Human Communication Slill

Organizational Communication
**rolles.blog.binusian.org

Kata atau istilah komunikasi (dari bahasa Inggris “communication”),secara etimologis atau menurut asal katanya adalah dari bahasa Latin communicatus, dan perkataan ini bersumber pada kata communis Dalam kata communis ini memiliki makna ‘berbagi’ atau ‘menjadi milik bersama’ yaitu suatu usaha yang memiliki tujuan untuk kebersamaan atau kesamaan makna.

Komunikasi secara terminologis merujuk pada adanya proses penyampaian suatu pernyataan oleh seseorang kepada orang lain. Jadi dalam pengertian ini yang terlibat dalam komunikasi adalah manusia. Karena itu merujuk pada pengertian Ruben dan Steward(1998:16) mengenai komunikasi manusia yaitu:

Human communication is the process through which individuals –in relationships, group, organizations and societies—respond to and create messages to adapt to the environment and one another. Bahwa komunikasi manusia adalah proses yang melibatkan individu-individu dalam suatu hubungan, kelompok, organisasi dan masyarakat yang merespon dan menciptakan pesan untuk beradaptasi dengan lingkungan satu sama lain.

Untuk memahami pengertian komunikasi tersebut sehingga dapat dilancarkan secara efektif dalam Effendy(1994:10) bahwa para peminat komunikasi sering kali mengutip paradigma yang dikemukakan oleh Harold Lasswell dalam karyanya, The Structure and Function of Communication in Society. Lasswell mengatakan bahwa cara yang baik untuk untuk menjelaskan komunikasi ialah dengan menjawab pertanyaan sebagai berikut: Who Says What In Which Channel To Whom With What Effect?

Paradigma Lasswell di atas menunjukkan bahwa komunikasi meliputi lima unsur sebagai jawaban dari pertanyaan yang diajukan itu,yaitu:

•Komunikator (siapa yang mengatakan?)
•Pesan (mengatakan apa?)
•Media (melalui saluran/ channel/media apa?)
•Komunikan (kepada siapa?)
•Efek (dengan dampak/efek apa?).
Jadi berdasarkan paradigma Lasswell tersebut, secara sederhana proses komunikasi adalah pihak komunikator membentuk (encode) pesan dan menyampaikannya melalui suatu saluran tertentu kepada pihak penerima yang menimbulkan efek tertentu.

2.2 Komunikasi sebagai Penghalang

Mengapa komunikasi disebut sebagai penghalang?. Sebagaimana telah dijelaskan diatas tentang pemahaman komunikasi, apabila terjadi perbedaan pemahaman atas pesan yang disampaikan dalam suatu komunikasi, maka hal tersebut bisa menjadi awal penghalang/barrier dalam proses selanjutnya.

Berikut ini adalah beberapa alasan mengapa komunikasi dikatakan menjadi sebuah penghalang didalam organisasi / perusahaan

•Pesan kacau
Sebuah komunikasi hendaknya dimulai dengan pesan yang jelas dan kontras, contoh :

- diharapkan hadir pada pukul 08:00 wib

- diwajibkan hadir pada pukul 08:00 wib

antara kalimat pertama dan kedua sudah memiliki makna yang berbeda, pada kalimat pertama tidak terlalu ditekankan arti sebuah kehadiran, sedangkan pada kalimat kedua kehadiran itu sesuatu yang mutlak nilainya.

•Stereotyping atau Stereotip
Suatu sikap dimana seseorang bertindak seolah-olah bahwa mereka sudah mengetahui pesan yang dikirimkan dan bahkan seolah-olah pesan tersebut tidak diperlukan karena berasumsi semua orang sudah tahu.

•Wrong channel
Saluran yang salah, dimana pola komunikasi tidak pada tempatnya, misalnya dengan mengucapkan “selamat pagi” secara lisan lebih berarti daripada menuliskan “selamat pagi” dipapan pengumuman.

•Bahasa
Tidak bisa dipungkiri lagi, bahwa bahasa menjadi salah satu faktor yang paling kritikal dalam komunikasi, kemampuan yang kurang/lemah dalam memahami sebuah bahasa akan mempersulit arah komunikasi dan akibatnya akan menimbulkan perbedaan tafsir yang akan mempengaruhi proses berikutnya.

•Kurangnya umpan balik
Umpan balik adalah ciri dari sebuah komunikasi yang aktif, dengan membalas komunikasi yang terjadi, maka komunikasi akan menjadi dua arah dan berjalan baik.

•Kurang daya tangkap
Mendengarkan atau menjadi pendengar adalah hal yang sulit, karena ketika seseorang berbicara bisa mencapai 125 kata / menit. Ketika seseorang berbicara dan anda tidak mengerti, berusahalah untuk bertanya agar komunikasi menjadi aktif dan anda memahai apa yang dibicarakan.

•Interupsi
Interupsi, suatu sikap pada kondisi sedang terjadi komunikasi, misalnya ketika sedang diskusi atau tanya jawab, akan tetapi ketika anda melakukan interupsi bukan pada waktunya, misalnya atasan anda presentasi dan belum selesai, anda melakukan interupsi, ini bisa membahayakan karir anda.

•Gangguan Fisik / faktor lingkungan
Gangguan fisik maupun faktor lingkungan kerap kali menjadi pemicu komunikasi yang buruk, ketika anda sedang membahas sesuatu yang penting dengan rekan kerja anda didalam perusahaan, tiba-tiba telepon genggam anda berdering dan anda menjawabnya ketika ia masih berbicara, hal ini akan mengurangi respek lawan bicara anda.

2.3 Culture

Individu berinteraksi dalam kelompok yang mempunyai harapan, aturan, norma dan cita-cita. Praktek-praktek regulatif didasarkan pada asumsi tentang urutan hal-hal, nilai-nilai, keyakinan etika, dan sikap terhadap status dan kekuasaan – semua karakteristik konsep tersebut menyiratkan transparansi budaya yang ada.

Jadi apa itu budaya? suatu sistem kegiatan dan wacana, yang telah dikodifikasi dan mengkristal oleh pemakainya dan mencerminkan praktek-praktek konvensional kelompok tertentu.

Budaya bisa lahir menjadi barrier dalam komunikasi, karena didalam budaya ada sebuah bahasa yang menjadi ujung tombak komunikasi, didalam budaya pun bisa lahir sudut pandang yang berbeda dengan budaya dari bangsa lain, didalam budaya akan mencerminkan kemampuan menganalisa sebuah komunikasi yang diterima dan didalam budaya pula komunikasi dijabarkan sebagai penyambung tali kekeluargaan.

Didalam organisasi yang di isi berbagai macam budaya, kemampuan menerima dan mengolah komunikasi yang datang dari berbagai sudut pandang sangat diperlukan, salah-salah akan melahirkan sebuah perdebatan yang berujung konflik. Begitu pula dengan budaya sebagai performa kinerja karyawan, budaya orang jepang dengan budaya bangsa indonesia adalah dua hal yang sangat jauh berbeda, etos kerja kita dan tingkat disiplin kita yang belum tinggi dan tidak ada unsur kesadarannya sama sekali, akan menjadi barrier terbesar bila kita bekerja pada perusahaan jepang. Dan performa kita tentunya akan memberikan pengaruh pada kinerja perusahaan secara menyeluruh, walaupun itu tidak langsung terlihat, akan tetapi tetap memberikan dampak yang merugikan.

Terdapat 5 faktor yang mempengaruhi suatu budaya dalam berkomunikasi, yakni :

•Power distance
•Uncertainty avoidance
•Individualism versus collectivism
•Masculine versus feminine
Long-term versus short-term orientation

2.4 Group and Teams

Bagian ini membahas cara-cara manusia berkomunikasi dalam situasi kelompok. Penelitian di interaksi kelompok telah menunjukkan bahwa, bila dibentuk, kelompok mencapai identitasnya sendiri terlepas dari identitas atau karakteristik pribadi masing-masing anggota individu. kelompok memiliki kepribadian sendiri dalam berbicara. Pada saat yang sama, kelompok yang mengidentifikasi satu atau anggota memiliki pengaruh besar dalam identitas individu dan potensi sosial mereka.

Dari penjabaran tersebut, ketika kita hendak berkomunikasi dengan suatu kelompok / tim, kita terlebih dahulu harus mengenali dan mengetahui karakteritik kelompok tersebut. Kelompok disini bisa pula digambarkan sebagai sebuah organisasi atau perusahaan, dengan mengenali secara baik kelompok yang kita masuki, maka kita bisa berinteraksi mulai dari kebiasaan, budaya, tata cara dan berbagai hal didalamnya. Apabila kita menganggap hal ini sepele, maka tidak heran bila suatu saat kita yang terpaksa mundur dari kelompok tersebut, karena tata cara kita berkomunikasi didalam tidak dapat diterima oleh setiap individu didalamnya dan ini membuat komunikasi menjadi pasif atau bahkan putus.

2.5 Leadership

Kepemimpinan adalah suatu hal yang pasti didalam sebuah organisasi. Seorang pemimpin selain bertindak sebagai pilot dalam mengambil keputusan, juga merupakan anggota organisasi. Sama halnya Seperti manajer, pemimpin tim dapat menunjukkan arah dengan gaya dari berbagai tingkat dominasi atau kontrol. Gaya ini bervariasi dari konteks di mana pemimpin memaksakan/menyampaikan keputusannya pada anggota tim. Dalam banyak kasus kekuasaan pemimpin dan tanggung jawab yang tertulis dalam struktur manajemen organisasi, tetapi seperti dalam sebagian besar aspek perilaku manusia, mereka juga tergantung pada interpretasi individu pemimpin struktur ini.

Ketidak mampuan seorang pemimpin dalam menyampaikan suatu tanggung jawab/tugas kepada bawahan menjadi lack of leadership yang menjadi trend belakangan ini, tidak jarang bawahan akan menjadi korban bahkan sampai pemutusan hubungan kerja.

Bagaimana seorang pemimpin bisa menjadi jembatan penghubung antara kebutuhan bawahan dalam meningkatkan performanya dengan ketersediaan perusahaan/organisasi memenuhi tuntutan tersebut. Kadang kala pemimpin hanya mau menyuarakan tanpa mau banyak mendengar, ini akan melahirkan komunikasi satu arah, demikian pula efeknya terhadap bawahan, mereka hanya mendapatkan komunikasi satu arah (pendengar) dan tidak ada kesempatan melakukan interupsi/perbaikan atas komunikasi yang terjadi.

Dibawah ini digambarkan dalam contoh, bagaimana seorang pemimpin berkomunikasi dengan bawahannya dan dibagi dalam 2 jenis,yakni pemimpin yang autocratic dan democratis.

2.6 Conflict

Konflik tertanam dalam hubungan manusia. Ini muncul bila ada ketidakcocokan orientasi antara individu atau kelompok, dan dapat terbentuk dalam situasi seperti ketika orang-orang membentuk tujuan yang tidak kompatibel dengan perilaku mereka, ketika sumber daya harus dialokasikan, dan ketika keputusan harus dibuat. Konflik disini terkait dengan :

•Value : nilai interaksi sosial yang tertanam berbeda
•Interest : munculnya kepentingan individu, misalnya dalam promosi jabatan, hal ini akan memicu konflik
•Policy : kebijakan/peraturan yang ada tidak mencerminkan kebutuhan didalam organisasi saat ini
•Goal : perbedaan pola pandang dari tujuan akhir sebuah usaha bersama
•Method : bagaimana menggambarkan hasil sebuah rancangan agar hasilnya bisa dipahami oleh semua pihak terkait.
Lahirnya konflik tersebut, tidak lain hanya karena komunikasi yang kurang atau tidak tepat dan hal ini menjadi perhatian penting bagi semua individu didalam sebuah organisasi, bahwa segala hal harus dikomunikasikan dengan maksimal, pada tempatnya dan dengan waktu yang tepat, memahami budaya didalam organisasi tersebut juga akan membantu memperlancar komunikasi, misalnya dengan mengucapkan selamat hari raya pada rekan kerja, akan mengharmoniskan dan membantu mencairkan kekakuan komunikasi, sehingga kita bisa mencegah konflik yang akan terjadi.

2.7 Menghilangkan halangan dalam komunikasi

Komunikasi yang menjadi jembatan penghubung antar individu ini, manakala berada pada posisi dan waktu tertentu bisa menjadi barrier/penghalang. Berikut ini beberapa cara yang bisa ditempuh untuk meminimalis atau menghilangkan lack dalam komunikasi didalam sebuah organisasi.

•Memiliki sikap positif tentang komunikasi
•Bekerja untuk meningkatkan keterampilan komunikasi, karena dalam komunikasi dibutuhkan pengetahuan dan pengalaman, hal ini bisa diperoleh dari lingkungan kerja
•Memasukkan komunikasi sebagai sebuah keterampilan yang harus dievaliasi bersama dengan keahlian lainnya dimasing-masing individu. Misalnya seorang staff belajar berkomunikasi yang baik dengan atas dan demikian sebaiknya atasan mengerti cara berkomunikasi dengan bawahan agar tidak terlihat kaku dan justru menghambat penyampaian informasi yang berguna untuk produktivitas dan performa staff terkait.
•Membuat tujuan komunikasi berorientasi.
•Pendekatan komunikasi sebagai proses kreatif bukan sekadar bagian dari rutinitas kantor semata.
•Menerima kenyataan bahwa miss-komunikasi bisa saja terjadi.
kemungkinan untuk mencapai tujuan komunikasi mereka.