ide tersebut telah menarik perhatian Microsoft, yang kemudian mengampanyekan gerakan Save Social Energy. Ternyata banyak cara yang bisa kita lakukan.

Dalam social media, karena user generated content yang kini jumlahnya sudah terlalu banyak tersebut tidak akan bisa kita kendalikan, maka kita harus mencari cara lain. Kita bisa menjaga social energy kita dengan melakukan personalization.

Dalam setiap account social media atau online media lainnya seperti blog dan email, pasti tersedia fasilitas untuk mengatur personal settings. Hal ini ditujukan untuk memberikan user experience yang bersifat personal, yaitu menyesuaikan dengan preferensi dan keinginan kita sebagai pengguna. Kita bisa menghemat social energy dengan memilih fitur, layout, desain, dan content yang ditampilkan.

Jika kita menggunakan email dan email yang kita terima setiap harinya terlalu banyak, maka sebenarnya kita bisa memilih dan memilah email-email yang penting buat kita. Webmail dari Google dan Yahoo! sudah menyediakan fasilitas filtering dan folders untuk melakukannya. Kita bisa menyaring dan mengategorikan email sesuai keperluan kita. Kini banyak juga fasilitas anti spam yang mencegah kita dari email-email yang tidak kita inginkan. Bahkan, kita bisa ‘menyapu’ email-email tersebut dengan menggunakan virtual broom seperti Hotmail Sweep.

Jika kita punya account di beberapa social media, kita bisa menggunakan aggregator. Misalnya, social dashboard seperti TweetDeck atau HootSuite. Kalau kita juga suka chatting, kita juga bisa gunakan Digsby atau Windows Live Messenger versi terbaru. Dengan menggunakan aggregator, kita tidak perlu membuka beberapa windows atau beberapa tab untuk melihat account social network kita satu per satu. Kita bisa melihat semuanya dalam satu layar. Fitur filtering yang dimiliki oleh aggregator membuat kita lebih mudah untuk memilih content yang akan kita lihat. Kita bisa menyaring content yang tidak relevan atau tidak berguna buat kita.

Singkatnya, banyak cara yang bisa kita gunakan untuk saving our social energy dengan bantuan teknologi :)

Meaningful Content

Selain menggunakan sentuhan teknologi, kita juga bisa menghemat social energy dengan mencari content yang meaningful buat kita. Banyak tema content yang tersedia di social media, misalnya musik, olah raga, youth movement, lingkungan, bisnis, dan sebagainya. Semuanya tergantung dari minat kita. Buat saya, salah satu meaningful content adalah educational content, terutama yang sifatnya open, yang oleh orang-orang di UNESCO biasa disebut sebagai open educational resources (OER).

Sejak tahun 2008, saya banyak berinteraksi dengan berbagai komunitas yang aktif menggunakan, membuat, atau mendistribusikan OER. Saya juga pernah ikut dua konferensi tentang tema tersebut, yaitu Open Education Conference di Utah, USA, dan OpenCourseWare Consortium Global Meeting di Hanoi, Vietnam. Di kedua konferensi tersebut saya bertemu dengan banyak sekali penggiat di bidang open education, baik dari kalangan akademisi maupun praktisi.

Kini, open education sudah berusia lebih dari 10 tahun. Banyak sekali website yang menyediakan educational content yang bisa kita gunakan, misalnya Wikipedia, MIT OpenCourseWare, Connexions, Academic Earth, atau iUniv. Yang menarik, pengalaman kita dalam menggunakan educational content tersebut bisa kita share lewat social media. Malah ada beberapa yang di situsnya sendiri sudah menyediakan fasilitas social network.

Sayangnya, meskipun buat saya ini banyak bermanfaat, karena saya bisa mengakses high quality educational content dari para ahli maupun institusi pendidikan terbaik di dunia, ternyata hal ini belum terlalu populer di Indonesia :(

Salah satu penyebabnya, menurut saya adalah karena sebagian besar content-nya tersedia dalam Bahasa Inggris. Hal ini juga pernah disampaikan oleh Meena Hwang, Director of Community Outreach dari OpenCourseWare Consortium, pada saat kunjungannya ke Indonesia tahun lalu. Menurutnya, pelajar dan mahasiswa di pelosok nusantara, banyak yang tidak seberuntung kita. Mereka masih kesulitan untuk menggunakan bahan belajar dalam Bahasa Inggris. Ditambah lagi dengan banyaknya garbages yang menyebar di social media, content-content ini seperti makin sulit untuk didapatkan. Untuk mengatasi hal ini, rencananya, awal tahun depan saya akan buat semacam portal dalam Bahasa Indonesia agar teman-teman di Indonesia juga bisa memanfaatkan open educational resources yang sudah banyak tersedia di Internet. Wish me a luck!

OK, kini sekarang saatnya kita bergerak. Social media akan semakin berkembang tahun depan. Makin banyak informasi yang akan dibagi. Makin lama pula waktu yang mungkin akan kita habiskan di social media. Untuk itu, ayo mulai sekarang kita buat social system kita sendiri dan mulai menggali dan menyebarkan meaningful content–termasuk educational content ;)

This post is written for Microsoft Bloggership program. I have made this post sticky for easier review.

Interpersonal Skill

KOMUNIKASI YANG EFEKTIF INTERPERSONAL: Pendengar (penerima pesan) menginterpretasikan dan menangkap berita (ide) yang disampaikan tepat seperti apa yang dimaksud oleh pembicara (pengirim pesan). Sumber Kesalahan dan gangguan dalam Komunikasi : Orang / Individu, Timing / Waktu, Proses Encoding / Decoding informasi.
be well,
Dwika-ExecuTrain




Materi Interpersonal Skill
by bhenzcorp

PERILAKU ORGANISASI

DEFINISI PERILAKU ORGANISASI
Adalah suatu studi yang menyangkut asfek-asfek tingkah laku manusia dalam suatu organisasi, atau kelompok tertentu. Studi tersebut mencakup pembahasan tentang aspek yang ditimbulkan dari pengaruh organisasi terhadap manusia yang bekerja di dalamnya; juga aspek yang ditimbulkan dari pengaruh manusia terhadap organisasi dimana mereka berada. Tujuannya memperlancar upaya pencapaian tujuan organisasi.

PERILAKU ORGANISASI & PSIKOLOGI INDUSTRI
Keduanya berfokus pada penjelasan tentang perilaku manusia dalam organisasi. Psikologi Industri berangkat dari psikologi, sementara Perilaku Organisasi bersifat multidisiplin.


PERILAKU ORGANISASI & TEORI ORGANISASI
Perilaku organisasi mempelajari perilaku individu / kelompok dalam organisasi dan aplikasinya (analisis Mikro). Teori organisasi mempelajari struktur, proses dan performansi organisasi (analisis Makro)
Perbedaan : pada unit analisis dan objek kajian.

PERILAKU ORGANISASI & MSDM
Perilaku organisasi dianggap lebih mendasar (teoritis; berdasar pada konsep). Manajemen sumber daya manusia lebih terapan dengan fokus pada teknik pengelolaan sumber daya manusia.

Perbedaan : pendekatan yang digunakan
PENDEKATAN STUDI PERILAKU
Pendekatan COGNITIF : Edward Tolman, Berdasarkan pemahaman seseorang terhadap informasi
Pendekatan BEHAVIORISTIC : I.P. Pavlov dan J.B. Watson, Berdasarkan Response yang muncul apabila diberi stimulus tertentu
Pendekatan Social Learning : A. Bandura, Berdasarkan penggabungan pendekatan Cognitif dan behavioristic

LINGKUP PERILAKU ORGANISASI
MODEL 3 LEVEL (S.P. ROBIN)
Mempelajari perilaku manusia dalam organisasi melalui tiga tingkatan analisis.

1. Tingkatan Individu : karakteristik bawaan individu dalam organisasi.
2. Tingkatan Kelompok : dinamika perilaku kelompok dan faktor-faktor determinannya
3. Tingkatan Organisasi : faktor-faktor organizational yang mempengaruhi perilaku.

PERSEPSI
Adalah suatu proses dimana seseorang melakukan pemilihan, penerimaan, pengorganisasian, dan penginterpretasian atas informasi yang diterimanya dari lingkungan. Merupakan suatu proses kognitif yang dialami oleh setiap orang dalam memahami informasi tentang lingkungannya.

FAKTOR YANG MEMPENGARUHI PERSEPSI

1.
Karakteristik yang Mempersepsikan (Characteristics of the perceiver)
2.
Karakteristik yang dipersepsikan (Characteristics of the perceived)
3.
Kontek Situasi ( Situation Context)

KARAKTERISTIK PERCEIVER (ORANG)
Kebutuhan (Needs), Pengalaman (Experience), Norma-norma (Values), Sikap (Attitudes), Kepribadian (Personality)
KONTEK SITUASI (SITUATION CONTEXT)
PHISICAL SETTING
- Illusi
CULTURAL & SOCIAL SETTING
- Norms
- Taboos
ORGANIZATIONAL SETTING
- Power distance
- Empowerment

KARAKTERISTIK YANG DIPERSEPSIKAN
Penampakan ( Appearance), Perilaku (Behavior)
PROSES PEMILIHAN DATA PERSEPTUAL
FAKTOR EKSTERNAL :
- Intensitas – Pengulangan
- Ukuran – Gerakan
- Kekontrasan - Novelty / Familiarity
FAKTOR INTERNAL
- Proses belajar
- Motivasi
- Kepribadian

PROSES PENGORGANISASIAN DATA PERSEPTUAL
Figure – Ground
Pengelompokan Perceptual :
- Kesatuan (Closure)
- Kesinambungan (Continuity)
- Kedekatan (Proximity)
- Kesamaan (Similarity)
DISTORSI DALAM PERSEPSI
Stereotip : menggeneralisasi persepsi atas dasar informasi umum.
Efek Halo : kecenderungan hanya menggunakan satu informasi saja untuk mempersepsikan sesuatu.
Seleksi : hanya memperhatikan informasi-informasi tertentu.
Proyeksi : menggunakan atribut pribadi (self concept) sebagai dasar persepsi.
Harapan : menggunakan harapan pribadi sebagai dasar persepsi

PERSEPSI SOSIAL
Adalah persepsi seseorang terhadap orang lain. Pola Persepsi Sosial :
- Type A : Individual to Individual
- Type B : Individual to Grouping
- Type C : Grouping to Individual
- Type D : Grouping to Grouping

ATRIBUSI
Merupakan elemen persepsi sosial

Adalah suatu proses bagaimana seseorang mencari kejelasan sebab-akibat dari perilaku orang lain. Proses atribusi sangat menentukan perilaku

BIAS ATRIBUSI
Point of View : Kesalahan mempersepsikan perilaku orang lain karena perspektif yang digunakan keliru.
Effectiveness of The Behavior : Kesalahan mempersepsikan perilaku orang lain akibat salah mendefinisikan tujuan dari perilaku.

HUBUNGAN ATRIBUSI – SIKAP
Proses Atribusi akan menentukan sikap (attitude)
Komponen Attitudes :
COGNITIF AFFECTIVE BEHAVIOR
Beliefs, Favorable Human
knowledge or unfavorable Actions
understanding Feeling

IMPLIKASI PERSEPSI TERHADAP SIKAP KERJA
Disiplin Kerja
(Rules x Punishment) + (Norms x Knowledge) = Consistency
Kepuasan Kerja
(Job x Reward) + (Knowledge x Bas.Needs x Expectation) = Equity
Komitmen pada perusahaan
Promotion Mechanisms + Ach.Need = Fairness

PENANGANAN PERSEPSI
Mempertinggi tingkat mawas diri, Mengupayakan kelengkapan informasi, Empati, Menghindari segala macam distorsi

KEPRIBADIAN

DEFINISI KEPRIBADIAN
Suatu organisasi psikofisik yang dinamis dalam diri individu, yang menentukan tingkah laku yang khas (unik) dari orang tersebut (G.W.ALPORT). Sesuatu yang memungkinkan kita meramalkan apa yang akan dilakukan oleh seseorang dalam situasi tertentu ( R.B.CATTEL). Cara yang khas dari individu dalam merespon masalah-masalah hidup (A. ADLER)
STRUKTUR KEPRIBADIAN
SIGMUND FREUD :

1. ID, berfungsi sebagai sumber energi kepribadian, berorientasi pada “Pleasure Priciple”.
2. EGO, beroperasi berdasarkan kenyataan ( Reality Principle)
3. SUPEREGO, Erat kaitannya dengan moralitas (Conscience)

PEMBENTUK KEPRIBADIAN
1. BAWAAN :Lombroso ;A Born Criminal
Gen / Kromosom, Kelenjar Endokrin, Keadaan Fisik waktu lahir
2. LINGKUNGAN : John Locke ; JB Watson
Pengalaman, Keluarga, Kebudayaan

TEORI KEPRIBADIAN TYPE THEORIES
FISIOLOGIS : A. Sanguinis
B. Melancholis
C. Phlegmatic
FISIK : A. Atletis — Mesomorph
B. Pyknis — Endomorph Sheldon Kretschner

C. Asthenis — Ectomorph
D. Displastis

PSIKOLOGIS : Introvert – Extrovert – Ambivert
( Jung )

DEVELOPMENTAL & ROLE THEORIES
Individual Development, Family Development, Career Development

INDIVIDUAL DEVELOPMENT
Biosocial Need Development :

* Fantasy-Friendships
* Exploration-Self Concept
* Career-Family

FAMILY DEVELOPMENT
Dependent Child, Transition to Adulthood, Single Adult, Married Adult, Parent of Young Child, Parent of Adolescent, Parent of Grown Children, Grandparent

CAREER DEVELOPMENT
Umur Schein

20 Entry into Work Wold
30 Early Career
35 Mid Career
40 Mid Career Crisis
60 Late Career
70 Retirement

ATRIBUT KEPRIBADIAN
Locus of Control, Sensitifitas Terhadap Stress, Orientasi pada Prestasi, Authoritarianism (Otoriter),
Machiavellianism, Self Esteem (Harga diri), Self Monitoring, Risk Taking
Orientasi Pemecahan Masalah.

PROFIL KEPRIBADIAN TYPE A
Selalu bergerak, Berjalan dengan cepat, Makan dengan cepat, Bicara dengan cepat, Tidak sabar, Melakukan dua hal sekaligus, Agresif, Kompetitif, Merasa terburu-buru, Tak bisa istirahat tenang

PROFIL KEPRIBADIAN TYPE B
Sabar, Tidak Menyombongkan diri, Tidak dijajah oleh waktu, Bermain demi kesenangan, Bisa istirahat dengan tenang, Tidak tergesa-gesa,

PENGUKURAN KEPRIBADIAN
Kuesioner, Wawancara, Metoda Proyektif, Tes Situasional, Studi Kasus

KEPRIBADIAN & MINAT
Minat : adalah suatu dorongan yang menyebabkan terikatnya perhatian individu pada objek tertentu.
Sifat Minat : 1. Bersifat Pribadi
2. Menimbulkan Efek Diskriminatif
3. Merupakan Sesuatu yang Dipelajari

MEMADUKAN KEPRIBADIAN- PEKERJAAN
Diawali dari Process Rekrutasi /Seleksi, Tahapan berikutnya : Placement & Karir, Teori “ Personality – Job Fit” : John Holland

Tipe Pekerjaan :
1. REALISTIK
2. INVESTIGATIF
3. SOSIAL
4. KONVENSIONAL
5. ENTERPRISING
6. ARTISTIK

PERILAKU ORGANISASI
KOMUNIKASI : Memahami komunikasi & keahlian berkomunikasi

PENGERTIAN KOMUNIKASI
Adalah proses pengiriman ide atau pikiran, dari satu orang kepada orang lain dengan tujuan untuk menciptakan pengertian dalam diri orang yang menerimanya ( C.A.Brown)
Adalah proses penyaluran informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain (K.Davis)



KOMPONEN KOMUNIKASI
PENGIRIM / PENERIMA, PESAN, PENGKODEAN / PENAFSIRAN KODE, SALURAN, UMPAN BALIK/ UMPAN DEPAN, GANGGUAN, KONTEKS,

KOMUNIKASI YANG EFEKTIF

Pendengar (penerima pesan) menginterpretasikan dan menangkap berita (ide) yang disampaikan tepat seperti apa yang dimaksud oleh pembicara (pengirim pesan). Sumber Kesalahan dalam Komunikasi :
Orang / Individu, Timing / Waktu, Proses Encoding / Decoding
PENTINGNYA KOMUNIKASI YANG EFEKTIF
Komunikasi adalah proses dimana fungsi-fungsi Management (Planning, Organizing, Actuiting, Leading, Controlling) dilaksanakan.
Komunikasi adalah sarana /media untuk mengaktualisasikan segala pengetahuan dan keterampilan seorang manager.
Komunikasi adalah kegiatan dimana manajer mencurahkan sebagian besar dari waktunya.
THE MANAGER’S ROLE (BY HENRY MINTZBERG)
Interpersonal Figurehead, Leader, Liaison, Informational Monitor, Disseminator, Spokesperson, Decision Making Entrepreneur, Disturbance handler, Resource Allocator, Negotiator,

JENIS KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
KOMUNIKASI FORMAL, Komunikasi yang berjalan secara formal melalui kerangka Struktur Organisasi.
KOMUNIKASI INFORMAL, Komunikasi yang berjalan melalui “jalur tersembunyi” dalam organisasi.

KOMUNIKASI FORMAL
Komunikasi Superior-Subordinate (Atasan-Bawahan), Komunikasi Subordinate- Superior (Bawahan-Atasan), Komunikasi antara orang-orang yang setingkat : Interaktif

MEDIA KOMUNIKASI MANAGER- SUBORDINATE
ORAL COMMUNICATION ( Komunikasi Lisan), WRITTEN COMMUNICATION (Komunikasi Tertulis), NON-VERBAL COMMUNICATION (Komunikasi Non-Verbal),

UPAYA MANAGER UNTUK BERKOMUNIKASI EFEKTIF
Sensitivity to receiver, Awareness of symbolic meaning, Careful timing, Feedback, Face to face communication, Nonverbal cues, Reinforcing words with action, Simple language, Redundancy

MASALAH KOMUNIKASI FORMAL
Terlalu banyaknya jumlah informasi dalam aliran informasi:
1. Overload
2. Distortion & Omission
Lingkungan Kerja yang menimbulkan kesulitan dalam komunikasi.
“Mata Rantai” terlalu panjang.

KOMUNIKASI INFORMAL
Ciri : Penyebarannya cepat sekali, sebab :
Terjadi secara berantai, Tidak dibatasi oleh Struktur Organisasi ,
Bentuk Jaringan :
Single Strand, Gossip (semua), Probability (acak), Cluster (pilih-pilih)

STRATEGI MENGATASI RUMOR
REFUTATION , RETRIEVAL CUE, STORAGE CUE, NO RESPONSE

MENINGKATKAN COMMUNICATION SKILLS
Keterampilan Menyimak, Keterampilan Melakukan Wawancara, Keterampilan Memimpin Rapat, Keterampilan Melakukan Presentasi

MENYIMAK & MASALAHNYA
Merupakan proses mendengar, mengikuti, memahami, mengevaluasi dan menanggapi pesan-pesan yang disampaikan. Sebab Penyimakan yang tidak Efektif :
Lebih Banyak Bicara, Sindrom Hiburan, Mengutamakan Prasangka, Tidak Kritis, “Hard Subject” Phobias, Terpengaruh Gangguan

CARA MENYIMAK YANG EFEKTIF
Berhenti berbicara , Hilangkan Ketegangan, Tunjukkan Perhatian Anda, Singkirkan Hal-hal yang mengganggu Perhatian, Tunjukkan Empathy, Bersikaplah Sabar, Tidak Bersikap Emosional, Ajukan pertanyaan secara kritis

FUNGSI WAWANCARA BAGI SEORANG MANAGER
Pengumpulan Informasi dari bawahan, Penerapan Empowerment dalam Pengambilan Keputusan, Membantu bawahan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi dalam pekerjaan, Pembinaan Disiplin Bawahan, Evaluasi Hasil Pekerjaan, Penilaian calon pegawai

KESALAHAN DALAM WAWANCARA
EFEK HALO, PERTANYAAN YANG MENGARAHKAN, BIAS INDIVIDUAL, DOMINASI PEWAWANCARA

CARA WAWANCARA YANG EFEKTIF,

Active Listening terhadap apa dan bagaimana yang diwawancarai berkomunikasi.
Teliti memperhatikan sinyal /tanda-tanda non verbal.
Selalu ingat akan tujuan wawancara.
Memberikan pertanyaan terstruktur dan tidak terstruktur secara seimbang.
Menghindari kesimpulan yang tergesa-gesa.

MEMBERI FEEDBACK YG EFEKTIF BAGI BAWAHAN
Berikan feedback secara khusus (spesifik).
Feedback pertama kali sebaiknya dilakukan melalui face to face.
Berikan feedback secara terus terang
Berikan feedback pada saat yang tepat (timing)
Feedback berhubungan dengan perilaku bukan “personal”.
Berikan Feedback secara interaktif
Berikan Feedback secara seimbang : verbal-non verbal.

MASALAH RAPAT YANG PALING UMUM
Tidak ada tujuan atau agenda pokok
Tidak ada kesiapan dari peserta rapat.
Rapat sering terlambat dimulai.
Persiapan tempat rapat yang buruk.
Rapat terlalu lama
Rapat didominasi peserta tertentu.
Tidak ada hasil atau tindak lanjut dari rapat

PENYEBAB RAPAT YANG TERLALU LAMA
Kepemimpinan tidak efektif
Banyak interupsi
Membiarkan diskusi bertele-tele dan menyimpang



“DOSA” PEMIMPIN RAPAT
Mendominasi rapat, Persiapan yang buruk, Membiarkan rapat menyimpang, Membenci pertanyaan-pertanyaan, Membiarkan selingan humor yang berlebihan, Melecehkan anggota kelompok, Mentoleransi interupsi,

MEMIMPIN RAPAT YANG EFEKTIF
Mengendalikan keaktifan berbicara yang berlebihan.
Mendesak orang yang pendiam untuk berbicara.
Melindungi anggota baru yang yunior
Mendorong pernyataan gagasan.
Menekan kecenderungan mematikan gagasan.
Meningkatkan jenjang senioritas.
Menutup rapat dengan nada yang positif.

PENGENDALIAN DIRI PEMIMPIN RAPAT
Jangan mendominasi rapat.
Mempersiapkan rapat dengan baik.
Mengendalikan rapat yang menyimpang.
Jangan membenci pertanyaan-pertanyaan.
Jangan biarkan gangguan humor yang berlebihan.
Jangan pernah melecehkan anggota kelompok.
Hindarkan interupsi.

KOMUNIKASI BISNIS
BENTUK KOMUNIKASI BISNIS :
Public Speaking, Presentation Speaking
PENTINGNYA PRESENTASI :
Efisiensi, Efektivitas, Pengaruh

MERENCANAKAN PRESENTASI
MENGKAJI TUJUAN, MENGANALISIS AUDIENCE, MENGORGANISASIKAN PESAN, MERENCANAKAN DUKUNGAN MULTIMEDIA.

MELAKSANAKAN PRESENTASI
MEMBANGUN PERHATIAN PERTAMA YANG MENYENANGKAN
MENYAMPAIKAN PESAN:
Pemilihan Kata, Penggunaan Gaya Bahasa, Menggunakan Kiasan,

PENGGUNAAN KOMUNIKASI NON VERBAL

KOMUNIKASI NON VERBAL DALAM PRESENTASI
SIKAP TUBUH, GERAKAN, GERAK ISYARAT, KONTAK MATA, EKSPRESI WAJAH, PENAMPILAN PRIBADI



PERILAKU ORGANISASI
PENGORGANISASIAN & STRUKTUR ORGANISASI
Pengorganisasian (Organizing) adalah proses pengaturan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang diinginkan dengan memperhatikan lingkungan yang ada. Struktur Organisasi adalah susunan dan hubungan-hubungan antar komponen bagian-bagian dan posisi-posisi dalam suatu perusahaan

DIMENSI ORGANIZING YG MEMPENGARUHI PERILAKU
Formalisasi, Spesialisasi, Standardisasi, Sentralisasi, Hirarki Kekuasaan (Otoritas), Kompleksitas,
Profesionalisme, Konfigurasi
PERSOALAN STRUKTUR ORGANISASI
MERANCANG STRUKTUR ORGANISASI BARU, MELAKUKAN PERUBAHAN TERHADAP STRUKTUR ORGANISASI YANG ADA

KARAKTERISTIK UMUM ORGANISASI YANG BAIK
Appropriate, Adequate, Effective, Efficient

CIRI-CIRI TEKNIS ORGANISASI TIDAK BAIK
Pengambilan keputusan seringkali terlambat ataupun seringkali kurang baik.
Organisasi tidak mampu bereaksi dengan baik terhadap perubahan kondisi lingkungan.
Dalam organisasi seringkali terjadi pertentangan.

FAKTOR PERTIMBANGAN DLM DESIGN ORGANISASI
Environment (Lingkungan), Technology, Tujuan Organisasi, Strategi Organisasi
Work Force (Tenaga Kerja), Size (Ukuran Organisasi),

DIMENSI LINGKUNGAN
Kompleksitas, Dinamisme, Hostility (Keruwetan),

PENGARUH LINGKUNGAN DALAM STR. ORGANISASI
Kompleksitas Struktur Organisasi, Peredam (Buffers), Elemen-elemen Perbatasan (Boundary Spanning), Differensiasi dan Integrasi

PROSES MERANCANG STRUKTUR ORGANISASI
Detailing of work, Division of work, Aggregation of work ( departmentation), Coordination of work (Org. Structure Design), Monitoring & Reorganizing

DEPARTEMENTASI
DEPARTMENTATION BY PURPOSE
By Product, By Customer, By Location
DEPARTMENTATION BY PROCESS
By Business Process, By Management Process,

RENTANG KENDALI (SPAN OF CONTROL)
Sering disebut juga Span of Management, Span of Executive atau Span of Authority. Adalah batas jumlah bawahan langsung yang dapat dipimpin dan dikendalikan secara effektif oleh seorang manager.

PERLUNYA RENTANG KENDALI DLM ORGANISASI
Keterbatasan waktu, Keterbatasan pengetahuan, Keterbatasan kemampuan, Keterbatasan perhatian
Rentang Kendali setiap pemimpin / manager tidak sama (relatif)

FAKTOR YANG MEMBATASI RENTANG KENDALI (1)
Sifat dan terperincinya rencana, Latihan-latihan dalam perusahaan, Posisi Manager dalam perusahaan, Dinamis & Statisnya Organisasi, Efektivitas Komunikasi, Tipe pekerjaan yang dilakukan

FAKTOR YANG MEMBATASI RENTANG KENDALI (2)
Kecakapan & Pengalaman Manager, Span of Personality and Energy, Dedikasi dan Partisipasi bawahan.

HIRARKI ORGANISASI
Hirarki organisasi dipengaruhi oleh besar kecilnya Span of control yang dibuat.
Hirarki Organisasi :
1. Hirarki Pendek ( Flat Organization)
2. Hirarki Panjang ( Tall Organization)

KEUNGGULAN FLAT ORGANIZATION
Tingkatan manager sedikit, biaya-biaya yang terkait dengan jabatan relatif kecil.
Jalur perintah dan tanggung jawab pendek, komunikai lebih efektif, hambatan lebih mudah diatasi.
Hambatan birokrasi dapat dihindari, pekerjaan dapat lebih cepat.

KELEMAHAN FLAT ORGANIZATION
Koordinasi sulit dilakukan, Mengkoordinasi bawahan yang banyak relatif lebih sulit.
Pembinaan dan kontrol kurang efektif.
Spesialisasi tugas kurang mendalam.

KEUNGGULAN TALL ORGANIZATION
Koordinasi lebih mudah dilakukan
Pembinaan dan kontrol lebih efektif
Spesialisasi tugas lebih mendalam.

KELEMAHAN TALL ORGANIZATION
Biaya-biaya yang berkaitan dengan jabatan lebih besar.
Birokrasi semakin panjang.
Jalur perintah dan tanggung jawab lebih panjang.

BENTUK STRUKTUR ORGANISASI
Struktur Fungsional, Struktur Produk, Struktur Matriks

KELEBIHAN STRUKTUR ORGANISASI FUNGSIONAL
Paling sesuai untuk lingkungan yang stabil
Dapat mencapai skala ekonomis pada masing-masing bagian.
Merangsang berkembangnya keterampilan yang bersifat fungsional.
Sesuai untuk organisasi berukuran kecil sampai sedang.
Baik bagi organisasi yang menghasilkan satu atau sejumlah kecil jenis produk.

KEKURANGAN STRUKTUR ORGANISASI FUNGSIONAL
Respon organisasi terhadap perubahan kondisi lingkungan agak lambat.
Pengambilan keputusan menumpuk pada puncak organisasi.
Koordinasi antar bagian / fungsi tidak terlalu baik.
Inovasi terbatas
Pandangan terhadap sasaran organisasi agak terbatas, anggota organisasi cenderung hanya memperhatikan sasaran bagiannya sendiri.

KELEBIHAN STRUKTUR ORGANISASI PRODUK
Paling sesuai untuk lingkungan yang tidak stabil dengan perubahan cepat.
Penanggung jawab produk jelas.
Koordinasi antar fungsi baik.
Mudah beradaptasi dengan tuntutan luar.
Sesuai untuk organisasi berukuran besar.
Baik bagi organisasi yang menghasilkan banyak jenis produk.

KEKURANGAN STRUKTUR ORGANISASI PRODUK
Tidak mampu mencapai efisiensi ekonomis
Koordinasi antar produk sulit
Keahlian teknis hilang karena tidak ada spesialisasi fungsional.
Integrasi ataupun standardisasi antar produk sulit tercapai.

KELEBIHAN STRUKTUR ORGANISASI MATRIKS
Mampu mencapai tingkat koordinasi yang diperlukan untuk menjawab tuntutan “ganda” lingkungan.
Dapat memanfaatkan karyawan secara fleksibel.
Sesuai untuk pengambilan keputusan yang sifatnya rumit serta lingkungan yang tidak stabil.
Sangat sesuai untuk organisasi ukuran sedang.

KEKURANGAN STRUKTUR ORGANISASI MATRIKS
Adanya wewenang ganda menyebabkan munculnya kebingungan.
Menghabiskan banyak waktu untuk koordinasi.
Hanya bisa berjalan jika hubungan bersifat kolegial bukan vertikal.

TAHAPAN PERTUMBUHAN ORGANISASI
Tahapan Bayi, Tahapan Remaja, Tahapan Dewasa

ALASAN PERTUMBUHAN ORGANISASI
Keinginan untuk menjadi lengkap, Mobilitas para eksekutif, Faktor ekonomis, Kemampuan menjaga kelangsungan hidup

EFEKTIVITAS ORGANISASI
Pengertian : Tingkat keberhasilan organisasi dalam usaha untuk mencapai tujuan atau sasarannya.

Pengukuran Efektivitas Organisasi :
Pendekatan Sumber- Proses- Sasaran, Pendekatan Constituency,

KRITERIA PENGUKURAN EFEKTIVITAS ORGANISASI
Adaptabilitas dan fleksibilitas organisasi, Produktivitas, Kepuasan karyawan, Tingkat keuntungan
Keberhasilan dalam mendapatkan sumber, Kebebasan dari rasa tertekan para anggota organisasi, Kontrol terhadap lingkungan, Efisiensi organisasi, Kemampuan organisasi untuk mempertahankan anggotanya, Pertumbuhan organisasi, Kelancaran komunikasi dalam organisasi, Kemampuan mempertahankan eksistensi organisasi

PENDEKATAN CONSTITUENCY
Pemilik Perusahaan : Tingkat Keuntungan
Karyawan : Kepuasan Kerja
Konsumen / Pelanggan : Kepuasan Pelanggan
Pemberi Pinjaman : Kredibilitas Pengembalian
Lingkungan / Komunitas : Sumbangan / kontribusi
Supplier : Kelancaran transaksi / pembayaran
Pemerintah : Kepatuhan terhadap hukum & peraturan.

PENGORGANISASIAN & STRUKTUR ORGANISASI
Pengorganisasian (Organizing) adalah proses pengaturan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang diinginkan dengan memperhatikan lingkungan yang ada. Struktur Organisasi adalah susunan dan hubungan-hubungan antar komponen bagian-bagian dan posisi-posisi dalam suatu perusahaan

PERSOALAN STRUKTUR ORGANISASI
MERANCANG STRUKTUR ORGANISASI BARU, MELAKUKAN PERUBAHAN TERHADAP STRUKTUR ORGANISASI YANG ADA,

CIRI-CIRI TEKNIS ORGANISASI TIDAK BAIK
Pengambilan keputusan seringkali terlambat ataupun seringkali kurang baik. Organisasi tidak mampu bereaksi dengan baik terhadap perubahan kondisi lingkungan. Dalam organisasi seringkali terjadi pertentangan.

FAKTOR PERTIMBANGAN DLM DESIGN ORGANISASI
Environment (Lingkungan), Technology, Tujuan Organisasi, Strategi Organisasi, Work Force (Tenaga Kerja), Size (Ukuran Organisasi)

DIMENSI LINGKUNGAN
Kompleksitas, Dinamisme, Hostility (Keruwetan),

PROSES MERANCANG STRUKTUR ORGANISASI
Detailing of work, Division of work, Aggregation of work ( departmentation), Coordination of work (Org. Structure Design), Monitoring & Reorganizing

DEPARTEMENTASI
DEPARTMENTATION BY PURPOSE:
By Product, By Customer, By Location,
DEPARTMENTATION BY PROCESS
By Business Process, By Management Process,

RENTANG KENDALI (SPAN OF CONTROL)
Sering disebut juga Span of Management, Span of Executive atau Span of Authority. Adalah batas jumlah bawahan langsung yang dapat dipimpin dan dikendalikan secara effektif oleh seorang manager.

PERLUNYA RENTANG KENDALI DLM ORGANISASI
Keterbatasan waktu, Keterbatasan pengetahuan, Keterbatasan kemampuan, Keterbatasan perhatian
Rentang Kendali setiap pemimpin / manager tidak sama (relatif)

FAKTOR YANG MEMBATASI RENTANG KENDALI (1)
Sifat dan terperincinya rencana
Latihan-latihan dalam perusahaan
Posisi Manager dalam perusahaan
Dinamis & Statisnya Organisasi
Efektivitas Komunikasi
Tipe pekerjaan yang dilakukan

FAKTOR YANG MEMBATASI RENTANG KENDALI (2)
Kecakapan & Pengalaman Manager
Span of Personality and Energy
Dedikasi dan Partisipasi bawahan.

HIRARKI ORGANISASI
Hirarki organisasi dipengaruhi oleh besar kecilnya Span of control yang dibuat.
Hirarki Organisasi :
Hirarki Pendek ( Flat Organization)
Hirarki Panjang ( Tall Organization)

KEUNGGULAN FLAT ORGANIZATION
Tingkatan manager sedikit, biaya-biaya yang terkait dengan jabatan relatif kecil.
Jalur perintah dan tanggung jawab pendek, komunikai lebih efektif, hambatan lebih mudah diatasi.
Hambatan birokrasi dapat dihindari, pekerjaan dapat lebih cepat.

KELEMAHAN FLAT ORGANIZATION
Koordinasi sulit dilakukan, Mengkoordinasi bawahan yang banyak relatif lebih sulit.
Pembinaan dan kontrol kurang efektif.
Spesialisasi tugas kurang mendalam.

KEUNGGULAN TALL ORGANIZATION
Koordinasi lebih mudah dilakukan
Pembinaan dan kontrol lebih efektif
Spesialisasi tugas lebih mendalam.

KELEMAHAN TALL ORGANIZATION
Biaya-biaya yang berkaitan dengan jabatan lebih besar.
Birokrasi semakin panjang.
Jalur perintah dan tanggung jawab lebih panjang.

BENTUK STRUKTUR ORGANISASI
Struktur Fungsional
Struktur Produk
Struktur Matriks

KELEBIHAN STRUKTUR ORGANISASI FUNGSIONAL
Paling sesuai untuk lingkungan yang stabil
Dapat mencapai skala ekonomis pada masing-masing bagian.
Merangsang berkembangnya keterampilan yang bersifat fungsional.
Sesuai untuk organisasi berukuran kecil sampai sedang.
Baik bagi organisasi yang menghasilkan satu atau sejumlah kecil jenis produk.
KEKURANGAN STRUKTUR ORGANISASI FUNGSIONAL
Respon organisasi terhadap perubahan kondisi lingkungan agak lambat.
Pengambilan keputusan menumpuk pada puncak organisasi.
Koordinasi antar bagian / fungsi tidak terlalu baik.
Inovasi terbatas
Pandangan terhadap sasaran organisasi agak terbatas, anggota organisasi cenderung hanya memperhatikan sasaran bagiannya sendiri.
KELEBIHAN STRUKTUR ORGANISASI PRODUK
Paling sesuai untuk lingkungan yang tidak stabil dengan perubahan cepat.
Penanggung jawab produk jelas.
Koordinasi antar fungsi baik.
Mudah beradaptasi dengan tuntutan luar.
Sesuai untuk organisasi berukuran besar.
Baik bagi organisasi yang menghasilkan banyak jenis produk.
KEKURANGAN STRUKTUR ORGANISASI PRODUK
Tidak mampu mencapai efisiensi ekonomis
Koordinasi antar produk sulit
Keahlian teknis hilang karena tidak ada spesialisasi fungsional.
Integrasi ataupun standardisasi antar produk sulit tercapai.
KELEBIHAN STRUKTUR ORGANISASI MATRIKS
Mampu mencapai tingkat koordinasi yang diperlukan untuk menjawab tuntutan “ganda” lingkungan.
Dapat memanfaatkan karyawan secara fleksibel.
Sesuai untuk pengambilan keputusan yang sifatnya rumit serta lingkungan yang tidak stabil.
Sangat sesuai untuk organisasi ukuran sedang.
KEKURANGAN STRUKTUR ORGANISASI MATRIKS
Adanya wewenang ganda menyebabkan munculnya kebingungan.
Menghabiskan banyak waktu untuk koordinasi.
Hanya bisa berjalan jika hubungan bersifat kolegial bukan vertikal.

TAHAPAN PERTUMBUHAN ORGANISASI
Tahapan Bayi
Tahapan Remaja
Tahapan Dewasa

ALASAN PERTUMBUHAN ORGANISASI
Keinginan untuk menjadi lengkap
Mobilitas para eksekutif
Faktor ekonomis
Kemampuan menjaga kelangsungan hidup
EFEKTIVITAS ORGANISASI
Pengertian : Tingkat keberhasilan organisasi dalam usaha untuk mencapai tujuan atau sasarannya.
Pengukuran Efektivitas Organisasi :
Pendekatan Sumber- Proses- Sasaran
Pendekatan Constituency



PERILAKU ORGANISASI
KOMITMEN PEKERJA
KOMITMEN
Definisi : (Porter & Steers ;1991)
“Derajat keterikatan relatif pekerja terhadap organisasinya”
Komitmen merupakan output dari pengaruh berbagai faktor perilaku organisasional– (faktor individu, kelompok, organisasi)

EKSPRESI KOMITMEN : SIKAP
Tingkat disiplin kerja
Sikap positif terhadap pekerjaan & rekan /atasan
Rasa bangga
Loyalitas
Kepatuhan terhadap prosedur / peraturan
Adanya rasa memiliki
EKSPRESI KOMITMEN : PERILAKU
Tetap bertahan menjadi anggota organisasi
Tidak mengeluh & berpaling ke organisasi lain bila organisasi mengalami kemunduran.
Memiliki inisiatif & motif berprestasi
Bekerja keras
Bersedia berkorban tenaga & pikiran demi keberhasilan organisasi
PENGARUH KOMITMEN
Productivity : prestasi kerja
Absence : kemangkiran
Turnover : tingkat keluar-masuk pegawai dalam perusahaan.
PROSES TERBENTUKNYA KOMITMEN PEKERJA
Faktor personal
Faktor Organisasional
Faktor Non organisasional
FAKTOR PERSONAL
Kebutuhan atas Pekerjaan
Kontrak Psikologi
Harapan untuk Sukses
Karakteristik Personal

Menentukan Komitmen Awal
FAKTOR ORGANISASI
Pengalaman tugas awal
Peran & Lingkup Pekerjaan
Gaya kepemimpinan & Pengawasan
Konsistensi aturan
Kesempatan Promosi
Keadilan yang dirasakan

FAKTOR NON ORGANISASIONAL
Tersedianya alternatif kerja yang menawarkan insentif atau kepuasan kerja yang lebih.
FAKTOR SIGNIFIKAN YG MEMPENGARUHI KOMITMEN
Kebutuhan seseorang akan prestasi
Sikap groupnya terhadap organisasi
Pendidikan
Ketergantungan organisasional
Persepsi terhadap peran pribadi dalam organisasi
UPAYA MENINGKATKAN KOMITMEN
Memperbesar harapan untuk sukses
Meningkatkan kohesifitas kelompok
Menerapkan sistim Self-Management
Memperbesar kesempatan berpartisipasi
Perbaikan sistim imbalan
Penghargaan atas prestasi
Memberikan pendidikan / pelatihan

MATERI 13 PERILAKU ORGANISASI
MANAJEMEN PERUBAHAN
PERUBAHAN ORGANISASI
Organisasi & Lingkungan
Reaksi organisasi terhadap perubahan lingkungan
Skenario perubahan dalam perusahaan :
No change scenario : reaktif
Sporadic change scenario : tidak terencana
Continuous Scenario : terencana

LINGKUP PERUBAHAN
STRUKTUR
- Perubahan design organisasi
TEKNOLOGI & PROSES
Perubahan teknologi produksi
Perubahan proses bisnis / produksi
ORANG
Perubahan Sikap
Perubahan Perilaku
MANAJEMEN PERUBAHAN
Adalah proses mendiagnosa, menginisialisasi, mengimplementasi dan mengintegrasi perubahan individu, kelompok, atau organisasi dalam rangka menyesuaikan diri dan mengantisipasi perubahan lingkungannya agar tetap tumbuh, berkembang dan menghasilkan keuntungan.

MENGAPA PERUBAHAN HARUS DIKELOLA ?
Force Field Theory (Kurt Lewin) :
“Dalam setiap perubahan selalu terdapat dua kekuatan yang saling berhadapan :
Force for change
Force against change
Keberhasilan sangat ditentukan oleh dua kekuatan ini (Gordon, 1991)
Force Field Analysis
FORCE FIELD ANALYSIS
Identifikasi kekuatan pendorong perubahan
Identifikasi kekuatan penghambat perubahan
Rumuskan tindakan-tindakan untuk mengurangi kekuatan penghambat
Rumuskan tindakan-tindakan untuk memperkuat kekuatan pendorong.
Nilai kelayakan setiap tindakan
Tentukan prioritas

FORCE FOR CHANGE : EXTERNAL FACTORS
Kelangkaan sumber daya
Peraturan Baru
Perubahan Perilaku konsumen.
Perubahan di pasar tenaga kerja
Laju inflasi yang tidak terkendali
Tingkat suku bunga yang tinggi
Persaingan yang meningkat

FORCE FOR CHANGE : INTERNAL FACTORS
Performansi kerja yang jelek
Keinginan pimpinan perusahaan untuk membangun budaya baru.
Penerapan strategi baru: pengembangan bisnis /produk baru
Penerapan struktur organisasi baru
Penerapan sistim reward baru.
Penerapan teknologi baru

FORCE FOR STABILITY
Ketidakpastian akibat perubahan
Rasa tidak aman
Ancaman terhadap kekuasaan
Keengganan untuk melepaskan manfaat saat ini (ekonomi/ sosial)
Hambatan Perilaku
Ketidakjelasan informasi rencana perubahan

CARA MENGATASI FAKTOR PENGHAMBAT
Pendidikan & Komunikasi
Keikutsertaan & Keterlibatan
Keringanan & Tunjangan
Negosiasi & Kesepakatan
Manipulasi & Kooptasi
Paksaan Implisit & Eksplisit

CHANGE AGENTS
Adalah pelaksana perubahan atau yang bertanggung jawab sebagai pemimpin dalam pelaksanaan perubahan.
Bertugas mengamati, menganalisis dan memberi nasihat terhadap masalah perubahan dari semua segi dan mengembangkan solusi
Pihak Internal atau Eksternal

EXTERNAL CHANGE AGENTS
Alasan keahlian/keterampilan khusus yang dibutuhkan.
Kebebasan dari tanggung jawab operasional.
Prestise dan kemudahan membangun kepercayaan.

PROFIL CHANGE AGENTS YANG BAIK
Mengerti struktur, ketergantungan, fungsi dan tujuan organisasi.
Mengerti cara orang memandang sesuatu.
Memiliki kemampuan komunikasi yang baik
Memiliki kemampuan menciptakan iklim
Memiliki kepercayaan diri
Terbuka

MODEL PROSES PERUBAHAN
UNFREEZING : Pencairan Kembali
 Keengganan
CHANGING : Perubahan
REFREEZING : Pembekuan kembali
Berubah sementara / kembali ke perilaku tradisional

MENILAI KESIAPAN SISTEM UNTUK BERUBAH
Rumus : C = (AxBxD) > X
C = Perubahan
A = Tingkat ketidakpuasan terhadap status quo
B = Kejelasan keadaan yang dikehendaki
D= Langkah awal praktis menuju keadaan yang dikehendaki
X = Biaya perubahan (energi,emosi,uang,dll)

STRATEGI INISIALISASI PERUBAHAN
Rational ( Cognitif)
Power Legislatif (Behavioral)
Reeducatif (Affective)
(Chin & Benne ; Robert Burns 1993)

STRATEGI INISIALISASI PERUBAHAN
Kepuasan Diri
Identifikasi
Internalisasi
(Kelman, 1993)

PERILAKU UMUM PERUBAHAN YANG SUKSES
Berkomunikasi secara terbuka
Mau bekerjasama
Mau mengambil tanggungjawab
Memiliki visi yang sama
Mampu memecahkan masalah secara efektif
Mendukung upaya manajemen
Mau mencoba yang baru

PERILAKU MANAJER DLM PERUBAHAN YANG SUKSES
Mampu membangun partisipasi bawahan
Mampu memimpin dengan visi kedepan
Dapat berfungsi secara strategik
Mampu menjadi aliran informasi
Mampu mengembangkan potensi bawahan

Soft Skills for Consultant

Semuanya dikerjakan bersama-sama, tidak mungkin ada yang bisa bekerja sendiri. Consultant harus bisa bekerja sama dengan rekan satu timnya, tim dari modul lain, dengan programmer, dan tim base. Wujudkan sinergi. Memanfaatkan perbedaan, saling melengkapi, dan open mind adalah hal-hal yang penting dalam sinergi.
be well,
Dwika-ExecuTrain




Soft Skills for SAP Consultant
**julian.asia

Melanjutkan tulisan saya tentang lesson learned dari proyek implementasi SAP pertama saya, saya akan bahas lebih detail tentang salah satu poin: soft skills.

Soft skills adalah istilah yang digunakan untuk menyebut satu set kemampuan seseorang yang umumnya berhubungan erat dengan emotional intelligence. Kemampuan ini sifatnya intangible dan biasanya hanya bisa dilihat saat seseorang berhubungan dengan orang lain atau saat ia melakukan tugas tertentu. Soft skill sangat berguna untuk pekerjaan-pekerjaan yang menuntut banyak interaksi dengan orang lain. Profesi konsultan termasuk dalam kategori ini. Di tulisan singkat ini saya akan menjelaskan apa saja soft skills yang diperlukan oleh seorang konsultan SAP berdasarkan pengalaman pribadi saya :)

Communication Skill

Komunikasi memang yang utama. Ini mencakup komunikasi lisan dan tulisan. Saat berbicara, menjawab pertanyaan, memberikan presentasi, atau menulis email, kita dituntut untuk bisa menyampaikan informasi dengan singkat, jelas, padat, dan tentu saja meyakinkan. Straigth to the point and convincing. Client memang umumnya lebih suka konsultan yang bisa berkomunikasi dengan baik dari pada yang tidak.

Komunikasi lisan bisa dibagi tiga, yaitu komunikasi personal, presentasi, dan group discussion. Ketiganya akan sangat banyak dialami oleh konsultan SAP. Di samping informasi yang kita sampaikan, yang perlu diperhatikan dalam komunikasi lisan adalah intonasi dan bahasa tubuh. Menurut teori interaksi, keduanya merupakan yang paling berpengaruh dalam komunikasi lisan, yaitu sebesar 93%. Kata-kata kita malah hanya punya pengaruh sebesar 7%. So, it is not just about words, but also expression.

Komunikasi tulisan yang paling sering dilakukan oleh konsultan SAP dalam suatu proyek adalah menulis email, membuat laporan, dan menyusun slide presentasi. Yang terpenting adalah bahwa setiap informasi yang kita sampaikan harus akurat, singkat, dan jelas. Salah satu tips yang bermanfaat dalam menulis adalah menjadi editor untuk tulisan sendiri. Sebelum menyerahkannya kepada orang lain, sebaiknya kita sediakan waktu untuk me-review tulisan kita sendiri untuk mencegah adanya inkonsistensi dalam tulisan, susunan kalimat yang rancu, atau salah ketik. Hindari menulis saat kita terpengaruh emosi.

Dalam bukunya yang fenomenal, Rework, Jason Fried malah bilang kalau perusahaan sebaiknya memilih the best writer jika ada beberapa kandidat untuk satu posisi. “Clear writing is a sign of clear thinking”, katanya.

Interpersonal Skill

Selanjutnya adalah tentang berhubungan dengan orang lain. Dalam sebuah proyek, kita berhubungan dengan banyak orang: other team member, team lead, manager, project admin, project management officer, key user, end user, administrator, sampai sopir dan pembantu rumah tangga :) Semuanya penting. Hubungan yang baik dengan semua orang di proyek akan memperlancar setiap aktivitas kita bersama mereka. Menurut Robert Bolton yang menulis buku People Skills, 80% orang yang gagal adalah mereka yang tidak dapat berhubungan baik dengan orang lain.

Saya suka mental model yang digunakan oleh Sean Covey untuk menggambarkan relasi dengan orang lain, yaitu sebagai bank account. Hubungan yang baik adalah seperti rekening yang saldonya berlimpah. Cara menambahnya ialah dengan menepati janji–termasuk selalu tepat waktu, berbuat baik yang kecil-kecil, humor yang baik, mendengarkan, dan sebagainya.

Analytical Skill

Yang ketiga adalah tentang berpikir analitis. Inilah yang menjadi kelebihan seorang konsultan, menurut saya. Kita memang dituntut untuk bisa berpikir analitis dan memecahkan masalah. Ini sangat berguna terutama saat sistem yang kami bangun mulai digunakan untuk kegiatan operasional sehari-hari. Jika terjadi problem, kita harus bisa segera menyelesaikannya agar tidak menghambat bisnis client kita.

Untuk melakukan analisis, tentu kita butuh tools. Biasanya yang paling sering digunakan adalah Microsoft Excel dan transaksi-transaksi SAP untuk membuat report. Kadang kita juga perlu framework untuk membantu kita berpikir. Tapi, seperti yang teman saya pernah bilang, “Tons of framework may exist, but nothing can replace good thinking“, maka yang paling penting adalah melatih kemampuan berpikir analitis kita.

Dalam proyek biasanya ada konsultan senior yang selalu jadi rujukan. Di proyek saya sekarang ini, jumlahnya ada banyak. Saya suka memperhatikan bagaimana mereka memecahkan masalah atau menjawab pertanyaan user. Dari situ saya benar-benar belajar banyak :)

Teamwork Skill

Terakhir adalah tentang teamwork. Berbeda dengan interpersonal skill, teamwork lebih dari sekedar membangun relasi. Dalam teamwork ada pemimpin, shared goal, komitmen bersama, pembagian kerja yang jelas, dan saling pengertian. Di proyek saya sebelumnya, tim dengan performance terbaik adalah tim yang punya itu semua.

Di dunia SAP, rasanya tidak mungkin ada yang bisa bekerja sendiri. Semuanya dikerjakan bersama-sama. Seorang functional consultant harus bisa bekerja sama dengan rekan satu timnya, tim dari modul lain, dengan ABAP programmer, dan tim BASIS. Yang terpenting adalah mewujudkan sinergi. Proyek SAP biasanya melibatkan orang-orang dengan latar belakang kemampuan teknis dan fungsional yang berbeda-beda. Ini sangat bagus untuk belajar bersinergi. Memanfaatkan perbedaan, saling melengkapi, dan open mind adalah hal-hal yang penting dalam sinergi.

Keempat kemampuan di atas merupakan soft skills yang menurut saya sangat besar artinya bagi seorang konsultan SAP. Ternyata, ini juga sesuai dengan hasil survey dari NACE (National Association of Colleges and Employers) di Amerika Serikat ;)

Soft skill

Soft skill adalah kemampuan individu yang bersifat invisible dan tidak segera. Hard skill adalah istilah yang digunakan untuk menjelaskan kompetensi-kompetensi yang terkait langsung dengan pekerjaan kita.
be well,
Dwika-ExecuTrain



SOFT SKILLS
**gasa-storyofmylife.blogspot.com

Soft skill adalah kemampuan individu yang bersifat invisible dan tidak segera. Contohnya antara lain: kemampuan interpersonal, kekuatan bekerja sama dalam team, social grace, etika bisnis, kemampuan negosiasi dan karakter perilaku seperti attitude, motivasi dan time management. Dalam bahasa sehari-hari dikenal istilah hard skill dan soft skill. Hard skill adalah istilah yang digunakan untuk menjelaskan kompetensi-kompetensi yang terkait langsung dengan pekerjaan kita. Misalnya keahlian membuat rancang bangun bagi seorang Insinyur. Sedangkan soft skill adalah keahlian yang menunjang hard skill tersebut. Soft skill ibaratnya adalah kompetensi yang membungkus kompetensi inti yang dimiliki, misalnya interpersonal skill, communication skill, presentation skill, negotiation skill dan lain-lain.
Konon masalah terbesar di Indonesia ada di manusianya. Hampir sebagian besar manajemen perusahaan di Indonesia sering mengeluhkan sikap dan perilaku karyawannya. Beragam keluhan dari kurangnya motivasi, lemahnya time management, kurangnya kemampuan coaching dari pimpinan hingga kurangnya kerja sama tim. Hal ini membuat soft skills training sangat berkembang pesat di Indonesia.

Banyak lembaga training di Indonesia menawarkan training yang menitikberatkan pada pengembangan dan perubahan sikap dan attitude peserta. Materi yang ditawarkan pun beragam seperti: Leadership, Komunikasi, Time Management, Tehnik Presentasi, Motivasi, Team Building, Coaching, ESQ, Basic Mentality, Problem Solving and Decision Making, Building Trust dan masih banyak lagi. Metode pembelajarannya pun beraneka ragam seperti workshop, seminar, training, coaching, experiential learning dan lain-lain.
Soft skill training menjadi penting bagi perusahaan karena kita tidak mendapatkannya dalam kurikulum akademik. Oleh karena itu perusahaan harus memberikan training ini pada karyawannya, terutama karyawan yang banyak berhubungan dengan dunia luar sehingga mereka bisa membawa diri mereka dalam mewakili perusahaan dengan jauh lebih baik.

Ketika perusahaan harus berinvestasi dalam memperdalam kemampuan karyawannya, ada beberapa masukan bagi yang memiliki inisiatif untuk mengembangkan hal tersebut sendiri:

1. Jadilah bagian dari aktivitas kelompok
2. Ajaklah keluarga dekat atau teman dekat untuk menuliskan hal-hal terbaik dan terburuk dari sifat Anda
3. Seberapa baik Anda mengatur waktu
4. Instrospeksi pada bagaimana Anda bereaksi dalam menerima feed back
5. Bagaimanakah Anda memberikan kritik pada orang lain
6. Hiduplah dengan penuh kesadaran

Communicate Effectively

During the communication process, you must take necessary action to discover other people’s needs, interests and attitude. You need to know the person(s) and the context in which the communication takes place.
be well,
Dwika-ExecuTrain




How to Communicate With People Effectively?
By Justin Jesse

Communication is as easy as ABC but many people find it hard to convey their messages to other people. They don’t know the exact techniques to talk to people. In fact, before you inform someone about something, you need to ask yourself one simple question, i.e. “If I were the other person, how would I hear this message most clearly and respond appropriately?”

Here are some useful guidelines you should refer in order to enhance your communication skills.

* Language plays an important role in communication. You are reminded to choose appropriate and direct language when you talk to people. You should avoid jargon because some people do not understand. Besides language, you need to bear in mind that your choice of words is important too. Plan before you speak up.
* You are reminded to specify what you want to say and for what purpose you need to say so. It will be good if you can specify your purpose by clarifying what you want to achieve. For example, creating awareness, providing new information or additional knowledge, changing someone’s attitude, etc.
* You need to know the person(s) and the context in which the communication takes place. During the communication process, you must take necessary action to discover other people’s needs, interests and attitude.
* Find out how you feel about yourself, other people as well as the topic you are going to deliver. Frankly speaking, your feelings will affect the communication.
* Are you certain with what you are going to say? It is important for you to resolve conflicting feelings before you communicate so that you can deliver clear and unambiguous messages confidently. If you can’t sort out your feeling, it is impossible for you to express your inner conflict openly. Hence, it is better for you not to start the communication.
* You are advised to use more than one channel to convey important messages. You must repeat the messages in different forms in order to gain attention. Besides, you need to make sure that you pass the message in a consistent manner. No matter what forms you apply, the components must be the same.

Having good communication skill is essential because we need to interact with different people every day. We need to communicate with our family members, friends, colleagues, clients, and bosses from time to time. You will be able to achieve great success in communication if you apply the techniques stated above.

Teamwork

Teamwork merupakan Managerial Skills: kemampuan dalam membuat rencana kerja, menentukan tujuan, memantau kinerja, memonitor perkembangan dan memastikan pekerjaan telah dilakukan secara benar, dan Interpersonal Skills: kemampuan berkomunikasi, saling menghargai pendapat orang lain dan kemampuan menjalin hubungan interpersonal dengan orang lain.
be well,
Dwika-ExecuTrain




Teamwork !!!
oleh SUPRIYADI

Dalam dunia usaha, penggunaan teamwork seringkali merupakan solusi terbaik untuk mencapai suatu kesuksesan. Teamwork yang solid akan memudahkan manajemen dalam mendelegasikan tugas-tugas organisasi. Namun demikian untuk membentuk sebuah team yang solid dibutuhkan komitment tinggi dari manajemen. Hal terpenting adalah bahwa teamwork harus dilihat sebagai suatu sumber daya yang harus dikembangkan dan dibina sama seperti sumber daya lain yang ada dalam perusahaan. Proses pembentukan, pemeliharaan dan pembinaan teamwork harus dilakukan atas dasar kesadaran penuh dari team tersebut sehingga segala sesuatu berjalan secara normal sebagai suatu aktivitas sebuah teamwork, meskipun pada kondisi tertentu manajemen dapat melakukan intervensi.

Definisi Teamwork?

Secara umum teamwork dapat didefinisikan sebagai kumpulan individu yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan. Kumpulan individu-individu tersebut memiliki aturan dan mekanisme kerja yang jelas serta saling tergantung antara satu dengan yang lain. Oleh karena itu sekumpulan orang yang bekerja dalam satu ruangan, bahkan didalam satu proyek, belum tentu merupakan sebuah teamwork. Terlebih lagi jika kelompok tersebut dikelola secara otoriter, timbul faksi-faksi di dalamnya, dan minimnya interaksi antar anggota kelompok.

Ketika seseorang bekerja didalam kelompok (team), akan ada dua isu yang muncul. Pertama adalah adanya tugas-tugas (task) dan masalah-masalah yang berhubungan dengan pelaksanaan pekerjaan. Hal ini seringkali merupakan topik utama yang menjadi perhatian team. Kedua adalah proses yang terjadi di dalam teamwork itu sendiri, misalnya bagaimana mekanisme kerja atau aturan main sebuah team sebagai suatu unit kerja dari perusahaan, proses interaksi di dalam team, dan lain-lain. Dengan kata lain proses menunjuk pada semangat kerjasama, koordinasi, prosedur yang harus dilakukan dan disepakati seluruh anggota, dan hal-hal lain yang berguna untuk menjaga keharmonisan hubungan antar individu dalam kelompok itu. Tanpa memperhatikan proses maka sebuah teamwork tidak akan memiliki nilai apa-apa bagi perusahaan dan hanya akan menjadi sumber masalah bagi perusahaan dalam pembentukan sebuah teamwork. Sebaliknya jika proses tersebut ada dalam sekumpulan orang yang bekerjasama, maka performance mereka akan meningkat karena akan mendapat dukungan secara teknis maupun moral.

Mengapa Teamwork Diperlukan?

Teamwork merupakan sarana yang sangat baik dalam menggabungkan berbagai talenta dan dapat memberikan solusi inovatif suatu pendekatan yang mapan. selain itu ketrampilan dan pengetahuan yang beranekaragam yang dimiliki oleh anggota kelompok juga merupakan nilai tambah yang membuat teamwork lebih menguntungkan jika dibandingkan seorang individu yang brilian sekalipun.

Sebuah team dapat dilihat sebagai suatu unit yang mengatur dirinya sendiri. Rentangan ketrampilan dan pengetahuan yang dimiliki anggota dan self monitoring" yang ditunjukkan oleh masing-masing team memungkinkannya untuk diberikan suatu tugas dan tanggungjawab. Bahkan ketika suatu masalah tersebut dapat diputuskan oleh satu orang saja, melibatkan teamwork akan memberikan beberapa keuntungan. Keuntungan tersebut adalah: pertama keputusan yang dibuat secara bersama-sama akan meningkatkan motivasi team dalam pelaksanaanya. Kedua, keputusan bersama akan lebih mudah dipahami oleh team dibandingkan jika hanya mengandalkan keputusan dari satu orang saja.

Bila dilihat dari perspektif individu, dengan masuknya ia kedalam suatu kelompok (team) maka hal tersebut akan menambah semangat juang/motivasi untuk mencapai suatu prestasi yang mungkin tidak akan pernah dapat dicapai seorang diri oleh individu tersebut. Hal ini dapat terjadi karena team mendorong setiap anggotanya untuk memiliki wewenang dan tanggungjawab sehingga meningkatkan harga diri setiap orang.

Siklus Hidup Sebuah Teamwork

Secara umum perkembangan suatu team dapat dibagi dalam 4 tahap:
Forming, adalah tahapan dimana para anggota setuju untuk bergabung dalam suatu team. Karena kelompok baru dibentuk maka setiap orang membawa nilai-nilai, pendapat dan cara kerja sendiri-sendiri. Konflik sangat jarang terjadi, setiap orang masih sungkan, malu-malu, bahkan seringkali ada anggota yang merasa gugup. Kelompok cenderung belum dapat memilih pemimpin (kecuali team yang sudah dipilih ketua kelompoknya terlebih dahulu).
Storming, adalah tahapan dimana kekacauan mulai timbul di dalam team. Pemimpin yang telah dipilih seringkali dipertanyakan kemampuannya dan anggota kelompok tidak ragu-ragu untuk mengganti pemimpin yang dinilai tidak mampu. Faksi-faksi mulai terbentuk, terjadi pertentangan karena masalah-masalah pribadi, semua ngotot dengan pendapat masing-masing. Komunikasi yang terjadi sangat sedikit karena masing-masing orang tidak mau lagi menjadi pendengar dan sebagian lagi tidak mau berbicara secara terbuka.
Norming, adalah tahapan dimana individu-individu dan sub-group yang ada dalam team mulai merasakan keuntungan bekerja bersama dan berjuang untuk menghindari team tersebut dari kehancuran (bubar). Karena semangat kerjasama sudah mulai timbul, setiap anggota mulai merasa bebas untuk mengungkapkan perasaan dan pendapatnya kepada seluruh anggota team. Selain itu semua orang mulai mau menjadi pendengar yang baik. Mekanisme kerja dan aturan-aturan main ditetapkan dan ditaati seluruh anggota.
Performing. Tahapan ini merupakan titik kulminasi dimana team sudah berhasil membangun system yang memungkinkannya untuk dapat bekerja secara produktif dan efisien. Pada tahap ini keberhasilan team akan terlihat dari prestasi yang ditunjukkan.

Ketrampilan yang Diperlukan

Ada dua ketrampilan utama yang seharusnya dimiliki oleh anggota sebuah teamwork, yaitu:

* Ketrampilan managerial (Managerial Skills), termasuk kemampuan dalam membuat rencana kerja, menentukan tujuan, memantau kinerja, memonitor perkembangan dan memastikan pekerjaan telah dilakukan secara benar, dan lain-lain.
* Ketrampilan interpersonal (Interpersonal Skills), termasuk kemampuan berkomunikasi, saling menghargai pendapat orang lain dan kemampuan menjalin hubungan interpersonal dengan orang lain.

Dengan menjadi anggota suatu organisasi atau perusahaan maka secara tidak langsung Anda sudah menempatkan diri menjadi anggota sebuah teamwork. Nah, sudahkah Anda mempersiapkan diri dengan memiliki ketrampilan-ketrampilan seperti yang disebutkan diatas?
Diposkan oleh SUPRIYADI di 17.42

Ketahui diri Anda

"Anda yang mengetahui banyak hal, tetapi kurang mengetahui diri Anda,
pengetahuan Anda yang banyak itu belum bisa memberikan manfaat yang banyak."
be well,
Dwika-ExecuTrain




Tahu Diri !!!
oleh SUPRIYADI

Tahu Diri Itu Proses!
Istilah tahu diri ini memang kalimatnya mudah dan sederhana. Tetapi terus terang saja sulit dijelaskan seperti apa detail-nya. Sama seperti istilah orang baik. Kalimatnya sederhana dan mudah diucapkan oleh siapa saja, tetapi seperti apa orang baik itu bisa dibeberkan, tentu ini sulit. Sama juga istilah kehidupan yang baik dalam agama. Orang yang langkahnya baik dan punya amal perbuatan baik pada orang lain akan diberi hadiah berupa kehidupan yang baik yang menyedapkan pandangan mata. Meskipun tidak bisa dijelasan detailnya, tetapi perasaan kita sudah tahu itu.

Kenapa istilah tahu diri itu susah didetailkan? Salah satu sumber kesulitan itu adalah karena cakupannya yang sangat luas. Kalau dilihat dari penggunaannya sehari-hari, pengertian tahu diri dalam agama itu berbeda dengan tahu diri dalam ilmu pengetahuan (khususnya SDM atau Psikologi). Beda lagi dengan yang sering kita gunakan dalam pergaulan sehari-hari. Kalau kita minta sesuatu ke teman atau kenalan, lalu kita masih milih juga atau menuntut yang lebih baik lagi, ini namanya tidak tahu diri. Sudah minta nyuruh pula. Tahu diri di sini diartikan sebagai sikap atau prilaku yang "sensitive" menempatkan posisi orang lain dan posisi diri sendiri di tempatnya masing-masing.

Seorang pengusaha pernah mengatakan karyawannya yang bernama si A itu tidak tahu diri. Dulu dia pengangguran lalu diterima sebagai pegawai. Setelah tahu seluk beluk bagaimana menjalankan bisnis di kantor itu, eee malah pamit tidak bilang-bilang, plus membajak anak buahnya yang terampil dan membikin bisnis saingannya. Orang Jawa menyebutnya dengan istilah menolong harimau yang sedang terjepit. Harimau yang kita tolong itu malah menerkam kita.

Tahu diri juga sering kita gunakan untuk menjelaskan prilaku seseorang yang tahu "diuntung". Lawannya adalah orang yang tidak tahu diuntung. Ini seperti yang dialami Ibu S yang saya saksikan dalam tayangan tivi. Dengan niat baiknya, Ibu ini ingin membesarkan salah satu anak jalanan yang sering mangkal di dekat kantornya. Kenangnya, anak itu kelihatan masih bersih, lugu, dan tidak tahu siapa orangtuanya. Tapi setelah besar, si anak yang dulu diasuhnya dengan susah-payah itu malah berbalik menjadi duri di dalam rumah tangganya. Si anak dibilang tidak tahu diri. Saking kesalnya, Ibu S berteriak dengan maksud berbagi pengalaman kepada masyarakat. "Jangan mengambil anak sembarangan atau karena kasihan. Mungkin saja dia bukan keturunan orang baik-baik."

Dalam agama, istilah tahu diri itu sering digunakan untuk menjelaskan sikap yang tidak sombong. Kesombongan seperti apa yang dimaksudkan? Kesombongan di sini maksudnya adalah menolak kebenaran dan merendahkan sesama manusia (arogan). Kalau kita sudah tahu kebenaran tetapi kita menolaknya karena kebenaran-egoisme milik kita, namanya kesombongan. Begitu juga kalau kita sudah merasa "lebih" dari orang lain lalu perasaan itu kita gunakan untuk merendahkan mereka, namanya kesombongan. Kesombongan identik dengan ketidaktahun-diri.

Nah, dalam konsep dan praktek pengembangan SDM, tahu diri itu punya pengertian yang lain lagi. Tahu diri di sini diartikan sebagai bentuk kemampuan seseorang dalam mengetahui kelebihan dan kekurangannya lalu menggunakan semua itu untuk meraih prestasi di bidang-bidang yang dipilih. Tahu diri juga digunakan untuk menjelaskan kemampuan seseorang dalam memahami peluang untuk maju atau kemampuan seseorang dalam memahami masalah yang menghambat langkahnya. Tahu diri di sini mengarah pada pengertian pengetahuan-diri (self-knowledge).

Jadi, secara keseluruhan, tahu diri sini terkait dengan sejauhmana seseorang itu mampu mengaktifkan kapasitas intelektual, emosional, dan spiritualnya secara proporsional sehingga mampu memahami etika kepatutan, mampu menerapkan ajaran moral, dan mampu menjalankan agenda aktualisasi potensi-diri. Tentu saja, karena ini luas cakupannya, maka tidak ada orang yang punya pengetahuan-diri sampai ke tingkat yang sempurna dan sudah final. Pengetahuan-diri adalah proses yang terus dinamis sampai kita meninggal.

"Kau kira dunia di luar dirimu itu luas, padahal dunia di dalam dirimu itu jauh lebih luas." (Ali Bin Abu Thalib)

Intrapersonal Skill
Teori pengembangan SDM industri mengenal istilah intrapersonal skill yang kerap digunakan untuk menjelaskan apa itu pengetahuan-diri (self-knowledge). Disebut skill berarti itu adalah hasil yang didapat berdasarkan pencapaian individu (achieved). Meskipun ada juga yang menyebutnya dengan intrapersonal intelligence, namun maksud intelligence di situ bukan kecerdasan bawaan, melainkan hasil pemberdayaan (new construct). Ada yang menyebutnya juga sebagai cara belajar yang paling pas untuk individu, the way the people can learn best.

Apa itu intrapersonal? Menurut Howard Gardner (Frames of Mind: 1983), intrapersonal (skill / intelligence) adalah sensitivitas seseorang terhadap perasaannya, keinginannya, pengalaman hidupnya atau sensitivitasnya terhadap "hal-hal" yang mengancam dirinya. Sensitivitas di sini maksudnya lebih dekat pada pengertian sejauhmana orang itu mengetahui, menyadari dan bisa menggunakan "hal-hal" tersebut sebagai bahan pembelajaran-diri. Termasuk dalam pengertian ini adalah kesadaran seseorang terhadap kekuatan, kelemahan, rencana, dan tujuannya. Semakin bagus skill seseorang di beberapa hal ini kira-kira akan semakin akuratlah pengetahuannya.

Sama seperti Howard Gardner, Microsoft Education menjelaskan bahwa yang disebut intrapersonal itu adalah kesadaran seseorang terhadap bakat, kemampuan, peluang, kekuatan, keterbatasan dan kelemahannya. Bedanya, Microsoft punya penyekalaan. Alasannya, semua orang sedikit-banyaknya punya pengetahuan tentang dirinya, tetapi yang berbeda adalah levelnya. Soal level ini penjelasannya sebagai berikut:

LEVEL


INDIKATOR UMUM

Level 1


Anda baru mengetahui bakat, kemampuan, peluang, kekuatan, keterbatasan dan kelemahan anda.

Level 2


Anda menyadari bakat, kemampuan, peluang, kekuatan, keterbatasan dan kelemahan anda. Anda bisa memperkirakan berbagai bentuk kemampuan / kelemahan yang paling mungkin, dan bisa mensinergikannya dengan orang lain pada momen yang tepat. Anda melakukan proses pembelajaran untuk meningkatkan skill atau pengetahuan anda.

Level 3


Anda sudah mengidentifikasi motif, harapan, kecenderungan, keinginan, dan kebutuhan secara akurat. Anda sudah punya gambaran yang jelas tentang diri anda (kemampuan, kelebihan atau bakat anda). Anda berusaha menggali feedback dengan berkreasi, terbuka terhadap kritik, terbuka menerima masukan perbaikan. Anda sudah bisa mendeklarasikan kelebihan dan kelemahan anda secara fair. Anda sudah bisa menghindari penudingan (blaming) atas apa yang menimpa anda atau kesalahan anda.

Level 4


Anda sudah bisa mengajari / membimbing orang lain untuk menemukan dan menggali potensi mereka.

Bagi banyak orang, memang standar yang ditetapkan Microsof itu terasa ketinggian. Maklum saja. Mungkin itu bukan untuk umum, tetapi untuk karyawan mereka. Sebab, kalau kita melihat ke masyarakat umum, banyak orang yang tidak tahu kelebihannya atau merasa tidak punya kelebihan apa-apa. Mereka hanya mengetahui kelemahan atau kekurangannya. Kata Robbin S. Sharma, kebanyakan orang sudah mati begitu usianya masuk duapuluh tahun dan baru dikebumikan nanti ketika usianya sudah di atas enam puluh tahun. Mati di sini sudah tahu dong apa maksudnya. Kalau kita sampai gagal mengungkap apa kelebihan dan keunggulan kita, itu sama saja kita mati dalam tanda kutip.

Ada lagi yang sudah tahu tetapi tidak mau dan tidak mampu menggunakannya. Misalnya saja tidak memiliki komitmen, fokus, dan semangat belajar (learning). Atau juga lebih mengarahkan fokus pikirannya pada masalah, bukan pada peluang atau tujuan. Ada lagi yang angot-angotan atau tidak jelas. Punya banyak keinginan tetapi usahanya minim. Menurut Jenderal Soemitro, kehebatan Pak Harto (sebagai pribadi) itu adalah keinginannya yang sederhana dan perjuangannya yang luar biasa.

Ada lagi yang sudah tahu dan sudah menggunakannya, tetapi cara yang ditempuh, tujuan yang ingin diraih, atau motif yang menggerakkannya negatif. Jadilah dia orang yang hebat tetapi kehebatannya itu menelan korban (merugikan atau mencelakakan orang banyak). Ada lagi yang menggunakannya untuk kepentingan diri sendiri. Sejauh itu proporsional tentu masih bisa dibilang cukup baik, namun tentu belum sampai ke yang terbaik.

Nah, yang perlu kita jadikan acuan adalah: kita mengeksplorasi berbagai kelebihan, menggunakannya untuk merealisasikan target positif, menempuh cara yang benar atau tidak melanggar, dan tidak semata-mata kita niati untuk kepentingan diri sendiri. Jadi, sasaran idealnya adalah beraktualisasi untuk berkontribusi. Kalau kita hanya beraktualisasi, memang sudah baik namun belumlah yang terbaik. Sebaliknya, kalau kita ingin berkontribusi tetapi tidak beraktualisasi, ini tidak realistis juga atau tidak tahu diri.


Refleksi Lima Kelompok Manusia *

1. Manusia yang tidak tahu atau tidak mau tahu apa kelebihan dan apa keinginannya. Mereka menginginkan agar orang lain atau Tuhan menghendaki sesuatu untuk dirinya. Mereka ini termasuk pecundang yang kalah.
2. Manusia yang tahu dan mau tahu tetapi tidak tahu atau tidak mau tahu cara yang harus ditempuh. Mereka ini termasuk orang yang frustasi
3. Manusia yang sudah tahu dan tahu cara yang harus ditempuh tetapi ujung-ujungnya tidak mau melakukan. Mereka ini termasuk yang merugi
4. Manusia yang sudah tahu kelebihan dan keinginannya, tahu cara untuk mendapatkannya, dan sudah menggunakan cara itu, tetapi semangatnya setengah-setengah. Mereka ini termasuk pemalas
5. Manusia yang sudah tahu, tahu cara untuk mendapatkannya, dan sudah menggunakan cara dengan semangat yang tinggi atau selalu berusaha untuk membuat semangatnya menyala terus. Mereka ini termasuk orang yang beruntung.

*) Dari berbagai sumber

"Peranan Anda lebih menentukan ketimbang kecerdasan yang Anda miliki"
Howard Gardner


Lima Acuan
Sebetulnya ada acuan yang lebih lengkap mengenai pengetahuan-diri itu. Ini bisa kita lihat di The Bar-on Model of Emotion-Social Intelligence (2000). Pengetahuan-diri di sini punya cakupan sebagai berikut:

1. Self-Regard: punya persepsi, punya pemahaman, dan punya penerimaan yang akurat. Tanda-tandanya adalah tidak minder dan tidak over; tidak rendah-diri dan tidak pula tinggi hati; tidak inferior dan tidak superior.
2. Emotion Self-Awareness: punya kesadaran terhadap berbagai emosi yang muncul di dalam dirinya. Tanda-tandanya adalah punya kemampuan dalam menangani stress atau menggunakannya untuk hal-hal positif, tidak menanggapi secara berlebihan (reaktif) terhadap kesenangan atau kesedihan, tetap bisa fokus pada hal-hal positif di tengah kekacauan atau kemapanan.
3. Assertiveness: punya kemampuan mengekspresikan perasaan secara konstruktif dan efektif. Tanda-tandanya adalah mampu memikirkan dan memilih kalimat atau ungkapan yang bagus dan kuat dalam berkomunikasi atau mengkomonikasikan sesuatu kepada orang lain.
4. Independence: punya kematangan dan keberlimpahan emosi, bahagia pada dirinya (self-worth) atau punya kemandirian mental (pede). Tanda-tandanya adalah tidak mudah tertusuk perasaannya oleh orang lain, tidak mudah merasa merana, rasional dalam menyelesaikan persoalan, tidak mudah terbuai oleh hal-hal yang menipu, atau punya locus of control ke internal.
5. Self-Actualization: punya tujuan yang terus direalisasikan dengan mengembangkan potensinya. Tanda-tandanya adalah memiliki langkah hidup yang dinamis (bergerak menuju ke yang lebih bagus, lebih tinggi, lebih besar, lebih mendalam, lebih bermanfaat, dst), punya kemauan belajar, berani bereksperimentasi ide-ide baru, tetap memiliki perhitungan, membutuhkan orang lain namun tidak mengandalkan mereka.

"Orang yang mengetahui banyak hal, tetapi kurang mengetahui dirinya,
pengetahuan yang banyak itu tidak bisa memberikan manfaat yang banyak."
(Petuah Bijak)
Diposkan oleh SUPRIYADI di 17.24

Konsep yang sederhana

Anda jalani hidup sederhana justru yang paling sulit (The simplest is the most difficult). Formula Paretto (20:80). Dua puluh persen hal yang jelas dan delapan puluh persen untuk hal yang tidak jelas. Konsep yang sederhana justru yang bekerja dengan efektif.
be well,
Dwika-ExecuTrain




Simple itu Sulit ....
oleh SUPRIYADI

Salah satu bentuk paradok yang kita rasakan dalam kehidupan sehari-hari adalah kenyataan di mana menjalani hidup sederhana (mudah) justru yang paling sulit (The simplest is the most difficult). Padahal kenyataan juga menunjukkan bahwa biasanya konsep yang sederhana lah justru yang bekerja dengan efektif. Konsep yang ruwet, acak-acakan, njelimet justru seringkali bernasib mandul dan menelan banyak biaya. Kita bisa buktikan jumlah waktu dan biaya pulsa telephone yang kita gunakan untuk hal yang jelas dan hal yang tidak jelas. Bisa-bisa berlaku formula Paretto (20:80). Dua puluh persen untuk hal yang jelas dan delapan puluh persen untuk hal yang tidak karuan. Mengapa hal demikian ini bisa terjadi?


Hambatan
Mudah sekali kita terjebak dalam pola hidup yang tidak sederhana. Banyak alasan yang menjadi penyebabnya. Pertama, adalah persepsi lingkungan di mana kesederhanaan berpikir, bersikap, dan dan bertindak dianggap sebagai kelemahan. Bentuk kelemahan yang mewakili persepsi demikian adalah terlalu sembrono, menyepelekan atau miskin. Padahal seperti pepatah leluhur bilang, sederhana bukan berarti miskin tetapi tepat sesuai kebutuhan. Sederhana berpikir dan bersikap juga berbeda dengan sembrono. Berpikir dan bersikap sederhana lahir dari kematangan dan kedalaman pengetahuan/ pemahaman seseorang tentang diri dan wilayahnya sehingga lebih tepat dikatakan sebagai keunggulan. Sementara sembrono lahir dari kedangkalan yang berarti kelemahan.
Alasan kedua adalah kualitas-diri. Kualitas diri yang rendah bisa jadi merupakan hambatan utama bagi kesederhanaan. Sebagian di antaranya dapat kita uraikan
sebagai berikut:

1. Kecenderungan Liar
Sulit memiliki pola hidup sederhana kalau kita tidak mampu menjinakkan kecenderungan yang ingin memperluas wilayah secara liar atau dengan kata lain terlalu serakah untuk menekuni banyak hal sekaligus sementara satu hal belum lagi tuntas. Justru yang lebih banyak kita butuhkan adalah mendalami wilayah. Kita perlu belajar dari kehidupan orang sukses yang rata-rata memulai sesuatu dari satu hal tertentu, baru meluas ke wilayah atau hal berikutnya. Bahkan ada isyarat bahwa perluasan wilayah itu hanya side-effect dari kedalamannya. Contoh: dari sukses di bisnis kemudian di tarik ke politik, sosial, dll.


2. Ketidakpuasan
Kecenderungan liar di atas tidak bisa dipisahkan dari unsur ketidakpuasan di dalam diri sang. Seperti yang pernah di tulis oleh Swenson ("Creating White Space in your life", Kathy Paauw: 2002), bahwa ketidakpuasan merupakan penyebab yang menghalangi orang untuk hidup sederhana. Ketidakpuasan di sini diartikan kehilangan margin - space yang kosong untuk membedakan space hidup yang lain. Ketidakpuasan identik dengan ketidakmampuan menciptakan rasa bahagia di dalam. Padahal kebahagian adalah kunci.


3. Rendah Diri
Kemungkinan yang paling dekat mengapa orang tidak merasa bahagia dengan dirinya adalah karena adanya rasa rendah diri (Inferioritas). Orang yang punya merasa rendah diri akan mudah terjebak dalam pola hidup yang tidak sederhana dengan cara menipu diri -self deception (Hamacheck: 1987). Praktek hidup yang mudah dikenali dari orang-orang yang rendah diri adalah:

* mengurangi tanggung jawab (taking credit) atau minimalistis,
* terlalu mementingkan diri sendiri (self ego) karena rasa takut,
* beranggapan bahwa orang lainlah yang harus berubah,
* menolak tanggung jawab hidup untuk mengubah diri menjadi lebih baik.

Karakteristik
Pertanyaan berikutnya adalah apa yang harus dimiliki oleh seseorang untuk bisa memiliki pola hidup sederhana. Beberapa esensi yang menjadi ciri khas pola hidup sederhana dapat digambarkan sebagai berikut:


1. Keputusan

Esensi ini dapat membedakan antara sederhana, sembrono, terlalu berhati-hati atau bentuk pola pikir, sikap, dan perilaku yang berlebihan lainnya. Kesederhanaan adalah kemampuan menentukan keputusan hidup berdasarkan pada fakta optimal yang nyata dan efektif. Keputusan hidup yang lebih banyak didasarkan pada muatan perasaan pribadi atau ikut-ikutan seringkali tidak sederhana, irrational dan dibumbui muatan 'mestinya'. Padahal keputusan harus menjadi solusi pada persoalan yang bermuataan "kenyataannya".
Keputusan yang lahir dari kedangkalan pengetahuan dan pemahaman fakta optimal seringkali bukanlah ketukan palu pengadilan solusi melainkan awal dari suatu masalah. Dan sudah menjadi titah alam, persoalan apapun akan menjadi sederhana apabila diterima oleh orang yang berada dalam kapasitas mengambil keputusan. Sederhana di sini berarti jelas antara YA & TIDAK. Orang yang tidak jelas keputusannya (ketidaksederhanaan) akan rentan terhadap berbagai kafatikan, frustasi yang bisa merembet pada stress, konflik dan lain-lain (Bradford dalam Living simply in complex world: 1998 )

2. Kekokohan

Esensi kedua adalah kekokohan pondasi personal yang berisi kejelasan (clear-cut) tujuan & fokus. Seseorang baru bisa berpikir, berbuat dan bersikap sederhana kalau dirinya sudah jelas melihat wilayah di mana ia berdiri. Dengan usia dunia yang makin tua ini dipastikan semakin banyak distraksi dan godaan yang membuat kita mudah mengatakan YA atau pun TIDAk di luar konteks wilayah hidup kita yang sebenarnya. Pondasi inilah yang menjadi sekat personal (Lihat artikel: Membuat Sekat Pembatas). Banyak persoalan kemanusiaan timbul dari sekat personal yang hilang. Mestinya sekat kita dengan orang lain adalah saling membantu tetapi ketika kita langgar dengan tindakan intervensi, misalnya saja, maka hilanglah kesederhanaan itu.


3. Kemanunggalan

Berdasarkan The law of natural fixation (keteraturan alamiyah), dunia ini satu dan menyatu antara sekian objek yang kelihatannya di tingkat permukaan terpisah. Kita menyatu dengan dunia di luar kita. Kita akan dapat menjalani hidup dengan kesederhanaan kalau kita sudah dapat menyatukan sekat yang terpisah dalam bentuk pemahaman dan pemaknaan. Pemimpin perusahan akan sederhana ketika seluruh urusan usaha yang kelihatannya terpisah berakhir di meja kerjanya yang satu. Sebaliknya akan tidak sederhana apabila laporan tentang keadaan di lapangan yang terpisah tidak menyatu di mejanya.


Beberapa Kiat

Ada banyak cara untuk memulai hidup sederhana. Salah satu yang bisa kita lakukan adalah 'tip guideline' yang dikemukakan oleh Julie Jordan Scott ( 2000) sebagai berikut:

1. Merumuskan Tujuan Hidup dan Cara Mencapainya

Kita bisa membuat rumusan hidup dengan formula sederhana, yaitu Formula SMART:

* Jelas (spesific),
* Terukur, punya padanan fisik (measurable),
* Bisa dicapai (attainable),
* Relevan (relevant)
* Ada tahapan waktu (time-based)

2. Mengidentifikasi dan Menyeleksi

Untuk bisa hidup sederhana maka diperlukan kemampuan dalam mengidentifikasi dan menyeleksi bentuk distraksi, toleransi, dan dukungan yang menyangkut obyek berikut:

* Barang. Survey menunjukkan bahwa perusahaan membuang banyak biaya pada peralatan teknologi yang mestinya belum perlu sehingga hilanglah dimensi kesederhanaan hidup di dalamnya (Progressive Leadership: 2002).
* Keadaan. Tidak semua keadaan membutuhkan response dari kita. Ada yang perlu dilupakan dan diselesaikan.
* Cara. Tidak semua pekerjaan harus ditangani sendiri tetapi tidak semua bisa didelegasikan. Ada kalanya - seperti digariskan teori manajemen - to spend money in order to save time atau to spend time in order to save money.
* Masa Lalu. Dari sekian lembar masa lalu, ada yang masih bisa kita gunakan landasan merumuskan masa depan dan juga ada yang sama sekali tidak berguna.

Solusi yang ditawarkan Julie di atas dapat kita lengkapi dengan menaati saran para ahli lain yaitu menulis rumusan tujuan hidup, hasil identifikasi dan seleksi di atas kertas putih (agenda harian). Memang ada benarnya, justru menulis sesuatu yang kelihatannya nyata, mudah, dan dekat dengan diri kita itulah yang terkadang dirasakan sulit. Oleh karena itu tetap dibutuhkan pembelajaran-diri. Mudah-mudahan bisa direnungkan.

Mengubah orang lain

Jangan mengubah orang lain dengan mengubah orangnya, tetapi ubahlah pendekatanmu terhadap dirinya.
be well,
Dwika-ExecuTrain





Training Tanpa Learning
**mansurraden.blogspot.com

Tujuan Evaluasi
Menurut kamus Besar Bahasa Indonesia, evaluasi adalah penilaian. Layaknya sebuah penilaian (yang dipahami umum), penilaian itu diberikan dari orang yang lebih tinggi atau yang lebih tahu kepada orang yang lebih rendah, entah jabatan strukturalnya atau lebih rendah keahliannya. Dalam praktek dunia kerja, evaluasi ini kerap dilakukan, misalnya saja mingguan, bulanan, atau insidental. Apa tujuannya? Tentu saja kita sudah tahu tujuannya. Salah satu yang paling mendasar di sini adalah untuk memunculkan motivasi perbaikan. Seperti yang sudah sering kita bahas di sini, motivasi itu ada yang bersumber dari dalam dan ada yang bersumber dari luar. Evaluasi termasuk satu dari sekian motivasi ekstrinsik. Nah, meskipun evaluasi itu punya tujuan yang semulia itu, tetapi dalam prakteknya, kejadian yang terkadang muncul malah sebaliknya. Dalam arti bahwa evaluasi yang kita lakukan terhadap orang lain itu malah menjadi de-motivasi. Ada bawahan yang malah merasa takut untuk maju, malah merasa gairah-berprestasinya turun setelah mendengar evaluasi dari atasannya.

Kejadian semacam itu sebetulnya bukan hal yang baru. Karena itu, kalau membaca catatan para pakar Psikologi Olahraga (Sport Psychology), di sana kita jumpai ada yang mereka sebut dengan istilah constructive evaluation dan (tentunya ada) destructive evaluation. Evaluasi konstruktif adalah kegiatan evaluasi yang menghasilkan out put berupa motivasi perbaikan. Sedangkan evaluasi destruktif menghasilkan yang sebaliknya.

Apa yang menjadi sebab? Kalau bicara sebab, mungkin ada yang dari kita dan mungkin ada yang dari si penerima. Sebelum kita mendapatkan bukti-bukti untuk menyimpulkan bahwa si penerima-lah yang menjadi sebabnya, ada baiknya juga kita mengevaluasi diri sendiri. Ini tidak berarti kita perlu langsung menyalahkan diri sendiri, melainkan lebih bertujuan untuk menemukan model perubahan pendekatan yang lebih pas.

“Jangan mengubah orang lain dengan mengubah orangnya, tetapi ubahlah pendekatanmu terhadap dirinya.”

Model Orang, Skala Inisiatif & Tingkat Kerumitan
Ada sedikitnya tiga hal yang perlu kita perhatikan sebelum mengevaluasi orang. Satu dari tiga itu adalah melihat model orang. Model orang ini, kalau mengacu pada pendapatnya Karl Albrecht (Understanding People: model & concept: 1977), dikelompokkan ke dalam sebuah akronim AEUIO berikut ini:
A > Action Person. Dia adalah orang pekerja, pelaksana atau eksekutor lapangan. Konsentrasinya yang paling besar biasanya pada hasil akhir dan umumnya tidak sabar menunggu atau kurang gemar beretorika. Untuk memotivasinya, tunjukkan tujuan akhirnya dan jelaskan bahwa dirinya adalah orang yang paling cocok untuk meraih tujuan itu.

E > Energizer Person. Dia adalah penggerak, bisa memotivasi orang lain, atau mampu mengembangkan potensi orang lain untuk meraih tujuan bersama. Orang seperti ini dapat memahami ide, gagasan, nilai-nilai dan konsep. Untuk orang seperti ini, jelaskan ide / gagasan atau nilai yang melatarbelakangi tujuan dan bantulah dalam melihat berbagai peluang agar tujuan itu bisa direalisasikan.

I > Idea Person. Dia ingin melihat konsep dulu, ingin mempelajari masalah dulu, ingin mendiskusikan berbagai pendekatan atau cara kreatif yang akan dilakukannya lebih dulu. Dia memunculkan berbagai gagasan, konsep, teknik dan kemungkinan. Bahkan terkadang memunculkan ide-ide spektakuler. Apesnya, tidak semua orang mampu dan mau memahami pikirannya. Cara memotivasinya adalah libatkan dia dalam pencarian solusi atas persoalan yang muncul.

O > Organizer Person. Dia bisa mengorganisasikan orang dengan berbagai kekuatan yang dimiliki, bisa membuka kerjasama, bisa menangani operasi di lapangan, dan bisa menggerakkan orang lain. Orang seperti ini biasanya punya konsentrasi dan orientasi pada manusia, hubungan dan proses. Untuk memotivasinya, berilah dia peranan dan tanggung jawab supaya bisa merumuskan rencana, membuat penugasan, dan manangani operasi.

U > Uncommitted Person. Secara fisik dia terlibat, tetapi secara hakekat, dia tidak terlibat. Keberadaannya sebetulnya sama dengan ketidakberadaannya. Banyak faktor yang membuat seseorang menjadi uncommitted ini. Misalnya saja dia merasa tidak dianggap atau tidak dilibat. Salah satu cara untuk memotivasinya adalah, libatkan dia dalam perencanaan, pancinglah gagasannya untuk perbaikan, tanyalah ide-idenya tentang solusi. Setelah dia menjelaskan apa yang dimaui, buatlah kesepatakan tentang siapa yang menjalankan apa. Dengan begitu dia merasa punya tanggung jawab.

Nomer duanya adalah melihat skala inisiatif. Inisiatif adalah kemampuan seseorang untuk bertindak melebihi yang dibutuhkan atau yang dituntut dari pekerjaan. Termasuk dalam pengertian inisiatif adalah kemampuan seseorang dalam melakukan sesuatu tanpa menunggu perintah lebih dahulu dengan tujuan untuk memperbaiki atau meningkatkan hasil pekerjaan, menciptakan peluang baru atau untuk menghindari timbulnya masalah.

SKALA INISIATIF
Skala


1

Tidak memiliki inisiatif atau masih membutuhkan pengawasan serius dalam mengerjakan pekerjaan
2

Tidak menyerah jika rencananya menemui hambatan, berusaha menciptakan jalan lain agar rencana itu bisa berjalan.
3

Berkonsentrasi pada optimalisasi kesempatan atau pencarian solusi atas masalah yang ada sekarang.
4

Cepat dalam mengambil keputusan dan tindakan atas krisis yang muncul, tidak menunggu, tidak menghibur diri dan tidak ingin melihat masalah itu menyelesaikan dirinya sendiri
5

Sudah melakukan tindakan antisipatif, menciptakan kesempatan baru atau menciptakan usaha ekstra untuk mengurangi masalah potensial
Tujuannya apa mengetahui skala inisiatif ini? Salah satu tujuannya adalah mengetahui pendekatan yang pas terkait dengan orang yang akan kita evaluasi pekerjaannya. Untuk orang yang inisiatifnya rendah, evaluasi tidak bisa dilakukan hanya dengan meninggalkan kata-kata atau menulis note tentang apa yang harus dilakukan atau apa yang harus dihindari. Justru yang dibutuhkan adalah bimbingan, pendampingan, pengarahan, pengawasan, dan semisalnya. Sebaliknya, untuk orang yang punya inisiatif tinggi, cara-cara di atas justru seringkali tidak dibutuhkan.

Nomer tiganya adalah memperhatikan tingkat kerumitan pekerjaan. Mengevaluasi pekerjaan yang sama sekali baru berbeda dengan mengevaluasi pekerjaan yang sudah rutin atau yang sudah punya standar baku. Pekerjaann baru biasanya punya tingkat kerumitan yang lebih tinggi. Evaluasi pekerjaan baru terkadang tidak cukup dengan mengevaluasi hasilnya. Seringkali yang dibutuhkan adalah mengevaluasi prosesnya dan teknik-tekniknya. Cara kita mengevaluasi pun perlu disesuaikan. Dalam beberapa kasus, evaluasi pekerjaan baru itu lebih enak kalau dilakukan dengan cara sharing opinion (berbagi pengalaman dan pengetahuan)
”Jika seseorang tidak bisa mengambil pelajaran dari kegagalan kecil, seringkali dia juga akan kesulitan mengambil pelajaran dari kegagalan besar”

Langkah-langkah Evaluasi Konstruktif
Selain kita perlu memperhatikan tiga hal di muka, untuk kelancaran tehnik mengevaluasi, kita juga perlu memperhatikan poin-poin di bawah ini:

Pertama, spesifik. Maksudnya adalah evaluasi itu perlu mengarah pada tindakan yang kongkrit berdasarkan keadaannya. Akan lebih kuat lagi kalau didukung dengan fakta atau data yang kita miliki. Banyak orang yang mengevaluasi kinerja bawahannya tetapi dasarnya adalah praduga, laporan sepihak, atau perasaan subyektif. Karena tidak memiliki data dan fakta yang kuat, akhirnya yang dikeluarkan adalah norma-norma standar, misalnya kamu harus menjadi lebih jujur lagi, harus lebih loyal lagi, harus baik lagi, harus lebih menghormati aturan lagi, dan seterusnya.

Apakah norma-norma semacam itu tidak dibutuhkan? Tentu dibutuhkan. Tetapi yang lebih penting adalah memiliki dasar berupa fakta atau data sehingga pengarahan yang kita lakukan lebih jelas. Norma-norma itu seringkali lebih pas jika kita gunakan untuk mempertegas atau mengingatkan yang bersangkutan setelah kita menjelaskan fakta dan data.

Kedua, penjelasan yang bisa dipahami. Bisa dipahami oleh siapa? Karena yang kita evaluasi adalah orang lain, tentu saja penjelasan itu harus bisa dipahami oleh orang lain. Karena orang lain itu bermacam-macam, maka model penjelasan yang kita gunakan pun perlu dibedakan. Berdasarkan panduan yang standar, model penjelasan itu bisa kita pilih berdasarkan di bawah ini:

* Penjelasan yang clear-cut (jelas apa yang salah dan apa yang benar) dan to the point (ke pokok persoalan) dengan kata-kata yang lugas dan membekas. Ini bisa kita pilih berdasarkan skala inisiatif orangnya, situasinya, atau konteksnya.

* Penjelasan yang lemah lembut dengan kata-kata yang tidak berpotensi menyinggung perasaan dan menggunakan abstraksi, analogi, atau yang lainnya. Dulu, ini sering digunakan para nabi ketika menghadapi tirani yang kuat dan arogan. Ini bisa kita pilih berdasarkan skala inisiatif orangnya, situasinya, atau konteksnya.

* Penjelasan yang ringan, bahasa yang mudah ditangkap (kongkrit), tidak berliku-liku atau tidak bersayap, tidak perlu menggunakan dalil-dalil keilmuan atau kitab suci. Dalil-dalil itu kita sembunyikan. Biasanya, ini akan efektif untuk segmen orang yang sedang terkena banyak masalah, tertuntut oleh pemenuhan kebutuhan fisiologis dan belum punya kesempatan untuk berpikir secara esensial.

* Penjelasan yang memuliakan, tidak merendahkan, dengan bahasa yang tidak menggurui dan tidak perlu menggunakan retorika yang meledak-ledak. Berdasarkan pengalaman, penjelasan model ini biasanya akan lebih tepat diterapkan untuk orang yang secara usia lebih tua atau di-tua-kan, atau untuk orang-orang yang punya pengaruh di lingkungannya. Mengevaluasi kinerja orang tua tentu perlu dibedakan dengan mengevaluasi kinerja orang muda.


Ketiga, menjaga jarak antara orang dan kinerja (perilakunya). Yang kita evaluasi sebenarnya adalah kinerjanya, bukan orangnya. Biarkan orang-orang mengoreksi dirinya sendiri. Ini biasanya sangat lebih efektif. Teorinya mengatakan, focus on problem, not on people. Kenapa? Ketika yang kita koreksi itu orangnya, semua orang di dunia ini punya hak untuk merasa lebih benar (egoisme kebenaran-sendiri).

Artinya, jika kita lebih fokus ke orang, biasanya evaluasi kita mudah mendapatkan penolakan atau penyangkalan. Menurut Les Giblin (Skill With People, 2001), orang lain itu sepuluh ribu kali lipat tertarik pada dirinya ketimbang tertarik pada kita. Semua orang lebih tertarik untuk membela dirinya lebih dulu. Inilah kodrat manusia.

Dengan memfokus pada tindakan atau problem, peluang kita menjadi lebih besar. Evaluasi bisa kita berangkatkan dari ukuran yang didasarkan pada keahlian lunak (soft skill) atau keahlian keras (hard skill). Bisa juga kita berangkatkan dari prosedur kerja. Bisa berbentuk konseling (bimbingan pribadi) atau coaching (pembinaan pribadi). Konseling lebih pada bimbingan emosi, sedangkan coaching lebih pada pembinaan skill kerja.

Keempat, memberikan jalan. Dalam banyak hal, sebelum kita mengevaluasi (menilai apa yang kurang), idealnya kita sudah siap dengan apa yang lebih baik atau memberikan jalan ke arah yang lebih baik. Ini bentuknya bisa solusi, alternasi (pilihan-pilihan) atau substitusi (penggantian). Ketika yang kita katakan itu hanya penilaian yang terkait dengan pada apa yang salah, apa yang kurang, apa yang tidak memenuhi standar, lebih-lebih tidak jelas wujudnya, biasanya ini malah membingungkan.

Untuk orang tertentu, cara yang paling mudah dalam memberikan jalan adalah dengan memberi contoh (example). Kalau kita tidak bisa memberi contoh langsung, kita bisa meminta yang bersangkutan mencontoh orang lain yang menurut kita layak dijadikan contoh. Banyak perusahaan yang sudah menerapkan konsep Social Learning dengan formula yang mudah. Formula itu adalah:

* See (Lihatlah)
* Apply (Praktekkan)
* Modify (Modifikasi supaya lebih baik)


Kelima, persiapan. Karena tujuan akhir dari eveluasi itu adalah memperbaiki, bukan memarahi, tentu kita perlu punya persiapan mental untuk mendengarkan. Misalnya saja mendengarkan alasan, mendengarkan pengalaman, dan lain-lain. Dengan mendengarkan, biasanya kita akan memiliki kemampuan mengevaluasi yang jauh lebih bagus.

Yang tak kalah pentingnya lagi adalah memiliki harapan positif atau keyakinan akan adanya perubahan positif pada orang yang kita evaluasi kinerjanya. Harapan dan keyakinan ini merupakan syarat mutlak yang harus dimiliki oleh siapapun yang memainkan peranan mendidik orang lain. Banyak orang yang tidak bisa mengevaluasi dengan bagus karena kurang harapan dan keyakinan positif atau sudah pesimis dan apatis duluan.
“Semua manusia memiliki kapasitas untuk menjadi lebih besar. Yang kurang adalah bimbingan dan kesediaan untuk dibimbing.