IT-IL mendukung sasaran bisnis

ITIL mendukung sasaran bisnis dalam: Peningkatan produktifitas, Pengurangan biaya, Peningkatan pengambilan keputusan, Peningkatan layanan ke pelanggan, Pengembangan aplikasi-aplikasi strategis yang baru.
be well,
Dwika-ExecuTrain





PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MELALUI METODE IN-SOURCING, CO-SOURCING, DAN OUT-SOURCING
Author: adwirman

Sistem informasi manajemen (SIM) adalah bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis.

Berdasarkan penelitian mahasiswa Universitas Islam Indonesia; Fatur Wahid, 32 perusahaan yang bergerak dalam berbagai sektor di berbagai kota di Indonesia. Sebanyak 15,6% perusahaan tidak mempunyai bagian sistem informasi, sedang sisanya (84,4%) mempunyai departemen Sistem informasi. Dimana sebanyak 46,72% sistem informasi yang digunakan oleh perusahaan dikembangkan secara insourcing, 26,21% dengan outsourcing, sedang sisanya (27,07%) merupakan hasil kustomisasi sistem informasi yang ada di pasar.

Sistem Informasi Manajemen (SIM) mulai mendapat perhatian pelaku bisnis sejak 1950-an. Pada awalnya, titik fokus utama ialah efisiensi karena SIM memanfaatkan sebuah metoda universal yang secara sistematis dan efektif dapat dengan cepat menanggulangi permasalahan yang timbul dari waktu ke waktu. Secara umum tahapan pengembangan informasi adalah: 1) Survei sistem / preliminary 2) Analisis Sistem 3) Desain Sistem 4) Pembuatan Sistem 5) Implementasi Sistem 6. Pemeliharaan Sistem


Dalam pengadaan atau pengembangan sistem informasi bagi perusahaan terdiri dari beberapa cara, antara lain;
• Metode pembuatan/ pengembangan sendiri ( metode insourching)
• Membeli pembelian perangkat lunak paket (metode paket/ co-sourcing)
• Melakukan pembelian ke pengembangan sistem (metode outsourching)

Beberapa faktor menentukan dalam pemilihan metode pengembangan antara lain faktor ketersediaan paket, sumberdaya sistem teknologi informasi, dampak dari sistem dan jadwal pemakaian.

Dalam sistem teknologi informasi (STI) ada beberapa ketersedian paket seperti aplikasi akuntansi, operasi-operasi pokok perbankan dan lainnya. Namun dalam beberapa aplikasi khusus dan unik, biasanya tidak tersedia paketnya seperti DSS (decision support system) untuk permasalahan unik dan kompleks, sehingga harus dikembangkan sendiri. Jika paket tidak tersedia biasanya jatuh pada prioritas kedua berupa outsourcing.

Kemampuan sumber daya dari departemen sistem teknologi informasi, tersedia dengan baik seperti; adanya analis dan pemrogram yang berkualitas membuat perusahaan dapat membuat sendiri, kalau tidak memadai dapat memilih outsourcing.

Jika keputusan pengembangan secara internal (insourcing), biasanya yang dipertimbangkan selanjutnya adalah metode pengembangan STI oleh pemakai sistem (end user development / EUD) atau end user computing (EUC). Faktor penentu pengembangan STI tergantung pada dampak STI tersebut, jika dampaknya sempit yaitu hanya individu pemakai sistem dan pengembang sistem, maka EUC dapat dilakukan. Sebaliknya jika dampaknya luas sampai ke organisasi, pengembangan dengan EUC akan berbahaya, karena bila terjadi kesalahan dampaknya berpengaruh pada pemakai sistem lainnya atau pada organisasi secara luas.

Pada pengunaan metode EUC biasanya mengunakan prototyping, dimana dengan metode ini pemakai STI tidak menungu terlalu lama, karena metode protoyping digunakan dengan segera dalam pengoperasian sehingga permasalahan dapat segera diselesaikan lewat metode ini, dimana pengambilan keputusan tidak lambat karena jadwal pemakaian bersifat segera. Jika jadwal pengembangan STI longar dan pengembangannya mempunyai cukup banyak waktu untuk menciptakan sistem secara utuh dapat mengunakan SDLC sebagai motode yang tepat.


Gambar 1. Pemilihan Metode-Metode Pengembangan STI

Untuk membangun suatu sistem informasi melalui proses penyusunan sistem, proses yang dimulai dari konsep sistem sampai dengan operasi sistem guna menganalisa fenomena disebut SDLC (system Development Life Cycle) atau siklus hidup pengembangan sistem. Dengan meningkatnya kebutuhan dan permasalahan bisnis, mendorong perusahaan untuk melakukan perubahan organisasi dan sistem informasi. SDLC merupakan metodelogi paling lama dalam pengembangan sistem, dengan mengunakan SDLC akan memakan waktu yang lama dan biaya yang mahal untuk melakukan tahapan pengembangan sistem. Beberapa permasalahan dapat dipecahkan melalui pengembangan sistem melalui prototyping dan paket sofware aplikasi. Menurut O’brein (1990) SDLC terdiri dari lima tahap: 1). Investigasi sistem 2) Analisis sistem 3) Rancang Bangun 4) Implementasi sistem 5) Perawatan sistem. Diatambahkan bahwa metode prototyping merupakan pengembangan sistem yang cepat dan interaktif baik untuk aplikasi yang besar maupun kecil. Metode ini dapat diperlihatkan dan didemonstrasikan kepada penguna untuk dievaluasi. Dengan demikian penguna dapat menentukan kebutuhan-kebutuhan informasi yang lebih baik. Karena dengan adanya masukan dari penguna sehingga dapat dilakukan evaluasi dan validasi model kerja (prototype) sistem untuk disempurnakan dan menghasilkan prototipe yang lebih baik karena telah disempurnakan. Dua jenis prototyping yaitu 1) Discovery Prototyping; yaitu pembangunan didasarkan oleh analisa kebutuhan dengan analisis saja, penguna baru terlibat setelah prototipe telah dibentuk 2) Refinery prototyping, dimana sejak awal pembuatan penguna dilibatkan sehingga dihasilkan suatu sistem yang lebih handal karena berpartisipasi dalam pengembangan sistem.

Terdapat beberapa alasan pengembangan sistem metode prototipe lebih banyak digunakan, karena 1) Kebutuhan sistem dapat dirumuskan bersama-sama antara analis dengan pengguna 2) pengembangan jauh lebih cepat dan sesuai dengan kebutuhan penguna (Abutaman, 1996)

Dalam pemilihan metode pengembangan sistem informasimemiliki kelemahan dan kelebihan antara lain :

A. Membuat Sendiri (In-sourcing)
Dalam sebuah organisasi besar seperti bank biasanya memiliki departemen yang menangani khusus untuk kebutuhan sistem informasi dengan cara mengembangkan sendiri. Cara seperti ini memang memberikan keuntungan akan tetapi ada juga kelemahan

Kelebihan pengembangan sendiri :
- Sistem dapat diatur sesuai kebutuhan, dimana departemen sistem teknologi informasi dapat langsung ditugaskan untuk perbaikan sistem yang dirasa kurang memenuhi kebutuhan
- Dapat diintegrasikan dengan baik terhadap sistem yang telah ada, karena pengembangan oleh departemen sistem teknologi informasi menyesuaikan format yang telah digunakan sebelumnya
- Proses pengembangan sistem dapat dikelolah dan dikontrol, melalui proses modifikasi dan pemeliharaan sistem, serta perusahaan mudah untuk melakukan pengawasan apabila terjadi kegagalan seperti data perusahaaan tidak aman
- Dapat dijadikan keunggulan kompetitif, karena perusahaan dapat melakukan perbaikan terus menerus sehingga menjadi lebih sempurna dibanding sistem perusahaan lainnya

Kelemahan pengembangan sendiri:
- Perlu waktu lama dalam pengembangan karena mulai dari awal, seperti pengadaan SDM (operator dan programer) dan pengadaan perangkat keras, dan pengembangan melalui tahap perencanaan sampai implementasi sistem, dan untuk meningkatkan keahlian SDM diperlukan pelatihan
- Kemungkinan program yang dibangun memiliki bug (kesalahan) sangat besar, karena keterbatasan tenaga ahli milik perusahaan baik jumlah maupun tingkat keahlian
- Kesulitan pemahaman kebutuhan pemakai dengan pengembang, sehingga pengembang sulit memahami, seringkali membuat para pengembang putus asa
- Biaya tidak efisien dan efektif, jika perusahaan gagal dalam pengembangan sistem
Keberhasilan pengembangan sistem dengan cara ini terletak pada kemampuan para spesialis teknologi informasi (analis sistem) dan keterlibatan pemakai selama pengembangan.

Dengan metode pengembangan secara konvensional, yaitu metode SDLC (system development life cycle), STI dikembangkan dengan analis sistem. Analis sistem (system analist) adalah orang yang dididik khusus untuk mengembangkan sistem secara profesional. Alasan mengunakan metode SDLC karena metode ini digunakan untuk mengembangkan teknologi informasi yang kompleks. STI yang kompleks perlu dianalis oleh orang yang ahli dibidangnya, sehingga permasalahan dapat dipecahkan dan kebutuhkan pemakai sistem dapat diidentifikasi dengan benar. Stelah berhasil dikembangkan, STI umumnya diperasikan oleh departemen sistem informasi. Dimana pemakai sistem dapat menerima informasi yang dibutuhkan baik secara off-line, yaitu pendistribusian informasi secara priodik oleh departemen sistem informasi maupun secara online, melalui akses langsung ke basis data di departemen sistem informasi.

Prototyping merupakan cara pengembangan secara bertahap, dengan mengembangkan suatu prototip sederhana dulu yang akan ditingkatkan dari waktu ke waktu sampai STI selesai dikembangkan. Prototip dikembangkan oleh sistem analis dan hasilnya dioperasikan langsung oleh pemakai sistem.
Pengembangan STI metode end user developement (EUD) atau end user computing (EUC) dilakukan oleh pemakai sistem teknologi itu sendiri.

B. Membeli Perangkat Lunak Sistem Paket (Co-Sourcing)
Pengembangan STI model paket yaitu dengan membeli perangkat lunak yang ada, dimana paket dikembangkan pihak ketiga akan tetapi dapat dioperasikan oleh departemen sistem informasi atau langsung digunakan oleh pemakai sistem. Sekarang ini banyak vendor yang menjual perangkat lunak paket (program siap pakai), kadangkala juga dijual bersamaan dengan perangkat keras. Paket tersdia dapat berupa aplikasi sederhana seperti aplikasi pengajian, aplikasi persedian maupun aplikasi lengkap seperti ERP. Pada umumnya pembelian paket ini tidak memungkinkan perusahaan untuk melakukan melakukan modifikasi dan pemeliharaan sehingga perusahaan tergantung pada vendor seperti aplikasi akuntansi MYOB, DacEasy, Paeachtree dan lain-lain. Namun paket dapat dimodifikasi sendiri oleh perusahaan dengan mengatur parameter tertentu dalam paket, adakalanya perusahaan menyesuaikan dengan paketnya seperti kasus Pertamina ingin menjadi perusahaan berkelas internasional menyesuaikan dengan sistem SAP R/3 yang digunakan oleh perusahaan minyak kelas dunia lainnya. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembelian paket seperti :
1. Spesifikasi kebutuhan perusahaan. Berupa kemampuan paket yang dibutuhkan perusahaan
2. Ketersedian paket. Stelah mengidentifikasi kebutuhan, perusahaan mencari paket yang dapat memenuhi kebutuhan
3. Mengevaluasi kemampuan paket. Paket yang dipilih adalah paket yang terbaik memenuhi kebutuhan perusahaan seperti memenuhi kriteria; fungsi yang ditawarkan, fleksibilitas untuk memodifikasi, kemudahan pemakaian, perangkat keras dan perangkat lunak yang kompatibel, karakteristik format file dan basis data, kemudahan instalasi dan konversi sistem lama, kemudahan perawatan , kelengkapan dan kemudahan pemahaman dokumentasi, pengalaman dan layanan penjual paket, biaya paket dan perawatan.

Kelebihan pengunaan perangkat lunak paket
- Siap digunakan sehingga memerlukan waktu singkat dalam pengembangan, karena hanya diperlukan penyesuaian sistem dengan kebutuhan pemakai
- Pemakai dapat memilih paket yang paling sesuai dengan kebutuhannya
- Umumnya berkualitas tinggi karena dikembangkan dengan biaya mahal, telah diuji beberapa kali ditempat lain dan diperbaiki terus menerus berdasarkan keluhan pemakai, sehingga terbebas dari bug
- Pemakai dapat melakukan uji coba sesuai kebutuhan terbaik sebelum membeli
- Harga paket relatif murah karena paket dibeli oleh orang banyak, walaupun perusahaan vendor melakukan pengembangan dengan biaya mahal
- Kompatibel dengan sesama penguna paket, karena model basis data yang sama sehingga dapat saling bertukar data dengan mudah

Kelemahan pengunaan perangkat lunak paket
- Kadangkala paket tidak didukung fungsi-fungsi yang sepesifik bagi perusahaan
- Ada kemungkinan harganya sangat mahal
- Perangkat lunak bisa tidak efisien dibanding sistem buatan sendiri (karena paket biasanya umum dan dapat dipakai oleh perusahaan manapun)
- Evaluasi paket menyita waktu dan menuntut biaya, karena bila paket berbeda dengan paket lama sehingga basis datanya lain, serta sulitnya melakukan perbaikan dan pengembangan karena merupakan hak perusahaan vendor
- Ada kemungkinan paket dapat jalan pada perangkat keras tertentu (tidak kompatibel dengan perangkat yang ada)
- Tidak memberikan keuntungan kompetisi, karena paket digunakan banyak pemakai lain.
- Ketergantungan pada pemasok, yang menjadi masalah apabila pemasok tidak dapat diandalkan dimasa depan.
Perangkat lunak yang digunakan dalam metode ini ini misalnya pada sofware buatan SAP dan Oracle

Tabel 1. Perbedaaan Siapa yang Mengembangkan dan Mengoperasikan Antara Metode-Metode Pengembangan STI


C. Melakukan Outsourcing
Outsourcing adalah pengembangan sistem informasi yang diserahkan kepada pihak luar/ pihak ketiga. Pada metode ini pengembangan dan pengoperasian oleh pihak ketiga. Pada prakteknya lebih dari itu dimana segalah kegiatan diserahkan sepenuhnya termasuk pemrosesan pemasukan dan pengolahan data, jadi tidak hanya membuat, menyediakan perangkat kerasnya, dukungan pemeliharaan, serta pelayanan dan pemulihan dari ganguan. Cara ini tidak lazim di Indonesia akan tetapi populer di Amerika. Beberapa perusahaan menyediakan tempat diperusahaan sendiri, bisa juga terpisah namun keduanya dapat melakukan hubungan dengan sistem komputer lewat teknologi informasi.
Penyerahan kepada pihak ketiga terjadi jika perusahaan tidak memilki personil dan spesialis bidang teknologi informasi. Cara ini menguntungkan bila pihak yang diserahkan telah berpegalaman sehingga pengembangannya dapat lebih cepat, selain itu harganya bisa juga relatif murah karena banyak perusahaan kecil dan besifat lokal menyediakannya. Ada beberapa pertimbangan dalam pembuatan sistem ini :
1. Menentukan pihak pengembang dengan hati-hati. Sebaiknya yang berpengalaman
2. Menandatangani kontrak. Yaitu sebagai pengikat tanggung jawab dan pegangan untuk melanjutkan atau menghentikan proyek jika ada masalah dlam pengembangan
3. Merencanakan dan menonitor setiap tahap pengembangan. Diharapkan tercapainya keberhasilan lewat aktifitas pengontrolan dapat dilakukan dengan mudah
4. Mengadakan komunikasi efektif antara pihak pengembangan dan perusahaan. Diharapkan tidak terjadi konflik dan hambatan yang terjadi
5. Mengendalikan biaya dengan tepat. Seperti persentase pembayaran berdasarkan tingkat keberhasilan dalam proyek

Kelebihan out sourcing
- Perusahaan dapat berkonsentrasi pada bisnis utama yang ditangani
- Meningkatkan kas dan asset perusahaan karena perusahaan tidak mengeluarkan asset terlalu besar untuk bidang teknologi informasi termasuk resiko kegagalan yang mahal
- Transformasi teknologi yang lebih maju dan adanya kepakaran yang lebih baik, karena penyedia menyediakan yang lebih berkualitas dibanding perusahaan sendiri, dan adanya spesialisasi dan ahli dibidang tersebut.
- Menghemat biaya karena pengeluaran secara bertahap/ per tahun, dan perusahaan dapat memperkirakan lebih akurat akan biaya-biaya tahun mendatang
- Menyingkat waktu pengembangan, karena dapat bekerjasama dengan penyedia untuk menyediakan, memproses dan melakukan pemeliharaan serta pemulihan dari ganguan.
- Dapat mengurangi penyedian sarana pada saat beban puncak/ order tinggi, dan cukup mengeluarkan biaya sesuai dengan tambahan layanan yang diberikan pihak ketiga
- Memfasilitasi downsizing (transfer aplikasi mengunakan peralatan besar ke flatform yang lebih kecil), sehingga perusahaan tidak perlu memikirkan pengurangan pegawai

Kelemahan outsourcing
- Bisa terjadi kehilangan kendali terhadap aplikasi apabila ada ganguan perusahaan harus menghubungi pengembang terlebih dahulu dan pihak ketiga dapat menjual data ke pesaing
- Bisa jadi terjadi kekawatiran soal keamanan, apabila perusahaan vendor melakukan penyalahgunaan seperti pembocoran informasi perusahaan
- Mengurangi keunggulan kompetitif karena pihak ketiga dapat menjual ke perusahaan lain, sehingga dapat ditiru pesaing karena menjadi klien pihak ketiga yang sama
- Menjadi ketergantungan terus menerus kepada pihak pengembang. Karena kode sumber seluruh program hak pihak ketiga sehingga sangat sulit bagi perusahaan untuk mengambil alih sistem yang berjalan yang mengakibatkan perusahaan kehilangan keahlian dari belajar membangun dan mengopersikan aplikasi tersebut.

KESIMPULAN

Beberapa faktor menentukan dalam pemilihan metode pengembangan antara lain faktor ketersediaan/ investasi (sumber daya manusia, sumber dana, ketersediaan paket sistem), dan kompleksitas teknologi yang timbul akibat pemilihan sistem tersebut.
Dengan penerapan sistem informasi dipengaruhi oleh strategi bisnis perusahaan. Dimana penerapan SIM diharapkan mampu memberikan keuntungan, pengurangan biaya, peningkatan mutu serta perusahaan yang memiliki sistem informasi akan memiliki keunggulan kompetitif dibanding perusahaan yang tidak menerapkan SIM. Karena SIM mampu mendukung sasaran bisnis dalam: Peningkatan produktifitas, Pengurangan biaya, Peningkatan (mutu) pengambilan keputusan, Peningkatan (mutu) layanan ke pelanggan, Pengembangan aplikasi-aplikasi strategis yang baru.